Alla företag måste skydda sina egna uppgifter och uppgifter som tillhandahålls av andra. På samma sätt omfattas de alla av lagstadgade skyldigheter och måste följa dessa. Det är dock ofta lättare sagt än gjort och kräver extra insatser från medarbetarna. Jämfört med risken för böter, försämrat rykte och nedläggning av verksamheten tar företagen gärna på sig kostnaderna och utser särskilda personer som ansvarar för efterlevnadsprocessen.
Men tänk om det fanns ett sätt att integrera efterlevnadskontroller i det dagliga arbetet? Tänk om det skulle vara möjligt att göra personalen mer produktiv och samtidigt minska risken för bristande regelefterlevnad? Med riktade investeringar i avancerade lösningar för intelligent information och dokumenthantering kan företagen förbättra efterlevnadsprocessen avsevärt.

Genomdriva efterlevnad

Det första steget för att ta kontroll över efterlevnadsriskerna handlar om synlighet. Ingen affärsinformation bör finnas utanför de informationssystem som organisationen tillhandahåller, och all åtkomst bör följa definierade policyer. För att detta ska bli verklighet krävs antingen att informationen konsolideras till en enda lagringsplats eller att man implementerar en federerad strategi för olika system.

Inom förmögenhetsförvaltning investerar rådgivare till exempel sina kunders medel enligt en ömsesidigt överenskommen plan. Innan sådana planer kan upprättas måste lämplighets- och riskbedömningar göras. Och före alla transaktioner måste skriftliga bevis på kundens samtycke registreras. För att säkerställa efterlevnad måste all denna information vara lättillgänglig i händelse av ett kundklagomål eller en revision.

Automatisering av processer för efterlevnad och data

Det andra steget mot produktivitet kommer genom automatisering. Allt som kan automatiseras bör automatiseras för att minimera risken för mänskliga fel och för att förenkla arbetet. Allt som kan placeras i en mall, fyllas i automatiskt eller kontrolleras för den anställdes räkning ökar produktiviteten. Varför förlita sig på det mänskliga minnet och lämna en viktig efterlevnadsåtgärd till den upptagna kunskapsarbetaren om den kan hanteras automatiskt?

Exempel: Redovisnings-, skatte- och revisionsbyråer måste göra ett antal kontroller innan de accepterar en ny kund eller ett nytt jobb. Har vi gjort affärer med den här personen tidigare? Har vi bevis för deras status och auktoritet i kundföretaget? Är det något vi har gjort eller gör som står i konflikt med den nya möjligheten? Dessa kontroller kan vanligtvis effektiviseras till en punkt där endast oklara fall lämnas kvar för människor att lösa, vilket sparar tid i de flesta fall och skapar konsekvens i genomförandet av denna process.

Integrera kontroller i det dagliga arbetet

Det sista steget handlar om att integrera efterlevnadskontroller i en sömlös del av det dagliga arbetet. Genom att koppla data och dokument direkt till affärsprocesserna är det möjligt att säkerställa efterlevnad av alla typer av kontroller, oavsett om de härrör från lagar och förordningar, standarder, kundkrav eller interna företagspolicyer.

Tänk dig en upptagen konsult som just har fått ett nytt uppdrag att utforma en ny marknadsstrategi för en växande kund. Eftersom den angränsande avdelningen arbetar för en konkurrent är det särskilt viktigt att all kunskap om det här fallet stannar inom en bubbla av sekretess. Istället för manuella och fallspecifika procedurer kan kundens namn kodifieras automatiskt och all åtkomst till kundinformation automatiskt begränsas till enbart deal-teamet. På så sätt kan teamet helt enkelt fokusera på sitt arbete och låta det underliggande systemet hantera efterlevnaden.

Hantering av efterlevnad kan vara extremt komplicerat, men ett faktum är enkelt: Genom att följa dessa tre steg kan företag säkerställa efterlevnad av alla tillämpliga regler och lagar utan att äventyra medarbetarnas produktivitet.