Hur Microsoft och M-Files tillsammans revolutionerar innehållshanteringen

Ian Story från Microsoft och Antti Nivala från M-Files berättar om hur deras samarbete syftar till att ge användarna det bästa av innehållshantering

Under många år möttes chefer från Microsoft och M-Files , som tillhandahåller en plattform för dokumenthantering, på branschmöten, ofta som konkurrenter. Idag har historien förändrats. De två företagen är nu partners och samarbetar för att bygga integrerade lösningar som hjälper företag att arbeta mer produktivt och säkert.

"Alla de år vi träffades på olika evenemang tävlade vi", minns Ian Story, huvudarkitekt för OneDrive och SharePoint på Microsoft. "Jag är glad bara över att sitta här nu som partners."

För Antti Nivala, grundare och VD för M-Files, ligger partnerskapet i linje med hans ursprungliga vision när han grundade M-Files.

"Redan från början var min grundtanke att erbjuda slutanvändarna bästa möjliga upplevelse", förklarar han. "De flesta av de kunder vi arbetar med använder Microsoft verktyg som sin digitala arbetsplats. Därför har det varit viktigt för mig att se till att M-Files integreras med Office-verktyg, med operativsystemet Windows och idag med Microsoft 365 i molnet."

Integrationen har nått en ny nivå eftersom M-Files gör det möjligt för användare att skriva och redigera dokument samtidigt i Microsoft 365-skrivbordsapplikationer samtidigt som M-Files organiserar information, styr affärsprocesser och automatiserar säkerhet och efterlevnad.

"Samförfattande är mycket viktigt för M-Files användare", säger Nivala. "M-Files tjänar kunderna bäst när det inte bara är ett dokumentationssystem, utan också ett arbetssystem. Efterlevnaden blir automatisk. Du kan bara göra ditt jobb medan allt annat händer bakom kulisserna."

Story tillägger: "Den tillhandahåller 100 procent av de inbyggda funktionerna för samförfattande i Microsoft 365 - kommentarer, omnämnanden, närvaromedvetenhet, arbete med Copilot - och inte bara en del av funktionerna."

Bakom dessa funktioner ligger Sharepoint Embedded, en API-lösning som gör det möjligt för apputvecklare att använda fil- och dokumentlagringsfunktionerna i Microsoft 365.

"Lösningen använder SharePoints centrala lagringsteknik och funktioner för efterlevnad och säkerhet, men inte användargränssnittet", säger Story. "Användarna interagerar bara genom M-Filesanvändargränssnitt. Det är det bästa av två världar."

Samförfattandet är början på vad Nivala och Story ser som ett mycket djupare samarbete, där det utvecklingsarbete som de två företagen redan har gjort öppnar nya vägar för innovation.

"Vi har nu en tät integration mellan M-Files och Microsoft 365, där vi i princip använder Microsoft 365 för lagring av innehållet", säger Nivala. "Det ger oss en hel del möjligheter. Det finns så många användningsområden som är idealiska för M-Files - från enkel synkronisering och delning till avancerad dokumenthantering. Partnerskapet är helt enkelt mycket meningsfullt."

För Nivala kommer det verkliga värdet av det nya partnerskapet för Microsoft kunder från den kontextuella information som M-Files kan tillhandahålla.

"Vi integrerar med affärssystem som SAP och Salesforce och använder dessa affärsobjekt som kontext för dokument", säger han. "Det handlar inte bara om dokumenthantering. Från kunddata till anläggnings- och utrustningsdata - du kan sammanföra allt med metadata i Microsoft 365. Det är helt unikt för M-Files."

M-Files kunder kommer nu att kunna använda Sharepoint-funktionerna via M-Files gränssnitt.

AI ger Microsoft och M-Files ytterligare ett lager av möjligheter att utforska.
"Att Copilot får tillgång till innehåll på ett naturligt sätt är en spännande möjlighet", säger Nivala. Genom att exponera affärskontext och dokument i M-Files för Copilot, tillsammans med Microsoft Graph, kan man verkligen komma fram till rätt slutsats för vad användaren än behöver."
Story kan också se framför sig att företagen samarbetar för att utveckla specialiserade AI-agenter.

"Jag kan tänka mig framtida agenter för skatt och redovisning, teknik eller biovetenskap", säger han. "Med affärsobjektkontexten från M-Files och samarbetsdata från Microsoft Teams och e-post i Microsoft Graph är det en riktigt kraftfull kombination."
Säkerhet och efterlevnad kommer även fortsättningsvis att vara ett centralt fokus för samarbetet.

"Ett mycket praktiskt exempel är känslighetsetiketter", säger Nivala. "Tack vare integrationen kan vi nu skapa känslighetsetiketter automatiskt med metadata. Om ett dokument rör ett konfidentiellt projekt kan metadata utlösa kryptering och förhindra att det delas för mycket."

Story belyser fördelarna för kunderna när de arbetar med Microsoft 365 genom M-Files .

"Det finns en enkelhet i att veta att allt innehåll finns på ett och samma ställe", säger han. "Du har inte en del i Microsoft 365 och en del någon annanstans. Det skyddas av Microsoft Purview, med certifieringar som FedRAMP, SOC 2 och HIPAA. Om kunderna frågar om de har tillgång till Microsoft Defender eller Advanced Threat Protection är svaret ja - det är precis som allt annat innehåll i Microsoft 365. Allt är inbyggt i Word, Excel och till och med Acrobat. Inga plugins, inga extra verktyg - det bara fungerar."

Både Nivala och Story ser de nuvarande integrationerna som bara början.

"Kombinationen av Microsoft 365 och M-Files handlar inte bara om att lösa problem idag - det handlar om att lägga grunden för hur människor kommer att samarbeta i framtiden", säger Story. "Med inbyggd AI, efterlevnad och sömlös samförfattande hjälper vi kunderna att gå mot en arbetsplats där innehållet alltid är tillgängligt, alltid säkert och alltid i sitt sammanhang."

Nivala håller med: "Det här är början på en mycket större resa. Ju mer intelligens och automatisering vi för in i det dagliga arbetsflödet, desto närmare kommer vi att göra informationshanteringen enkel. Det är visionen - och vi har bara börjat."