Att införa ett dokumenthanteringssystem kan leda till stora förbättringar när det gäller produktivitet, säkerhet och samarbete, men det är inte utan utmaningar. Allt från tekniska problem till motstånd från användarna gör att organisationer måste planera noggrant och förlita sig på ett starkt leverantörsstöd för att få ut mesta möjliga av sin investering.

Den här artikeln tar upp vanliga utmaningar med DMS, hur man hanterar uppdateringar, vilka supportalternativ som finns tillgängliga och hur ett DMS kan hjälpa till att förenkla processer som fakturahantering.

Vilka är de vanligaste utmaningarna när man implementerar ett DMS?

De vanligaste utmaningarna vid driftsättning av ett DMS är användaranpassning, dålig planering och underskattning av komplexiteten i migreringen:

• Användarna kan vara motståndare till förändringar om systemet känns främmande eller innebär extra steg
• Att migrera dokument från befintliga mappar eller papperssystem kan ta tid och kräva planering
• Inkonsekventa metadata eller arbetsflöden kan leda till förvirring och oordning
• Integration med andra affärssystem kan kräva tekniska resurser

Det bästa sättet att övervinna dessa problem är genom tidig kommunikation, pilottester och gedigen utbildning. Börja i liten skala, sätt upp tydliga mål och mät tidiga vinster för att bygga upp momentum.

Vissa leverantörer, till exempel M-Files, erbjuder guidade implementerings- och onboardingtjänster för att hjälpa teamen att komma förbi tidig friktion. Rätt planering är nyckeln (vår Ultimate Guide to DMS belyser vad du kan förvänta dig och hur du förbereder dig).

Ingår teknisk support vanligtvis i en DMS-prenumeration?

Ja, det stämmer. De flesta DMS-leverantörer inkluderar en viss nivå av teknisk support som en del av sina prenumerationsplaner. Detta täcker vanligtvis:

• Tillgång till en supportportal eller helpdesk
• Live chat eller e-postassistans
• Felsökning av problem relaterade till systemets prestanda, åtkomst eller konfiguration
• Hjälp med uppdateringar och buggfixar

Vissa leverantörer erbjuder premiumsupportpaket med snabbare svarstider, dedikerade kundansvariga eller utbildningstjänster. Det är viktigt att förstå vad som ingår i din plan och om du kan behöva extra support under utrullning eller uppskalning.

M-Files erbjuder skalbara supportnivåer, vilket gör det möjligt för organisationer att anpassa servicenivåerna till den interna kapaciteten och projektets komplexitet.

Hur ofta ska jag uppdatera min DMS-programvara eller funktioner?

DMS-plattformar bör uppdateras regelbundet för att hålla sig säkra och uppdaterade med ny funktionalitet. Molnbaserade system uppdateras vanligtvis automatiskt av leverantören med få eller inga avbrott.

Om du använder ett lokalt system kan uppdateringar behöva schemaläggas och installeras av ditt interna IT-team. I båda fallen gäller det att hålla systemet uppdaterat för att säkerställa bättre säkerhet, prestanda och efterlevnad av nya regler.

Det ger också ditt team tillgång till nya funktioner och förbättringar som gör systemet enklare och mer kraftfullt att använda.

Leverantörer som M-Files lanserar regelbundet förbättringar och korrigeringar, som kan tillämpas utan att störa affärsverksamheten.

Hur kan ett DMS effektivisera fakturahantering och godkännanden?

Ett DMS förbättrar fakturahanteringen genom att automatisera hela arbetsflödet från mottagning till betalning. Istället för att manuellt dirigera fakturor för granskning kan systemet:

• Automatisk registrering av fakturauppgifter
• Matcha fakturor mot inköpsorder eller avtal
• Vidarebefordra dem till rätt godkännare
• Skicka meddelanden och påminnelser
• Spåra godkännandestatus och slutförandetid
• Lagra slutbehandlade fakturor med lämpliga metadata

Detta minskar antalet fel, förkortar handläggningstiden, förbättrar överblickbarheten och bidrar till att säkerställa att de finansiella dokumenten är redo för revision. För leverantörsreskontran kan detta innebära färre förseningar, färre sena betalningar och förbättrade relationer med leverantörerna.

M-Files stöder dessa processer med metadatadriven automatisering och anpassningsbara arbetsflöden som anpassar sig till dina interna godkännandevägar.

Slutliga lärdomar: Din väg till DMS-framgång

Inget system är perfekt, och även de bästa DMS-plattformarna har en inlärningskurva. Men med rätt planering, realistiska förväntningar och rätt stöd på plats kan de flesta organisationer övervinna de tidiga utmaningarna och snabbt se varaktiga fördelar.

Från snabbare fakturahantering till mer tillförlitlig dokumentåtkomst och enklare efterlevnad - de långsiktiga fördelarna med ett välfungerande DMS uppväger vida de kortsiktiga hindren.

Lösningar som M-Files kombinerar starkt produktstöd med flexibel automatisering, vilket gör det enklare för team att lyckas från dag ett. M-Files erbjuder en kostnadsfri test version så att du kan se hur det kan hjälpa din organisation.