Känner du dig överväldigad av ständiga förändringar? Upptäck hur modern dokumenthantering effektiviserar förändringsinitiativ och ökar medarbetarnas engagemang. Ladda ner en e-bok om agil förändring!

Den nya verkligheten: Omfamna ständig förändring

Målet är detsamma, men förändringshanteringen har utvecklats. Det handlar mindre om att planera för framtida förändringar och mer om att bli mer flexibel för att effektivt kunna hantera ständiga förändringar.

Företag måste förnya sig snabbt och kontinuerligt genomföra förbättringar. De måste söka efter alla framsteg som gör att de kan arbeta smartare, agera snabbare och i slutändan dra nytta av varje möjlighet innan konkurrenterna hinner före. För att uppnå detta avgör datadelning och samarbete i allt högre grad hur snabbt en organisation kan röra sig.

Utmaningar för traditionella Change Management

Förändring har blivit en konstant kraft, men förändring har alltid varit djupt svårt. Människans natur gör starkt motstånd mot förändringar, och detsamma gäller för företag. För organisationer kan mer förändring innebära fler risker och större potential för affärsstörningar om den inte hanteras effektivt.

Mänskligt motstånd mot förändring och risker för störningar

Börja på toppen. Ta dig tid att granska de nuvarande programmen för förändringshantering och utvärdera dem med avseende på deras förmåga att främja en smidig och smart utveckling på arbetsplatsen. Ett tvärfunktionellt team kan få i uppdrag att genomföra utvärderingen. De frågor som ska ställas och besvaras bör börja i toppen och sedan omfatta alla de team som genomför förändringsarbetet. Följande frågor bör tas upp som en del av utvärderingen av ett effektivt program för förändringshantering:

• Finns det ett engagemang på hög nivå (dvs. på ledningsnivå) för förändringshantering?
• Är förändringshanteringen i linje med organisationens högst prioriterade mål?
• Har medarbetare och IT rätt verktyg för att hantera förändringar?
• Hur följs framstegen upp och utvärderas?
• Är processerna för ändringshantering beroende av manuell övervakning?
• Vilka system, verktyg och tekniker möjliggör arbetsflödena för förändringshantering?
• Vilka är flaskhalsarna i arbetsflödena, och uppmuntrar dessa flaskhalsar till icke godkända processavvikelser som utsätter företaget för risker?

Skapa en agil strategi för Change Management

Under genomgången av nuvarande metoder för förändringshantering bör du vara särskilt uppmärksam på eventuella varningssignaler. Det kan handla om produktivitetsfrågor - processer som tar mycket tid i anspråk för medarbetare, chefer eller båda. Fel som påverkar kvaliteten på produkter eller tjänster bör också lyftas fram och utvärderas kvantitativt.

Inom många branscher kommer ansvarsfrågorna att vara en av de viktigaste frågorna när man utvärderar förändringsarbetet. Vilka aspekter av förändringsarbetet kan potentiellt innebära att organisationen riskerar att inte följa gällande regler eller att företaget utsätts för betydande finansiella, operativa eller juridiska risker?

Kraften i ett modernt DMS

Med en gedigen förståelse för de nuvarande styrkorna och svagheterna i förändringsarbetet är det dags att överväga nya strategier och verktyg. Många organisationer gör till exempel idag stora förändringar i sina DMS-system (Document Management Software) för att öka sin flexibilitet.

Förbättrad dokumentkontroll och synlighet

Den senaste generationen DMS-lösningar kan direkt förbättra förändringshanteringen på en rad olika sätt. Genom att införa mer avancerad dokumentkontroll ändrar en organisation sättet som digitala informationstillgångar visas, hanteras och rapporteras på.

Förbättrad synlighet och hantering av dokument är särskilt fördelaktigt för förändringshantering. Alla kan arbeta utifrån en enda sanningskälla med uppdaterade fakta och detaljer. En modern DMS-lösning ger också medarbetarna snabbare tillgång till all information. Eftersom prestandan har en positiv inverkan på de dagliga arbetsuppgifterna blir medarbetarna positiva till den nya plattformen och de tillhörande förändringarna, vilket leder till att användarna tar till sig lösningen. Smidighet utvecklas från grunden.

Automatiserade arbetsflöden och effektiviserade godkännanden

En effektiv grund för dokumenthantering kan också hjälpa avdelningar och förändringsledningsteam att bättre integrera tidigare stuprörsinformation. Tillgång till bredare informationskällor leder till bättre beslutsfattande och gör det möjligt att få ut mer värde av alla digitala informationstillgångar.

Förbättrat samarbete och informationsutbyte

För IT-avdelningen innebär anpassningen av dokumenthanteringen till förändringshanteringen en effektivare hantering och kontroll av infrastruktur- och programvaruresurser. Ökad synlighet, intelligenta kontrollfunktioner, förbättrad spårning och loggning och många andra DMS-framsteg gör det möjligt för IT att anpassa informationsinfrastrukturen och förbättra tillsynen för att passa förändringshantering.

M-Files: Din allierade i Agile Change Management

Att utveckla en mer informationscentrerad grund för förändringsarbetet innebär i sig en produktivitetsförbättring. Enskilda medarbetare slösar mindre tid på att leta efter rätt information, och team kan samarbeta bättre när de arbetar utifrån konsekvent och korrekt information.

Framöver kan företag också bygga vidare på en solid DMS-grund för att införa mer automatiserad ändringshantering. Tidigare e-postcentrerade gransknings- och godkännandecykler kan ersättas med automatiserade arbetsflöden som skickar dokument och relaterat innehåll till rätt personer vid rätt tidpunkt. Säkerhetskontroller och åtkomstbehörigheter kan också enkelt kontrolleras och automatiseras med ett dokumenthanteringssystem. Till exempel kan behörigheter ställas in så att endast granskare kan göra ändringar när ett dokument når ett visst tillstånd.

Spelet förändras alltså, men med det nödvändiga engagemanget för förändringshantering kan agila företag snabbt svänga för att möta ständigt föränderliga marknadsförhållanden.

Är du redo att förändra din förändringshantering och trivas i en dynamisk affärsmiljö? Boka en gratis demo eller starta din kostnadsfria test period idag!