En av de viktigaste sakerna att förstå när det gäller en digital transformation är att det i slutändan handlar om just det: en transformation från där du är idag till där du hoppas vara imorgon.

För att komma till den punkten måste företagen vara villiga att förändras. Inte bara för sakens skull, utan för att det är det mest logiska just nu med tanke på allt du har föresatt dig att åstadkomma. Att hålla fast vid gamla metoder - eller ännu värre, gamla system - går stick i stäv med det målet. Det inte bara kväver innovation och gör framsteg svåra - i de flesta situationer gör det dem i stort sett omöjliga.

Som ett resultat av detta börjar förändringen ofta med att pensionera de gamla äldre systemen som inte stöder bredare digitala transformationsinitiativ. Detta är faktiskt ett av de största hindren som de flesta digitala omvandlingar måste övervinna för att garantera framgång och om du vill att det ska hända med din egen organisation finns det ett antal viktiga saker du måste tänka på.

En digital omvandling är en grundläggande omvandling

Ett nyckelbegrepp att förstå när det gäller digital transformation är att ett förändringsinriktat ledarskap är avgörande för vad som kommer att hända. Ledningen bör ligga i framkant när det gäller att införa ny programvara och nya processer, samtidigt som man tar en kall, hård titt på hur befintliga "bästa praxis" och teknikplattformar inte längre stöder organisationens övergripande utveckling.

Därför måste organisationer vara villiga att anpassa sina kärnsystem och processer, inte till var de är, utan till var de vill vara. Ett viktigt symptom på att tiden för denna omvandling har kommit är att det finns information och affärsmetoder i stuprör på olika avdelningar som i slutändan gör det svårt för människor att kommunicera och samarbeta med varandra.

Om information är instängd i en datasilo och bara är tillgänglig för till exempel ekonomiteamet, är all denna insikt och information i princip avskuren från andra team som kanske skulle kunna använda den - som försäljning. Detta innebär inte bara att man sätter upp en barriär där det inte behöver finnas någon - det gör det bokstavligen omöjligt för människor (och deras teknik) att prata med varandra.

Data måste kunna flöda fritt, inte bara mellan avdelningar utan genom hela organisationen. Det gäller personalavdelningen, ekonomiavdelningen, IT-avdelningen och till och med den juridiska avdelningen. De har inte längre råd att arbeta i sina egna distinkta "banor" och aldrig dela data med varandra. Det finns inget som heter "avdelningsdata" i en digital transformation. Varenda kilobyte data tillhör organisationen som helhet och måste vara tillgänglig på exakt samma sätt.

Tänk på den här frågan i samband med din personalavdelning, för att bara ta ett exempel. De flesta HR-avdelningar hanterar inte bara dina befintliga anställda, utan även de team som ska hitta nya. Men om de inte har tillgång till kritisk information om saker som det totala antalet anställda, tjänster som ska tillsättas och onboarding-dokumentation kan det skapa negativa ringar på vattnet i hela företaget. Som ett minimum gör det det svårt att hitta de perfekta kandidaterna eftersom du aldrig är riktigt säker på vad du ska leta efter till att börja med. I värsta fall kan det göra det svårt att på ett adekvat sätt utföra saker som budgetering, rapportering, säkerhet, fakturering och till och med betalningar.

Evolutionen börjar inåt

Det är just därför som digital transformation måste ses som så mycket mer än att bara "kasta på ett nytt lager färg". Alla komponenter som kan flyttas till nya fysiska eller molnbaserade infrastrukturer bör flyttas. All befintlig kod som kan optimeras i backend UTAN att ändra beteende eller funktioner i frontend bör optimeras.

Men oavsett vad måste du i princip börja om från början med idén om vad ditt företag är och se till att det stämmer överens med vad ditt företag KAN vara. Du måste ta hänsyn till nya affärskrav när du skapar din digitala transformationsplan och bygga upp något nytt och fräscht från grunden.

I samband med en digital omvandling är nostalgi inte den tillgång du tror att den är. Om det finns ett befintligt äldre system som håller dig tillbaka, och det enda argumentet för att behålla det är "Ja, det är ju så vi alltid har gjort", är det inte särskilt övertygande.

Du måste dyka djupt in i din infrastruktur och ta en närmare titt på alla dina sammankopplade komponenter, system och applikationer. Du måste förstå hur de hänger ihop, hur de är tänkta att fungera tillsammans och hur en del kan hindra de andra.

För att tala klarspråk: det går inte att bara uppdatera en problematisk komponent utan att ta en ordentlig titt på de andra.

Återigen, det här handlar om så mycket mer än att bara maximera din IT-investering. Det handlar bokstavligen om att skapa en solid grund som ditt företag kan bygga vidare på för att utvecklas och vara innovativt under det kommande decenniet och därefter. Ja, detta kommer att kräva en betydande förändring och en hel del ansträngning.

Men som det gamla talesättet säger: "Man kan inte göra en omelett utan att knäcka några ägg." Det är därför den digitala transformationen börjar där den gamla mjukvaran slutar - för någon gång måste du knäcka äggen så att du kan gå vidare med resten av det som komma skall.

Framtidssäkrad med M-Files

M-Files intelligent informationshantering tar itu med problemet med osammanhängande datasilor. Med Intelligent Metadata Layer kopplas alla platser där information gillar att gömma sig samman på en enda central plats. Det spelar inte längre någon roll var dina filer finns, utan vad de faktiskt är står i centrum och innehållet i dina filer är nyckeln till initiativ för digital transformation. Filnamn och plats blir bara semantik - precis som det ska vara.

För mer information om digital transformation och hur COVID-19 avslöjade vem som vann och vem som förlorade, lyssna på vår podcast: