Ett samtal med Jay Bhatt, VD för M-Files

I åratal har organisationer investerat kraftigt i modernisering, automatisering och nu AI för att kunna agera snabbare och arbeta mer effektivt. Ändå upplever många ledare att det finns en växande klyfta mellan den teknik de har implementerat och de resultat de kan uppnå.

I detta samtal delar Jay Bhatt, VD för M-Files, med sig av sin syn på vad som verkligen hindrar organisationer, varför dokument har blivit en viktig, men ofta förbisedd, del av affärsinfrastrukturen, och hur ett kontextbaserat tillvägagångssätt kan hjälpa ledare att minska operativa friktioner och uppnå verkliga prestandaförbättringar i AI-eran.

1. Ur din synvinkel som VD, vad är det som fundamentalt förändras i hur moderna organisationer fungerar?

Det som har förändrats mest är arbetets tempo och komplexitet. Arbetet sker nu över fler system, fler team och fler externa partners än någonsin tidigare och följer sällan en tydlig, linjär väg.

Samtidigt har förväntningarna ökat. Ledare förväntas agera snabbare, följa regler och fatta säkra beslut i realtid. Utmaningen är att många verksamhetsmodeller och system utformades för en enklare tid. Denna obalans blir allt svårare att ignorera.

2. Många organisationer investerar stort i AI, automatisering och moderna arbetsplattformar, men prestandan känns ofta begränsad. Vad är det som står i vägen?

Tekniken i sig eliminerar inte komplexiteten. I många fall blottlägger den den faktiskt.

Prestandan försämras när informationen är fragmenterad, osammanhängande eller svår att lita på. Människor lägger för mycket tid på att söka efter dokument, jämföra versioner eller validera beslut istället för att driva arbetet framåt. Denna operativa friktion sprids i hela organisationen och begränsar effekten, även när rätt verktyg tekniskt sett finns på plats.

3. Du har sagt att dokument är DNA:t i moderna företag. Vad menar du med det?

Dokument är där den verkliga substansen i verksamheten finns. De dokumenterar beslut, skyldigheter, godkännanden och institutionell kunskap över tid.

Kontrakt, policyer, projektfiler och kundregister är inte bara biprodukter av arbetet – de är själva arbetet. De ligger till grund för verksamheten, efterlevnaden och ansvarsskyldigheten. När dokument inte hanteras på rätt sätt blir allt som bygger på dem långsammare och mer sårbart.

4. Vad går sönder när dokument behandlas som statiska filer istället för levande affärstillgångar?

Det första som går förlorat är sammanhanget. Man tappar överblicken över varför beslut fattades, vem som äger vad och hur arbetet hänger ihop mellan olika processer.

Det leder till förseningar, omarbetningar och onödiga risker. Med tiden urholkas förtroendet både för informationen och för de system som är avsedda att hantera den. När det händer faller teamen tillbaka på tillfälliga lösningar, institutionell kunskap och manuella kontroller. Det är då prestandan verkligen börjar påverkas negativt.

5. AI är ett ständigt återkommande samtalsämne idag, men den verkliga påverkan på affärsverksamheten är fortfarande svår att greppa. Varför?

Eftersom AI är bara så bra som den information den bygger på.

I de flesta organisationer är informationen spridd över olika system, hanteras inkonsekvent och styrs ojämnt. Utan en stark grund ger AI resultat som är svåra att lita på eller förklara. Istället för att påskynda besluten skapar det tvivel. Det är därför så många AI-initiativ avstannar efter de första experimenten.

6. Vad måste vara sant för att AI ska vara tillförlitligt och användbart i verkliga affärsmiljöer?

AI behöver tillgång till information som är korrekt, aktuell och kontextuell, och den måste fungera inom tydliga gränser för styrning och säkerhet.

Förtroende uppstår när man förstår var informationen kommer ifrån, hur den relaterar till verksamheten och varför ett resultat är rimligt. Om ledare inte kan förklara eller försvara AI-drivna beslut kommer de inte att använda dem i verkliga operativa eller efterlevnadskritiska scenarier. Det är därför arkitekturen är viktig. AI behöver strukturerad mening och relationer, inte bara tillgång till filer.

7. Hur bör företags- och IT-ledare ompröva dokumenthanteringen om de vill förbättra prestandan och frigöra AI:s potential?

De måste sluta betrakta dokument som lagringsutrymme och börja behandla dem som en del av företagets operativa struktur.

När dokument kopplas till personer, processer och policyer blir de tillförlitliga underlag för automatisering, analys och AI. Denna förändring gör att dokumenthantering går från att vara en backoffice-funktion till att bli en prestationshöjande faktor.

8. M-Files om en ”kontextförst”-strategi. Vad innebär det i praktiken för ledare och deras team?

Kontextbaserad dokumenthantering utgår från hur informationen används, inte var den lagras. Dokument kopplas automatiskt till det arbete de stödjer – kunder, projekt, åtaganden och beslut.

För team innebär det mindre tid för sökning, avstämning eller efterhandsanalys. För ledare ger det en kunskapsgraf för företaget som ökar synligheten och förtroendet. Du kan se hur arbetet fortskrider, var risker uppstår och om policyer följs utan att behöva förlita dig på manuella uppdateringar eller institutionellt minne. Och viktigast av allt är att detta måste ske i de verktyg som människor redan använder varje dag – som Microsoft – annars blir implementeringen en flaskhals. Det är så du minskar operativa friktioner i stor skala.

9. Vilka kriterier är viktigast när ledare utvärderar lösningar för att minska friktionen och förbereda sig för AI?

Ledare måste se bortom funktionslistor och ställa några grundläggande frågor.

För det första: registrerar systemet kontexten automatiskt, eller är det människor som manuellt måste tagga, arkivera och underhålla informationen? Om kontexten finns i människors huvuden kan den inte skalas upp, och det kan inte AI heller.

För det andra, är förtroendet inbyggt i designen? Det innebär att styrning, säkerhet och ansvarsskyldighet inte läggs till i efterhand, utan är en integrerad del. Ledare måste veta var informationen kommer ifrån, hur den hänger ihop och om den är tillförlitlig nog för att kunna användas som underlag för verkliga beslut.

För det tredje, kan AI resonera om innebörd, inte bara hämta innehåll? Skillnaden mellan att söka i dokument och att förstå relationer är skillnaden mellan förfrågan och påverkan.

Och slutligen, passar det naturligt in i hur människor redan arbetar? Det snabbaste sättet att bromsa framsteg är att införa system som kräver beteendeförändringar bara för att få ut något värde. De system som kan skalas upp möter teamen där de befinner sig och eliminerar automatiskt friktionen i bakgrunden.

När dessa kriterier är uppfyllda förbättras prestandan nästan som en bieffekt. När de inte är det får organisationerna fler verktyg men inte bättre resultat.

10. När du blickar framåt, vilken förändring i tankesättet kommer att vara viktigast för ledare som vill förbli konkurrenskraftiga?

De ledare som lyckas är de som fokuserar på att minska operativa friktioner genom att fånga upp sammanhanget i hela organisationen.

Hastighet, efterlevnad och AI-beredskap bygger alla på den grunden. När systemen speglar hur arbetet faktiskt går till och när informationen är tillförlitlig blir allt annat lättare att skala upp.