Vad tänker du på när du tänker på "automation"? För många människor är det bilder av stora monteringslinjer för bilindustrin. Dessa tillverkningsanläggningar, som använder robotarmar och andra moderna underverk, är monument över kraften i automatisering.

Men den verkliga automationsrevolutionen sker idag utanför tillverkningslokalerna. På kontor runt om i världen omvandlar automatiseringsprogramvara kunskapsarbetet - i synnerhet lösningar som innehåller artificiell intelligens (AI).

Läget för AI och automatisering

AI-chattbottar, som ChatGPT, väcker uppmärksamhet, särskilt i sociala medier. Chatbots använder stora språkmodeller (LLM), naturlig språkbehandling (NLP) och maskininlärning (ML) för att generera användbara svar på frågor som är skrivna på vanligt språk.

Inom professionella tjänsteområden, till exempel juridiskt arbete, måste organisationer närma sig AI-automatisering med försiktighet. I en mycket uppmärksammad blunder fick en advokat i New York böter för att ha skickat in en AI-chatbotgenererad motion som citerade obefintlig rättspraxis.

Teknik som automatisering av dokument - förstärkt av AI - kommer att gynna professionella tjänster och kunskapsarbetare i allmänhet mest.

Definiera dokumentautomatisering

Dokumentautomation är den strategiska användningen av programvara för att skapa och hantera elektroniska dokument.

Processen inleds med att identifiera gemensamma element och funktioner i organisationens dokument. Därefter använder organisationer dokumentautomationssystem för att skapa mallar och moduler som användarna kan komma åt för att generera enskilda dokument.

Fördelarna med dokumentautomation

Den största fördelen med dokumentautomatisering är att kunskapsarbetarna sparar tid.

Inom juridik och andra områden är det vanligt att kunskapsarbetare skapar, redigerar, granskar, undertecknar och godkänner dokument som en del av sina arbetsuppgifter. Att snabbt kunna skapa nya dokument utifrån befintliga mallar gör att de kan ägna mer tid åt komplex problemlösning och beslutsfattande på hög nivå.

Genom att använda dokumentautomationssystem för att automatisera kunskap skapas också enhetlighet och man säkerställer att interna och externa dokument innehåller aktuell information.

Automatisering av dokument: Hur det fungerar

För kunskapsanvändare är det enkelt att få tillgång till ett dokumentautomationssystem:

• Från gränssnittet för dokumentautomationssystemet väljer användarna en relevant mall för den typ av dokument som de vill skapa. Dokumentmallar kan vara allt från RFP:er till leasingdokument.
• När användaren har svarat på en rad frågor av intervjukaraktär skapar dokumentautomationssystemet ett redigerbart första utkast av dokumentet. Vissa villkorliga fält kan redan vara ifyllda, medan andra kan behöva kompletteras av användaren. Strukturen och, i många fall, huvuddelen av formuleringen kommer att skapas åt dem.
• Därefter kan användarna redigera och granska det skapade dokumentet efter behov. De kan också dela information och exportera till vanliga digitala filformat, t.ex. Microsoft Word eller Microsoft Excel.

Automatisering av dokument inom juridik

Automatisering av dokument inom juridik är särskilt viktigt med tanke på den viktiga roll som dokument spelar i rättsliga förfaranden.

Digitaliseringen av juridiska dokument har hamnat på efterkälken - till och med idag är stora högar med pappersdokument en vanlig syn på de flesta advokatbyråer. Firmor som anammar digital transformation skördar betydande tidsbesparingar från digital dokumenthantering.

System för dokumentautomation är det logiska nästa steget i automatiseringen av kunskapsarbetet. Kunskapshanteringssystem hjälper advokater och annan juridisk personal att skriva avtal, formulär, brev och andra juridiska dokument snabbare än enbart ordbehandlare eller PDF-verktyg.

Automatisering av dokument kontra dokumentkontroll

Dokumentkontroll är ett brett begrepp som avser de processer genom vilka organisationer hanterar skapande, granskning, ändring och delning av dokument.

Dokumentautomation ingår i dokumentkontrollens komponenter för dokumentskapande och dokumenthantering. Men det finns mycket mer i dokumentstyrningssystem än bara dokumentautomatisering. Några viktiga funktioner inom dokumentstyrning är bland annat

• Identifiering av dokument
• Förvaring av dokument
• Versionskontroll
• Granskning och godkännande av dokument
• Distribution
• Arkivering av dokument
• Dokumenthämtning och åtkomstkontroll
• Bevarande och radering av dokument
• Utbildning och medvetenhet

Både dokumentautomatisering och dokumentkontroll är viktiga aspekter av hanteringen av kunskapsarbete och kunskapsdelning inom en organisation.

Så här väljer du ett dokumentautomatiseringssystem

Användarvänlighet är en av de viktigaste faktorerna när man utvärderar produkter och tjänster för dokumentautomation. Ett visuellt gränssnitt för automatisering utan kod gör att kunskapsarbetare enkelt kan konfigurera dokumentdata och gör det enkelt för icke-tekniska användare att automatisera dokument.

Användningen av artificiell intelligens håller snabbt på att bli en faktor som skiljer leverantörerna åt. Många viktiga funktioner för dokumentautomation kan dra nytta av AI, t.ex:

• Automatisk klassificering av dokument
• Automatisk utvärdering av dokument
• Funktion för automatisk kodning av dokument
• Automatisk märkning av dokument

För att maximera kunskapshanteringsverktygen bör organisationer ställa frågor till leverantörerna om hur de använder AI eller maskininlärningsmodeller för kunskapshanteringslösningar.

VANLIGA FRÅGOR

Vad är dokumentautomatisering?

Organisationer använder programvara för dokumentautomatisering för att spara tid på att skapa nya, kompatibla dokument på alla nivåer av komplexitet.

Med programvara för dokumentautomatisering kan organisationer skapa ett bibliotek med klausuler eller moduler som kan användas i mallar. Detta gör det möjligt för organisationer att enkelt skapa, spara och organisera bästa praxis och integrera sin playbook med en samling återanvändbara klausuler.

Programvara för dokumentautomatisering kan göra det möjligt för icke-tekniska användare, t.ex. personalansvariga, att automatisera dokument utan hjälp av IT-supportteam. Moderna program för dokumentautomatisering har ett lättanvänt visuellt gränssnitt. Leverantörerna kan också erbjuda andra självbetjäningsverktyg. De kan till exempel erbjuda widgets som hjälper till att släppa automatiserat innehåll var som helst eller som hjälper till att generera nya dokument direkt från tredjepartsdata.

Vad har kunskapsarbetare att vinna på automatisering?

Effektivt kunskapsarbete kräver kontinuerligt tänkande på hög nivå. Allt arbete som avbryter kunskapsarbetarnas flöde är en belastning för produktiviteten och ett slöseri med organisationens resurser. Dokumentautomation och andra programvarulösningar för kunskapshantering sparar tid för kunskapsarbetare som slösas bort på vardagliga uppgifter så att de kan återgå till att lösa problem och skapa värde.