Ett dokumenthanteringssystem (DMS) förbättrar säkerheten och stöder efterlevnaden genom att spåra dokumentåtkomst, kontrollera redigeringar och minska riskerna.

Säkerhet, efterlevnad och regelverk inom dokumenthantering

Ett dokumenthanteringssystem (DMS) hjälper till att skydda känslig information och stöder branschregler. Det håller data säkra, kontrollerar åtkomst och upprätthåller en tydlig verifieringskedja.

I den här artikeln förklaras de viktigaste funktionerna som stöder efterlevnad, inklusive åtkomstkontroll, versionshistorik och anpassning till regelverk.

Vilka säkerhetsfunktioner bör ett DMS innehålla?

Ett bra DMS innehåller funktioner som skyddar dokument från obehörig åtkomst eller manipulering. Leta efter system med följande:

• Rollbaserad åtkomstkontroll
• Kryptering under lagring och överföring
• Revisionsspår som loggar aktivitet
• Autentisering och behörigheter för användare
• Säkra alternativ för molnbaserad eller lokal hosting

Dessa funktioner bidrar till att minska risken för dataintrång, intern felanvändning och oavsiktlig förlust.

Hur stöder åtkomstkontroll efterlevnad?

Med åtkomstkontroll kan du välja vem som ska kunna se eller redigera varje dokument. Behörigheter anges baserat på roller, avdelningar eller projekt. Detta hjälper till att se till att endast rätt personer kan öppna känsliga filer.

Till exempel kan endast HR-teamet se anställdas register och endast ekonomiavdelningen kan se finansiella rapporter. Detta håller dina data säkra och hjälper till att uppfylla sekretesskrav som GDPR eller HIPAA. Som en del av en bredare strategi (se vår guide om dokumenthanteringssystem) kan du använda rätt DMS-funktioner för att hålla ditt företag i linje med reglerna.

Vad är en verifieringskedja och varför är den viktig?

En verifieringskedja är ett register över allt som händer med ett dokument. Den visar vem som tittat på det, ändrat det, delat det eller godkänt det. Systemet sparar automatiskt tid och namn på den person som utförde varje åtgärd.

Revisionsspår hjälper till att visa att din organisation följer reglerna och gör saker på rätt sätt. De håller också människor ansvariga för sina handlingar och stöder kvalitetskontrollen.

Kan ett DMS hjälpa till med branschspecifika regler?

Ja, det stämmer. Många DMS-plattformar är utformade för att stödja regler i branscher som hälso- och sjukvård, finans, bygg och juridiska tjänster. Dessa system innehåller ofta mallar eller inställningar som är anpassade till specifika standarder.

Exempel på detta är:

• HIPAA för hälso- och sjukvård
• FINRA- och SEC-regler för finans
• ISO-certifieringar för tillverkning
• GDPR för dataskydd i Europa

Genom att använda ett DMS minskar risken för bristande efterlevnad och därmed sammanhängande påföljder.

Hur kan versionshantering minska risken för bristande efterlevnad?

Versionskontroll håller reda på alla ändringar som görs i ett dokument. Den visar vem som gjorde ändringen, när den skedde och vad som uppdaterades. Du kan titta på äldre versioner eller återgå till en version om det behövs.

Det förhindrar misstag på grund av borttappade redigeringar, säkerställer att alla använder den senaste versionen och underlättar vid revisioner. I reglerade branscher är det lagstadgat att hålla en fullständig historik över dokument.

Kan ett DMS skydda dokument under distansarbete?

Ja, det gör jag. Många dokumenthanteringssystem ger dig säker åtkomst till filer var du än befinner dig. Filerna förvaras på en huvudplattform och skyddas av säkra anslutningar. Även när du inte är på kontoret kontrollerar systemet vem som kan se eller ändra filer.

Detta hjälper ditt team att följa reglerna samtidigt som de förblir flexibla. Människor kan arbeta säkert och få saker gjorda oavsett om de är hemma, ute på fältet eller på kontor runt om i världen.

Från risk till beredskap: Slutliga tankar om DMS-säkerhet

Säkerhet och efterlevnad är mycket viktigt i dagens dokumentsystem. Ett starkt DMS håller privat information säker, kontrollerar vem som kan se eller redigera filer och registrerar ändringar. Dessa funktioner hjälper ditt företag att hålla sig i linje med reglerna och minska den operativa risken.

För att se hur detta fungerar i praktiken kan du utforska M-Files funktioner för säkerhet och efterlevnad.