Om man skulle be en grupp företagsledare att ange sina fem främsta investeringar som har en mätbar positiv avkastning på investeringen (ROI), skulle man förmodligen se många av de vanliga misstänkta på deras listor: annonsprogram, säljare, leveranssystem, marknadsföringsinfrastruktur, leadgenereringsprogram, för att nämna några.

Det stämmer. Investeringar i försäljning och marknadsföring betraktas vanligtvis utifrån ROI, och det ska de också göra. Men hur är det med avkastningen på teknikinvesteringar? Forbes citerade nyligen elva topp IT-investeringar som företag kommer att göra 2021 - och de inkluderar investeringar som molnmigrering, automatisering av kommunikation, medarbetarengagemang och digitala kundupplevelser.

Men det finns ytterligare en viktig faktor att lägga till på listan - en som alltför ofta ignoreras men som har en enorm inverkan på verksamhetens effektivitet ... ett informationshanteringssystem i toppklass. Det har traditionellt klassificerats som en immateriell tillgång som ger betydande fördelar, men som det ibland är svårt att kvantifiera avkastningen på.

Inte nu längre.

M-Files ROI-studie: Avslöjar kraften i intelligent informationshantering

M-Files har just släppt en nyligen publicerad studie på uppdrag av Forrester Consulting för att tillämpa forskningsmetoder och besvara frågan en gång för alla: Vad är ROI för ett intelligent informationshanteringssystem för en organisation på företagsnivå?

Forskningsrapporten "The Total Economic Impact of M-Files " - som kan laddas ner här - ger företagsledare ett kompetent ramverk för att utvärdera den potentiella inverkan av intelligent informationshantering, och M-Files specifikt, på deras organisationer.

I filmen Moneyball, som handlar om ett basebollag som tillämpar en datadriven, analytisk metod för spelet, förklarar en av karaktärerna att utvärdering av spelare handlar om att koka ner deras värde till en siffra. Det är vad Forrester har gjort genom sin forskning. De har intervjuat flera M-Files -kunder för att komma fram till en siffra - avkastningen på M-Files intelligent informationshantering för dessa organisationer - och resultaten kommer att överträffa dina förväntningar.

Kvantifierbara fördelar: Ökad effektivitet och tidsbesparingar

Nästan 270% avkastning på investeringen. Låt oss bara börja med det nummer du verkligen vill ha.

Kundintervjuerna och den finansiella analysen visade att en sammansatt organisation (baserad på de 5 företag som intervjuades) upplevde fördelar på över 5 miljoner USD under en treårsperiod. Jämfört med de åtföljande kostnaderna innebar det en ROI på 267%.

Låt mig bara säga det rakt ut. För varje dollar som en organisation lägger på M-Files intelligent informationshantering, kommer de potentiellt att få en avkastning på nästan 2,70 dollar under tre år. Effekten kan inte underskattas.

Du kanske säger: "Så vi kan hitta dokument enklare. Hur kan det motsvara ett så stort ROI-tal?"

Svaret är enkelt: ett intelligent informationshanteringssystem i företagsklass som M-Files är så mycket mer än att bara lagra dokument och hitta dem ett par minuter snabbare än tidigare.

Nedan hittar du de fyra främsta kvantifierbara fördelarna från studien - men vi rekommenderar starkt att du läser rapporten för en heltäckande analys.

Förbättrad efterlevnad och minskade revisionskostnader

Effekterna av att hitta dokument med blixtsnabb noggrannhet.

Gartner säger att yrkesverksamma ägnar 50% av sin tid åt att söka efter information och att det i genomsnitt tar 18 minuter att hitta varje dokument. Förstärkt i en stor organisation innebär det en betydande minskning av produktiviteten.

Hur mycket tid (och pengar) kan sparas med en mer effektiv sökning?

UndersökningenForrester Total Economic Impact visar att organisationer uppnår 40% effektivare sökning efter dokument, med besparingar på upp till nästan 1,65 miljoner dollar.

Varför då? Av flera skäl.

M-Files kopplar upp sig mot alla system och skrymslen och vrår där information göms. Det är problemet med dark data - det vill säga de informationstillgångar som en organisation samlar in, bearbetar och lagrar under den ordinarie affärsverksamheten, men som den i allmänhet inte använder för andra ändamål, inklusive analys. I slutändan är det innehåll som är viktigt för en verksamhet som har blivit osynligt eftersom det inte kan hittas på ett effektivt sätt. M-Files ansluter till befintliga system för att presentera information oavsett var den finns. Föreställ dig en värld där det inte spelar någon roll om den information du behöver finns i CRM, SharePoint, ERP, nätverksmappar eller var som helst.

Ett enda nyckelord är allt du behöver för att hitta information. Metadata ligger till grund för hela plattformen för intelligent informationshantering M-Files och det är det som gör att du kan hitta det du behöver med bara ett nyckelord.

Hitta innehåll med Google-liknande resultat. I M-Files anger du bara ett sökord (och ett filter eller två om du vill), och systemet returnerar ett sökfönster med de mest relevanta resultaten högst upp. Återigen, oavsett var din information är lagrad, når M-Files hela ditt informationsekosystem för att presentera de mest relevanta sökresultaten.

Förbättrad klassificering och hämtning av dokument

Effekterna av att förbättra processerna för efterlevnad och revision.

I händelse av en revision eller efterlevnadsfråga kan det innebära en betydande resurs- och tidsåtgång att jaga filer på medarbetarnas bärbara datorer och leta igenom fruktade pappersfiler.

Undersökningen Forrester Total Economic Impact visar att M-Files hjälpte organisationer att förbättra sina efterlevnads- och revisionsprocesser med upp till 25%, vilket innebar besparingar på över 583.000 USD.

Förutom att tillhandahålla säkerhet på företagsnivå för att skydda säkerheten och integriteten för en organisations data, har M-Files fullständiga verifieringskedjor för varje dokument som avslöjar vem som har haft tillgång till dokumentet och vilka åtgärder de vidtog. M-Files kunder kan hitta en fullständig dokumentlivscykel med ett par klick - för varje fil i deras ekosystem.

I reglerade branscher kan revisioner av efterlevnaden vara mycket omfattande och krävande. Det behöver inte sägas att effekten av att förbättra efterlevnadsprocesserna med M-Files, särskilt i händelse av en revision, är betydande. Användarna kan hitta och få tillgång till all nödvändig dokumentation på några minuter, istället för dagar.

Intäktsgenerering och effektiviserad kundhantering

Effekterna av att klassificera affärsdokument på rätt sätt.

Tänk om det inte spelade någon roll var ett dokument finns, utan bara vad dokumentet är? Det är vad organisationer får med M-Files och det är en kraftfull kapacitet. "Vad det är" är kärnan i M-Files :s plattform för intelligent informationshantering.

Varje fil har metadata kopplade till sig - meningsfulla beskrivningar som används för att klassificera och indexera dessa filer. På ett ögonblick kan användarna avgöra vad ett dokument är, vad det gäller och andra viktiga uppgifter om den filen. Dessutom har M-Files AI- och automatiseringsfunktioner i lösningens kärna, vilket automatiserar processen med att kategorisera och indexera dokument på olika avdelningar. I en nyligen genomförd undersökning på M-Files uppgav 82 % av medarbetarna att de tillbringar för mycket tid med att söka efter dokument. M-Files tar itu med detta problem och säkerställer att dokument klassificeras korrekt och är lätta att hitta.

Frigör informationshanteringens fulla potential

Studien Forrester Total Economic Impact visar hur M-Files kan förändra din verksamhet genom att förbättra effektiviteten, efterlevnaden och dokumenthanteringen. Fördelarna är tydliga: betydande kostnadsbesparingar, ökad produktivitet och en betydande avkastning på investeringen.

Är du redo att frigöra kraften i intelligent informationshantering och uppnå en ROI på nästan 3x? Ladda ner din kostnadsfria kopia avForrester Total Economic Impact av M-Files studie idag! Schemalägg en gratis demo eller starta en gratis testversion idag!