Att välja mellan molnbaserad och lokal driftsättning är ett av de första besluten vid implementering av ett dokumenthanteringssystem (DMS). Den här guiden förklarar för- och nackdelar med varje modell och svarar på vanliga frågor om säkerhet, skalbarhet och säkerhetskopiering.

Lokal vs molnbaserad DMS-distribution

Ett av de första besluten man måste fatta när man väljer ett dokumenthanteringssystem är hur man vill att det ska distribueras. Ska din organisation hantera det på interna servrar eller använda en molnbaserad plattform som underhålls av leverantören? Båda modellerna har sin plats och var och en erbjuder olika fördelar beroende på dina prioriteringar.

I den här artikeln förklaras skillnaderna mellan DMS-drift i molnet och på plats, med svar på vanliga frågor om säkerhet, säkerhetskopiering och långsiktig skalbarhet.

Vad är skillnaden mellan DMS i molnet och DMS på plats?

Skillnaden mellan molnbaserade och lokala DMS ligger i hosting och hantering. Lokala system installeras på dina egna servrar och underhålls av intern IT. Molnsystem hostas av leverantören och nås via internet.

Molnplattformar erbjuder enklare driftsättning, lägre underhållskostnader och bättre stöd för distansteam. Lokala modeller ger mer kontroll men kräver större interna resurser.

M-Files finns i båda driftsättningsmodellerna, vilket gör att organisationer kan välja det alternativ som passar deras behov av säkerhet, efterlevnad och infrastruktur.

Är molnbaserade DMS-lösningar säkra?

Ja, molnbaserade DMS-plattformar är säkra när de hanteras på rätt sätt. De inkluderar ofta kryptering i företagsklass, säkra överföringsprotokoll, multifaktorautentisering och kontinuerlig övervakning.

De bästa leverantörerna har också en global infrastruktur med inbyggd redundans och certifieringar som SOC 2 eller ISO 27001. I många fall överstiger en molnleverantörs säkerhetsstandarder vad de flesta företag kan upprätthålla internt.

Cloud-first-lösningar som M-Files tillämpar dessa skydd som standard, vilket ger organisationer en säker miljö utan behov av anpassad infrastruktur.

Hur hanterar ett DMS säkerhetskopiering av data och katastrofåterställning?

Ett molnbaserat DMS innehåller vanligtvis inbyggd katastrofåterställning och automatiserade säkerhetskopior. Dina filer lagras i flera säkra datacenter, vilket gör återställningen snabb och tillförlitlig om störningar uppstår.

Med lokala system hanteras säkerhetskopiering och återställning internt. Du måste skapa och hantera dina egna policyer, lagrings- och testprotokoll för att säkerställa kontinuitet i verksamheten.

Lösningar som M-Files Cloud inkluderar redundans och katastrofåterställning som en del av plattformen, vilket minskar bördan för interna IT-team.

Hur hjälper molnbaserad DMS-skalbarhet ett växande företag?

Molnbaserade DMS-plattformar kan enkelt skalas i takt med att ditt företag växer. Du kan snabbt lägga till användare, utöka lagringsutrymmet eller aktivera funktioner utan att behöva ändra infrastrukturen.

Denna flexibilitet stöder snabbrörliga team och distansarbete, en av de många fördelarna med ett dokumenthanteringssystem. Lokala system kräver fysiska uppgraderingar och licensändringar, vilket innebär mer tid och kostnader.

För organisationer som vill växa utan ständig omkonfiguration erbjuder plattformar som M-Files snabb skalbarhet och förutsägbar prestanda.

Gör rätt val när det gäller DMS-driftsättning

DMS-lösningar i molnet och på plats erbjuder båda värde, men skillnaderna är viktiga. Lokala system ger dig full kontroll och djupgående anpassning. Molnplattformar minskar din IT-börda, distribueras snabbare och skalas med ditt företag.

För många organisationer, särskilt de som prioriterar snabbhet, flexibilitet och enkelhet, erbjuder ett molnbaserat DMS en säker och praktisk väg framåt.

Om du är osäker på vilket tillvägagångssätt som bäst passar din organisations behov, diskuterar vår Ultimate Guide to Document Management Systems moln vs lokalt i samband med andra DMS-beslut.

M-Files stöder båda distributionsalternativen, vilket gör det enklare att matcha din dokumenthanteringsstrategi med dina affärsmål. Starta en kostnadsfri testversion av M-Files och se hur den uppfyller dina behov.