Kommer du ihåg när du behövde åka tillbaka till kontoret för att hämta pappersdokument, leta efter en bilaga i dina e-postmeddelanden eller leta efter en gammal fil i datorns filhanterare för att kunna hantera en brådskande förfrågan? Gör du fortfarande så här? Det kan vara ett tecken på en bristfällig strategi för informationshantering. Enligt en studie sponsrad av Ricoh kan dessa klumpiga och ineffektiva sätt att söka efter information beskriva ditt arbetsflöde om du arbetar för ett av de 83% av företagen som fortfarande missköter informationshanteringen.

Studien visade också att den minoritet på 17% av företagen som gör ett bra jobb med att utveckla en informationsstrategi har högre vinster med förbättrade arbetsflöden som resulterar i bättre och snabbare beslut och åtgärder. Om du fortfarande betraktar informationshantering som en lågprioriterad aktivitet är det dags att överväga att behandla dina data som den värdefulla tillgång de borde vara.

Effektiva strategier för informationshantering ger konkurrensfördelar

Din organisations framgång beror förmodligen på den information som du behöver lagra, skydda och naturligtvis komma åt när du behöver den. I den här informationsåldern gör det sätt på vilket data flödar mellan anställda, kunder och applikationer nästan alla företag till digitala företag. Naturligtvis kan vissa typer av företag tycka att informationshantering är ännu viktigare än andra. Till exempel kan en starkt reglerad bransch som finans eller sjukvård behöva hantera och skydda vissa dokument för att uppfylla kraven och undvika böter. Alla företag måste dock investera i informationshantering för att uppnå sina övergripande affärsmål, vilket inkluderar att göra kunderna nöjda, arbeta effektivt och öka sitt eget värde.

Effektiv informationshantering innebär inte längre bara att ha resurser för IT-hårdvara och programvara för att bearbeta och skydda data och dokument. Idag har många stora företag inrättat den nya befattningen Chief Data Officer, eller CDO, för att övervaka informationsstrategi och -hantering. Till skillnad från CTO, eller chief technology officer, fokuserar en CDO på att maximera värdet av företagsdata och inte bara på mjukvara och hårdvara.

Enligt CMSWire förlorar företag nästan 10 miljoner dollar årligen bara på grund av dåliga resultat inom en enda aspekt av datahantering, nämligen dataanalys. En del av CDO:ns uppdrag är att minska dessa förluster. Lika viktigt är att denna informationsledare arbetar för att minska kostnaderna och förbättra värdet på informationen genom att hjälpa till att fatta bättre beslut om datalagring, säkring, insamling, analys, delning och kvalitetskontroll.

Varför behöver ditt företag en strategi för informationshantering?

I denna tid av stora datamängder genererar vi 250 terabyte digital information varje dag. CMSWire rapporterade också att 80% av företagen inser fördelarna när de börjar hantera sin egen del av den enorma datamängden bättre. Det är inte säkert att alla organisationer behöver en chef som enbart ansvarar för informationsstrategin, men för att bli ett framgångsrikt digitalt företag behöver de en strategi för att minimera förluster och maximera värdet av kritisk data. De behöver också ledarskap och verktyg för att säkerställa att företaget följer strategin för att maximera fördelarna.

Få kan hävda att information har blivit en värdefull tillgång, och om man inte lyckas värdera och hantera den tillgången riskerar företagen att drabbas av förluster på grund av bristande säkerhet, problem med delning och samarbete, dålig datakvalitet och naturligtvis bortkastad tid. Lika viktigt är att många företag också upptäcker att en strategi för informationshantering ger andra möjligheter att förbättra intäkterna.

Vissa företag kan t.ex. kräva bättre integration med marknadsförings- och försäljningssystem för att förbättra kundservice och intäkter. Allt fler företag lär sig till och med marknadsvärdet av sina data och börjar erbjuda nya tjänster baserade på informationen - allt för att skapa ytterligare intäktsströmmar. Slutligen är företagets egna data den bästa källan till den affärsinformation som hjälper ledningen att upptäcka trender och identifiera problem. Endast företag som hanterar data på ett bra sätt kan maximera dessa fördelar eller ens veta vilka möjligheter de ska utforska.

Implementering av en organisationsövergripande strategi för informationshantering

De bästa strategierna för informationshantering gör mer än att bara befria företag från bördan av papper eller dåligt organiserade datafiler. En bra strategi bör inte heller bara fokusera på individer eller ens avdelningar utan på hela organisationen. Intelligent teknik för informationshantering gör att dokument - och information om dessa dokument - är tillgängliga för alla intressenter.

De här verktygen hjälper dig att förbättra informationshanteringen eftersom medarbetarna kan använda systemet för att ta reda på vad de har och hitta det de behöver. Dessutom kan du ställa in och tillämpa regler för hur information ska läggas till i systemet, vem som kan se dokumenten och vem som kan dela dem. Den här typen av informationshantering ger mervärde till den här kritiska tillgången och i sin tur till hela företaget. Ditt företag kan dra nytta av detta genom att spara tid, förbättra transparensen, uppfylla kraven och minska kostnaderna. Eftersom dessa plattformar också uppmuntrar till samarbete och ger datahanterare en bättre bild av vad de har, kan de till och med öppna ytterligare intäktsströmmar och bättre affärsinformation.