Moderna organisationer svämmar över av information, och att utnyttja organisationens intellektuella kapital och samlade erfarenheter till något som är användbart för verksamheten har blivit en utmaning i informationsåldern. Det är en erkänd konkurrensfördel att förvandla oorganiserade datalager till effektiva, lättillgängliga och sökbara informationsvalv. Eftersom organisationerna kämpar med att hitta effektiva sätt att samla och utnyttja sitt intellektuella kapital har kunskapsarbetarna gått miste om möjligheter att fatta välgrundade affärsbeslut i rätt tid, beslut som skulle ha gynnats av de kund- och marknadsinsikter som Knowledge Management ger.

Vad är Knowledge Management?

Som koncept handlar Knowledge Management om att förse enskilda medarbetare med företagets kollektiva kunskap så att de kan utnyttja tidigare arbete i hela organisationen till förmån för arbetet i nutid och framtid. Det innebär att man institutionaliserar den interna kunskapen så att medarbetarna kan lära sig av och utnyttja de kärnvärden som man redan har skapat.
Allt eftersom tiden går baseras en stor del av den kunskap som en organisation skapar på samarbete, oavsett om det handlar om delade idéer mellan kollegor eller insikter som hämtas från interaktioner med kunder eller leverantörer. Att fånga upp dessa lärdomar från vardagliga utbyten är nyckeln till att omvandla kunskap till något som kan kodifieras i processer och checklistor och användas för att gynna resten av företaget på lång sikt.

Organisationer som vill institutionalisera kunskapsinhämtning kan vända sig till plattformar för informationshantering som gör det enkelt att återanvända insamlad information och som kan erbjuda användbara sökverktyg och mallar för att lokalisera, tagga och organisera alla interna tillgångar så att de kan användas på ett konstruktivt och effektivt sätt närhelst de behövs.

Varför är Knowledge Management viktigt?

Vi lever i informationsåldern där information i sig fungerar som en kraftfull valuta som en organisation kan utnyttja som intellektuellt kapital på marknaden. Organisationer som på ett effektivt sätt kan fånga, hantera och utnyttja sitt intellektuella kapital kommer att vinna fler affärer, leverera kundvärde mer effektivt och överträffa sina konkurrenter.

I praktiken innebär det att organisationer som arbetar bra med Knowledge Management är mindre sårbara för att förlora sakkunskap över tid på grund av förlorade tillgångar eller personalomsättning. Och medarbetarna slipper slitet med ineffektiva informationssökningar som enligt forskning tar upp till 30% av en kunskapsarbetares tid. Slutsatsen är att när medarbetarna ägnar mindre tid åt att söka efter de insikter de behöver, får de mer tid över till att producera värdeskapande initiativ och vara uppmärksamma på sina faktiska arbetsbeskrivningar.

Ett alltför vanligt problem för organisationer har varit att hålla reda på relevanta befintliga tillgångar som kan leda till nya affärer eller hjälpa till med projekt som är på gång. Organisationer som tillämpar Knowledge Management kan däremot märka dokument med metadata på rätt sätt och har dragit nytta av att information placeras i ett sammanhang som underlättar återanvändning på ett relevant sätt senare.

Genom att samla kunskap i en ackumulerad kunskapsbank kan organisationer dessutom kodifiera de lärdomar de dragit under åren i checklistor och processer som hjälper till att säkerställa att tidigare misstag inte upprepas. Deloitte Global Human Capital Trends 2020 visade att 75% av respondenterna prioriterade "att skapa och bevara kunskap" som en viktig strategi för sin framtida och omedelbara verksamhet, men endast 9% av samma respondenter hävdade att de var utrustade med de medel som krävs för att genomföra det.

Genom att ha en plattform som verkställer, vägleder och automatiserar de steg som krävs för att samla in och återanvända kunskap kan organisationer använda Knowledge Management på rätt sätt. Och på ett sätt som kan hantera problem med att redigera konfidentiell kundinformation från personer som inte är behöriga att se vissa saker genom att implementera automatiserade arbetsflöden som hjälper till att säkerställa en felfri anonymiseringsprocess med granskningar, godkännanden och publicering. Knowledge Management kan också effektivisera organisationer med periodiska granskningar av tillgångar för att upprätthålla de senaste versionerna, arkivera allt som är föråldrat eller tillämpa nya taggar när den interna terminologin utvecklas.

Allt detta pekar på att i takt med att affärslandskapet fortsätter att utvecklas är det nu en prioritet att utnyttja kunskap inom organisationen och inte längre bara en lyx som är "bra att ha". De som inte funderar på att införa Knowledge Management är redan på efterkälken.

Hur kan M-Files bidra till att göra skillnad?

Slutmålet med Knowledge Management är egentligen att framtidssäkra organisationen genom att kodifiera den institutionella kunskapen och undvika att upprepa tidigare misstag. På sin mest grundläggande nivå handlar Knowledge Management om att göra det möjligt att arkivera och återanvända kunskap som en tillgång. Rätt utförd innebär Knowledge Management att man aldrig behöver uppfinna hjulet på nytt, utan att alla medarbetare kan använda sina samlade tillgångar för att förbättra arbetsflödena och bli skickligare på det de gör, oavsett vilken kunskapsnivå de har.
Och när M-Files kommer in i ekvationen som den enda sanningskällan för all företagsdata, blir uppgiften med Knowledge Management så mycket enklare. M-Files är en metadatadriven plattform för informationshantering som utformades för att hantera vanliga utmaningar inom Knowledge Management med verktyg som automatiserar processer relaterade till att fånga, kodifiera och återanvända kunskap som kan utnyttjas för affärer gång på gång.

Den metadatadrivna plattformen M-Files kan hantera vanliga utmaningar inom Knowledge Management för att hjälpa till att fånga, kodifiera och återanvända kunskap. Med metadata, vyer, företagssökning, mallar och arbetsflöden ger M-Files rätt verktyg för organisationer att hålla jämna steg med de nya realiteterna för att göra affärer i informationsåldern.