Enterprise Content Management (ECM) jämfört med andra system: Dokumenthantering, CMS, DAM och mycket mer
Enterprise Content Management (ECM) jämförs ofta med andra plattformar som hanterar information. Dokumenthanteringssystem (DMS), innehållshanteringssystem (CMS), ERP-verktyg (Enterprise Resource Planning) och DAM-system (Digital Asset Management) spelar alla en roll, men ingen av dem täcker ECM:s fulla omfattning. Så här skiljer de sig åt.
Vad är skillnaden mellan ECM och dokumenthantering?
Ett DMS lagrar och organiserar digitala dokument som avtal, kalkylblad och PDF-filer. Det förbättrar sökning, versionskontroll och säkerhet för team som är starkt beroende av filer.
ECM går längre än dokumenthantering. Det hanterar alla typer av innehåll - dokument, register, e-post, bilder, videor och mycket mer - samtidigt som det tillämpar lagringsregler, automatiserar arbetsflöden och knyter innehåll direkt till affärsprocesser som förbättrar effektiviteten och ger mätbar avkastning på investeringen.
- Ett DMS är inriktat på dokument.
- ECM hanterar hela livscykeln för innehåll i hela organisationen.
Mindre företag kan använda enbart ett DMS. Större företag behöver ofta ECM för att hantera olika typer av innehåll och efterlevnad i stor skala.
Är ECM samma sak som ett innehållshanteringssystem (CMS)?
No. A <strongCMS manages digital content for websites and intranets. It helps teams create, edit, and publish pages and media online.
ECM hanterar internt affärsinnehåll. Det styr dokument som fakturor, HR-filer, kontrakt och efterlevnadsregister. Medan ett CMS styr det innehåll som vänder sig till allmänheten, kontrollerar ECM den information som stöder verksamheten inom företaget.
Båda kan existera sida vid sida. Ett CMS hanterar din webbplats. ECM säkerställer att din interna kunskap och dina dokument är strukturerade, säkra och lätta att hitta.
Vad är skillnaden mellan ECM och ERP?
ERP-system hanterar strukturerad data för centrala affärsprocesser som ekonomi, HR och supply chain. De hanterar transaktioner, scheman och löner.
ECM hanterar det ostrukturerade innehåll som stöder dessa processer. ERP registrerar till exempel en inköpsorder. ECM lagrar den relaterade fakturan, kontraktet och e-postspåret.
Tillsammans ger ERP och ECM båda sidor av bilden - ERP spårar data, medan ECM hanterar stöddokumenten.
Vad är skillnaden mellan ECM och digital asset management (DAM)?
Ett DAM-system är byggt för rik media som bilder, video, ljud och kreativa filer. Det gör det möjligt för marknadsförings- och designteam att organisera och dela varumärkestillgångar med funktioner som förhandsgranskning, konvertering och taggning.
ECM täcker ett bredare spektrum av innehåll men är inte specialiserat på media. Det styr kontrakt, efterlevnadsregister och operativa dokument, samtidigt som det också kan lagra mediefiler. Många organisationer använder både och: DAM för kreativa arbetsflöden och ECM för styrning av företagsinformation.
Innehåller ett ECM-system funktioner för automatisering av arbetsflöden eller BPM?
Ja, det gör jag. De flesta ECM-plattformar inkluderar automatisering av arbetsflöden för att dirigera dokument för granskning, godkännande eller signaturer. Många erbjuder också BPM-verktyg (Business Process Management) för att automatisera större, avdelningsövergripande processer.
Det är detta som skiljer ECM från enkel fillagring. Det håller inte bara dokumenten säkra - det säkerställer att de går igenom rätt process och hanteras på ett konsekvent sätt.
Vad är skillnaden mellan cloud-first och hybrid ECM?
Ett molnbaserat ECM-system körs helt och hållet i molnet. Det ger snabb driftsättning, skalbarhet och leverantörshanterade uppdateringar.
En hybrid ECM kombinerar molntjänster med lokala arkiv. Detta tillvägagångssätt fungerar bra för organisationer som vill ha molnets flexibilitet men måste behålla känsliga eller reglerade data på lokala servrar.
Cloud-first är enkelt att hantera. Hybrid ger mer kontroll för branscher med strikta krav på efterlevnad.
Välja ECM för smartare, enhetlig innehållshantering
Enterprise Content Management ger bredare möjligheter än något enskilt system. Medan DMS-, CMS-, ERP- och DAM-verktyg alla fyller en funktion, förenar ECM innehållshanteringen i hela företaget med styrning, automatisering och integration. För organisationer som hanterar växande informationsvolymer är ECM grunden för en konsekvent, kompatibel och effektiv verksamhet.
För en omfattande titt på hur Enterprise Content Management passar in i modern affärsverksamhet, inklusive viktiga funktioner, användningsfall och distributionsalternativ, utforska vår Enterprise Content Management: Den kompletta guiden.
