Tre sätt att få ut mer av din investering i Microsoft 365
Microsoft 365 (tidigare Office 365) är den obestridda marknadsledaren inom digital produktivitet, med över 80 procent av den globala marknadsandelen för produktivitetsprogramvara. Välkända namn som Microsoft Excel, Microsoft SharePoint, Microsoft OneDrive, Word och PowerPoint är en självklar del av vardagen på de flesta kontor.
Även om Microsoft 365 erbjuder ett brett utbud av kraftfulla produktivitetsverktyg som är lätta att använda, kan just de största fördelarna med programpaketet också leda till problem längre fram.
I takt med att verktygen i Microsoft 365 ständigt förbättras och blir ännu enklare att använda kan utmaningen att hantera det resulterande materialet på ett effektivt och ändamålsenligt sätt paradoxalt nog skapa nya produktivitetsproblem. Riskerna med dokumentkaos, informationssilos och brister i efterlevnaden ökar bara i takt med att det blir enklare för alla kunskapsarbetare att snabbt skapa, kopiera och dela innehåll.
Framåtblickande organisationer kan utnyttja fördelarna med en automatiseringsplattform för kunskapsarbete för att utöka funktionaliteten i Microsoft 365, säkra informationshanteringen och säkerställa efterlevnad utan att göra avkall på produktivitetsvinsterna från den totala programvaruinvesteringen. Så här går det till:
Eliminera informationskaoset
När organisationer växer ökar informationsmängden. När informationsmängden ökar sprids informationen ut överallt. Resultatet? Kunskapsarbetare har ofta svårt att hitta rätt information i ett hav av data som är utspritt över osammanhängande datalager, däribland Microsoft SharePoint och Microsoft OneDrive, men även system från andra leverantörer än Microsoft.
Hela 56 procent av de tillfrågade organisationerna uppger att deras dokumenthanteringssystem inte kan kopplas till andra befintliga system.
Även om Microsoft tillhandahåller kraftfulla verktyg för datalagring och hantering, innehåller Microsoft 365 ingen färdig plan eller policy som anger hur informationen ska hanteras. Dokument dupliceras, versionshanteringen fungerar inte och åtkomsthanteringen klarar inte av att anpassa sig till den kaotiska förändringen. Kunskapsarbetare slösar tid på att leta efter rätt information, blir frustrerade och ”uppfinner hjulet på nytt” genom att skapa egna lagringssystem, vilket leder till låg produktivitet.
En automatiseringsplattform för kunskapsarbete kopplar samman system från Microsoft och andra leverantörer för att skapa en gemensam källa till sanning för företagets data. Plattformen har dessutom sökfunktioner som gör det möjligt att hitta information utifrån vad den är snarare än var den finns, samt ger kontroll över dokumentåtkomst, versioner, publicering och distribution.
Effektivisera arbetsflöden i Microsoft SharePoint
Microsofts molnbaserade dokumenthanteringsprogram, Microsoft SharePoint, hjälper till atteffektivisera arbetsflödenoch maximera produktiviteten. Microsoft SharePoint kan integreras med automatiseringsprogram, vilket gör att organisationer kan utforma, implementera och hantera arbetsflöden på ett mer effektivt sätt.
Genom att integrera en plattform för automatisering av kunskapsarbete skapas ett superladdat elektroniskt dokumentsystem som använder AI för fildelning och innehållshantering i molnet.
Automatisera arbetsflöden i Microsoft Teams
Microsoft Teams är ett kraftfullt verktyg som effektiviserar samarbetet och erbjuder enradolika tilläggsprogram för automatisering. Plattformen underlättar samarbetet genom att möjliggöra kommunikation i realtid och säkerställa att teamen alltid arbetar med den senaste informationen.
Microsoft Teams är ett avgörande verktyg i en välfungerande automatiserad arbetsmiljö, eftersom det bidrar till att skapa en produktiv arbetsmiljö. Genom att integrera automatiserade arbetsflöden med Microsoft Teams kan man dra nytta av avancerade funktioner, såsom AI-drivna anpassningsbara arbetsflöden. Detta ökar effektiviteten i kunskapsarbetet.
Säkerställa efterlevnad av åtkomstkontroller
Senaste artiklarna
Bläddra bland ämnen
Resurser
Se M-Files
