Vi har tidigare diskuterat vikten av att lägga till metadata av hög kvalitet av flera skäl. Naturligtvis kommer bättre metadata att förbättra alla aspekter av sökprestanda. Rätt identifierare och taggar kan också ge dig affärsinformation, revisionsstöd, idéer för extra intäktsströmmar och mycket mer. Den verkliga guldgruvan ligger i att omvandla ostrukturerade data till strukturerade data.

Att lägga till denna ytterligare information för att beskriva dina dokument kan tyckas vara ett stort jobb, och det är verkligen sant om du inte använder de bästa verktygen. Men var inte rädd. Dagens artificiella intelligens hjälper till att skapa och lägga till bättre metadata med mindre ansträngning. Dessutom fungerar det med alla typer av filer, inklusive text, grafik, ljud och video.

Hur intelligenta dokumenthanteringssystem förbättrar skapandet av metadata

Trots de uppenbara fördelarna med att ha metadata av hög kvalitet kan uppgiften att lägga till dem i otaliga filer och register verka som en otroligt tidskrävande och tråkig process. Du kanske inte har tillräckligt med personal för att gå igenom hundratusentals text-, bild- och videofiler för att välja ut relevanta nyckelord. Även om du har resurserna kanske det inte verkar vara det bästa sättet att använda din personal. Framsteg inom AI och maskininlärning kan minimera den mänskliga insatsen och ge utmärkta resultat och på så sätt lever AI äntligen upp till hypen.

Hur fungerar AI för att skapa metadata?

Den här listan ger en grundläggande översikt över de typer av AI-teknik som system använder för att hjälpa till att skapa metadata:

• Behandling av naturligt språk: Dessa system kan bearbeta språk på ett sätt som är mycket likt det sätt som människors hjärnor fungerar på. NLP kan leta efter mönster i text-, bild- och ljudfiler.
• Statistisk inlärning: Denna teknik bygger på statistiska modeller som hjälper till att urskilja viktig information från stora datamängder.
• Neurala nätverk: Den här typen av teknik hittar mönster genom att gå igenom information med hjälp av neurala nätverk som är utformade för att fungera ungefär som organiska nervceller i hjärnan.
• Djupinlärning: Dessa avancerade system kan gå igenom lager av information för att utvinna mening, mönster och jämförelser.

AI kan extrahera metadata från alla typer av filtyper

Förr i tiden förknippade man indexering mest med textdokument. Modern AI är inte bara begränsad till textfiler. Ett exempel... Ansiktsigenkänning i Las Vegas kan identifiera kända fuskare och korträknare i videobilder. Du kanske också har sett exempel på detta på populära sociala nätverk. Som när Facebook vet att moster Wanda är med på ett foto från en släktträff och föreslår en tagg. Språkbehandling kan extrahera mening från tal i ljudfiler. Genom att kombinera olika tekniker kan man också extrahera taggar från videofiler.

Du kan alltså använda AI för att skapa och lägga till metadata i text-, grafik- och videofiler. Dagens sökmotorer kan till exempel indexera och kategorisera .MP3- och .JPG-filer samt .HTML- och .PDF-filer. Ett intelligent system för informationshantering kan göra samma sak inom din organisation.

Se några exempel från CMSWire på hur man använder intelligenta system för att kategorisera olika typer av filer:

Bilder: Hälso- och sjukvården har i hög grad använt sig av bildigenkänningsteknik för alla typer av medicinska skanningar. Andra branscher kan använda den här tekniken för att kategorisera skannade dokument, inklusive handskrift. Om du har satt in en handskriven check i bankomaten har du förmodligen sett den här typen av bildigenkänning på jobbet.

Ljud: Vanliga exempel på intelligent talbehandling är Amazon Alexa och liknande hemsystem. Du har säkert också använt röst-till-text för att skriva textmeddelanden eller göra sökningar på din mobiltelefon. Samma teknik kan hitta mönster i ditt företags ljudinspelningar.

Analys av video: Analys av videofiler kombinerar den AI-teknik som används för att bearbeta bilder, text och ljud. Du kan till exempel tagga alla deltagare i ett möte genom att använda ansiktsigenkänning i en inspelning. På samma sätt kan du ställa in tidsindex för en video för att göra det lättare att hitta det exakta ögonblicket när ett visst ämne diskuterades.

Människor gör fortfarande AI-assisterad metadataskapande bättre

AI kan bidra till att minska arbetsinsatsen och i vissa fall förbättra kvaliteten på dina metadata. Oftast kan intelligenta system göra projekt möjliga som du kanske inte skulle ha tid eller råd att genomföra snabbt om du var tvungen att göra dem manuellt. Ännu bättre är att dessa system lär sig när de arbetar, så att de kan ge allt bättre och mer användbara resultat över tid. Eftersom maskinerna aldrig blir trötta eller uttråkade kan de också hjälpa till att minimera och eliminera den typ av misstag som människor är benägna att göra.

Här är ett enkelt exempel: Hur snabbt kan den snabbaste dataanvändaren gå igenom 500 dokument för att hitta förekomster av personnummer och sedan märka dessa dokument som känsliga? Kanske några dagar. Intelligent AI för informationshantering kan göra det på några minuter, om inte sekunder. Det är den typen av kraft vi pratar om här.

Du bör ändå involvera olika intressenter för att fastställa vilka typer av metadata du behöver, för att skapa regler i systemet och verifiera resultaten. Du kan använda dessa regler för att styra både den intelligenta programvaran och dina kvalitetskontrollteam. I grund och botten gäller att ju högre risken är för specifik information, desto mer kan du behöva förlita dig på att människor normaliserar informationen med hjälp av styrningsregler och kvalitetsverifiering.

Du kanske prioriterar olika typer av information så att du kan ägna mer tid åt de specifika dokument som har störst värde och är förknippade med störst risker. Du kan också börja testa dina smarta system med lågprioriterad information, så att både du och ditt AI-system kan lära er att arbeta bättre tillsammans.

Se intelligent skapande av metadata i aktion

Du behöver inte vänta på framtida teknik för att involvera intelligenta datorsystem i informationshanteringen. Här på M-Files är vi angelägna om att erbjuda dig en gratis provperiod eller en genomgång för att svara på dina frågor.