Berättelsen Innisfree

Innisfree M&A Incorporated, som grundades 1997, är tillsammans med sitt helägda Londonbaserade dotterbolag Lake Isle M&A Incorporated ett företag som arbetar med aktieägarengagemang och levererar aktieägarinformation, strategisk rådgivning och proxy solicitation-tjänster till världens ledande företag och investerare. Innisfree ger expertråd om aktieägaraktivism, förslag till ersättning till ledande befattningshavare, bolagsstyrningsfrågor, investerarrelationer med mera.

Förra året förvärvades Worldox, Innisfree:s leverantör av dokumenthanteringssystem, av NetDocuments. Efter att ha använt dokumenthanteringssystemet i fem år sa Cody Pannella, Senior Data Strategist på Innisfree , att företaget redan hade övervägt att migrera till ett nytt system. Den planen hamnade på Codys prioriteringslista förra året när NetDocuments meddelade att de skulle avveckla Worldox.

"Så nu när det gick från en möjlighet till ett krav satte det fart på saker och ting för att vi verkligen skulle börja leta efter ett nytt dokumenthanteringssystem", säger Cody

En metod för metadata

Med personal i New York, London, Pittsburgh och Richmond, VA, representerar Innisfree hundratals kunder i mer än 20 länder. Cody och hans team visste därför att de behövde säkerställa en sömlös migrering och fortsätta att använda ett metadatadrivet dokumenthanteringssystem.
"Vi ville se till att den nya produkten var mycket metadatafokuserad och att den utnyttjade det sätt på vilket vi sparade filer", säger han.
Innisfree började med 10 företag och valde så småningom M-Files som sin nya metadatadrivna plattform för dokumenthantering. Efter att ha funderat över de utmaningar som ett IT-team ställs inför när de ska införa ett nytt system, säger Cody att M-Files :s tillvägagångssätt tog hänsyn till alla - från timing till användarvänlighet och sömlöst införande.

Användarvänlighet

Med M-Files kunde Cody och hans team ta i bruk ett system som liknade det tidigare gränssnittet, men som förbättrade funktionaliteten. "[M-Files erbjöd] mig mer funktionalitet, fler alternativ i de metadata jag använder så att jag inte bara kan replikera det gamla systemet som jag har, utan jag kan ta det ett steg längre för att justera problem som jag har haft med den gamla strukturen och ersätta det med ny metadatafunktionalitet som M-Files erbjuder", säger Cody.

Allt handlar om tajming

Cody leder ett team med fem medarbetare, men varje medlem var tvungen att ta sig tid att inte bara fortsätta med sina ordinarie arbetsuppgifter, utan också arbeta med testning och proof of concept för det nya dokumenthanteringssystemet. Timing var A och O.

"Vi ville se till att vi prioriterade de viktigaste delarna: Att kunna prioritera och testa - vilka är våra största problem, vilka är våra största frågor, vilka är våra största funktioner som vi vill behålla - och gå igenom och hitta exakt vad som passar bäst", säger Cody.

"M-Files gjorde det till en poäng att hjälpa till med den utmaningen", tillade han. "Det var inte så mycket tid som gick till spillo - det var lättare för M-Files att verkligen visa upp det som var meningsfullt för oss. Och sedan behövde vi inte ens ta upp några av de mindre sakerna eftersom de större sakerna togs om hand direkt."

När Innisfree blickar framåt hoppas de kunna ta sin informationshantering till nästa nivå. Cody tillägger:"Automatisering av arbetsflöden är en stor del som vi tittar på nu för att kunna automatisera och ibland effektivisera vissa av de aktiviteter och processer som vi har internt."

För att se hela videon med kundberättelsen från Innisfree, klicka här.