När det gäller automatisering av dokument utan kod uppstår alltid frågan: Hur mycket tillgång ska ges till klienter när det gäller frågeformulärsmallar, särskilt när det gäller juridiska klienter? Det kan handla om externa klienter på advokatbyråer, dvs. de som betalar advokatbyrån för juridiska tjänster, eller interna klienter på företag, dvs. de som begär tjänster från den juridiska avdelningen.
Du kanske undrar varför de behöver tillgång till frågemallen överhuvudtaget! Låt oss undersöka två scenarier: ett som är inriktat på advokatbyrån och ett som är inriktat på den egna verksamheten.

Advokatbyråer

Utgångspunkten för detta användningsfall är att advokatbyråns arbetsrättsgrupp har en klient som regelbundet tar in nya medarbetare i sin verksamhet, men som bara anlitar advokatbyrån för att upprätta de mest komplexa anställnings- eller konsultavtalen.

De dagliga, mindre komplexa avtalen hanteras internt och bedöms inte vara värda att ge byrån i uppdrag att slutföra eftersom det skulle bli för dyrt. Det interna teamet förbereder dock sina avtal manuellt (dvs. utan automatisering).

Det finns här en kommersiell möjlighet för advokatbyrån att få en fastare relation med klienten. Advokatbyrån vet att de inte kommer att anlitas för detta mindre komplexa arbete. Det skulle dock vara möjligt för byrån att tillhandahålla klienten en automatiserad version av sina mindre komplexa avtal. De skulle då kunna skapa dessa mindre komplexa avtal snabbare och enklare internt och byrån kan tillhandahålla detta som en prenumerationstjänst till klienten.

Detta är en av de unika fördelarna med M-Files Ment andra verktyg för dokumentautomatisering på marknaden. I det här fallet gör det det möjligt för advokatbyrån att automatisera ett anställningsavtal och ge sina klienter tillgång till det. Advokatbyrån kan till och med sätta en tidsgräns eller stänga av åtkomsten om prenumerationen upphör. Om en mer generisk mall används kan den dessutom enkelt anpassas för flera klienter.

Fördelar för advokatbyrån

- Ytterligare regelbunden intäktsström
- Starkare relation med kunden
- Möjlighet att ge bättre service till kunden
- Användarvänlighet om man använder en mer generisk mall för att täcka alla abonnenter

Fördelar för advokatbyråns klient

- Den interna beredningen kan slutföras snabbare
- Nöjdhet med advokatbyrån eftersom de förstår deras behov och kan hjälpa dem
- Internt juridiskt team har mer kapacitet

Internt användningsfall

För det interna användningsfallet är utgångspunkten att en juridisk avdelning översvämmas av förfrågningar om sekretessavtal eller dataskyddsavtal från interna kunder, t.ex. försäljning eller upphandling. Juridikavdelningen vill inte förse dessa interna kunder med avtalsmallar eftersom de inte litar fullt ut på att de kan ingå avtal med externa parter. Att tillhandahålla mallen skulle ge dem för stor flexibilitet att skriva utkast, eventuellt lägga till onödiga skyldigheter för företaget eller utelämna klausuler för att "få igenom saker".

Det ideala scenariot är att den interna kunden kan utforma avtalen med inbyggda juridiska begränsningar - till exempel begränsningar av sekretessperioden. Den interna kunden kan sedan skapa ett avtal genom ett frågeformulär som alltid innehåller dessa begränsningar - resultatet är ett avtalsutkast som alltid innehåller godkända formuleringar.

M-Files Ment erbjuda denna funktionalitet på tre olika sätt, beroende på vilken kontrollnivå som krävs:

Mer kontroll för intern kund

Med M-Files Ment kan juridiska avdelningar skicka en länk till en mall för ett frågeformulär till interna användare. Den interna användaren kan sedan öppna länken, till exempel via företagets intranät, och fylla i frågeformuläret. När frågeformuläret har skickats in får användaren tillgång till det genererade dokumentet och kan sedan skicka det till motparten.

Mindre kontroll för intern kund

Det är också möjligt att tillhandahålla länken till affärsanvändaren, men när den interna klienten genererar avtalet kan den antingen gå tillbaka till en jurist för granskning eller bara producera en PDF i slutet för att undvika frihandsskrivning efter genereringen.

Ingen kontroll för intern klient

M-Files Ment erbjuderMent färdiga automatiserade mallar för oneNDA och oneDPA – avtal som är utformade för att enkelt och snabbt kunna godkännas, eftersom de använder standardformuleringar som inte bör ändras. Om den interna kunden skapar dessa avtal finns det mycket begränsat utrymme för förhandlingar eller ändringar.

Fördelar för interna juridiska team

- Kontroll av förfrågningar om mindre komplexa juridiska dokument
- Stärka affärsanvändare som kan skapa sina egna utkast
- Mindre inblandning av det interna juridiska teamet för det första utkastet. De kan bara vara där för att granska, vilket sparar tid och frigör kapacitet.

Fördelar för intern kund

- Möjlighet att skapa första utkast till enkla juridiska dokument
- Inget beroende av juridiska avdelningar för första utkast, vilket förbättrar kontraktshastigheten
- Användning av standardiserade formuleringsmallar som möjliggör snabbare avtalsöverenskommelser

Upptäck mer

Se M-⁠Files Ment praktiken.Kontakta oss redan idag för att få veta mer om plattformens olika funktioner och hur de kan gynna just dig.