Ett digitalt arkiveringssystem är, som namnet antyder, ett sätt att använda teknik för att konvertera några av de mer traditionella arkiveringssystemen du har att göra med - allt från vanliga arkivskåp till de travar med mappar som finns på ditt kontor - till ett digitalt format. Detta gör det inte bara enklare att söka efter den information du behöver när du behöver den som mest, utan det gör också processen att lagra dessa dokument på lång sikt enkel.

Digitala arkiveringssystem: En språngbräda

Ett Enterprise Content Management-system (även kallat ECM) tar å andra sidan detta koncept ett steg längre. Ja, det gör absolut allt som ett digitalt arkivsystem kan göra - men det för också med sig ett brett utbud av ytterligare funktioner som du absolut bör vara medveten om framöver.

Enterprise Content Management (ECM): En kraftfull uppgradering

Sammantaget innebär en Enterprise Content Management-lösning ytterligare lager av säkerhet, administrativa verktyg och till och med samarbetsverktyg som är perfekt utformade för en kontorsmiljö. Förutom att det är en fantastisk möjlighet att hjälpa dig och dina anställda att bli mer organiserade, är det också ett skalbart och effektivt system som växer och utvecklas i takt med att din organisation gör detsamma.

De viktigaste skillnaderna mellan digital arkivering och ECM

Ett digitalt arkiveringssystem ger dig möjlighet att skanna och fånga upp pappersdokument eller till och med digitala dokument och skapa en central lagringsplats för att lagra och dela denna information. Många företag av alla slag använder det som ett sätt att minska röran, samtidigt som de bevarar sin information och sina register på rätt sätt för att göra det lättare att hitta dem i framtiden.

Metadata och avancerade sökfunktioner

Ett system för innehållshantering tar detta till nästa nivå genom att du kan fylla i detaljerad information om varje dokument eller post, så kallad metadata. Detta bidrar i hög grad till att göra innehållet mycket mer sökbart, vilket gör det lättare att hitta och ännu lättare att utvinna värde ur. Ett kvalitetssystem för innehållshantering innehåller också ytterligare funktioner som optisk teckenigenkänning (eller OCR) som kan hämta information från ett dokument automatiskt och generera metadata direkt.

Samarbetsfunktioner och versionshantering

För att få ett exempel på hur värdefullt det här kan vara kan du tänka på det arbete som pågår på din leverantörsreskontraavdelning just nu. De har regelbundet till uppgift att behandla fakturor och jämföra dem med de inköpsorder som du skickar ut till dina leverantörer. Om du hade en Enterprise Content Management-lösning med OCR skulle du till stor del kunna automatisera hela den här processen - och därmed frigöra så mycket tid som möjligt så att dina anställda på leverantörsreskontran kan fokusera på viktigare saker.

Förbättrad säkerhet och åtkomstkontroll

Som sagt är en av de största fördelarna med ett system för innehållshantering i företag att det gör det lättare att söka efter och lagra dokument - särskilt jämfört med de pappersbaserade dokument som du är van vid att hantera. På en grundläggande nivå kan ett digitalt arkiveringssystem hjälpa dig att göra detta genom att ge dig möjlighet att söka efter dokument baserat på namnet på den fil du letar efter, innehållet och tillhörande metadata.

Att välja rätt system för ditt företags behov

Med ett Enterprise Content Management-system kan du dock även använda funktioner som samförfattande och versionshantering för att stärka samarbetet över hela linjen. Oavsett vilken typ av verksamhet du driver är det mycket vanligt att flera personer arbetar tillsammans med samma dokument. Med versionskontroll får du en exakt historik över dokumentet så att du kan se när vissa ändringar gjordes, vem som utförde ändringarna och, viktigast av allt, varför. Detta är en stor fördel för alla företag som verkar i en starkt reglerad bransch, där finansbranschen är en av de viktigaste. Rätt Enterprise Content Management-system kan hjälpa dig att hålla dig uppdaterad när det gäller efterlevnad, samtidigt som du ser till att dina medarbetare har den mest kompletta och användbara informationen att arbeta utifrån.

Men för de flesta företag handlar den största fördelen med en lösning för innehållshantering om hur lätt det är att komma åt informationen från praktiskt taget var som helst. Ja, ett digitalt arkiveringssystem kommer förmodligen att erbjuda applikationer för skrivbord, webb och till och med mobil. Men bara en ECM-lösning ger dig också verktyg för att begränsa åtkomsten till dokument, vilket säkerställer att de enda som kan komma åt dem är de som uttryckligen behöver informationen för att göra sitt jobb.

I slutändan kommer både ett digitalt arkivsystem och en ECM-plattform (Enterprise Content Management) att vara en betydligt bättre lösning än en lösning där du fortfarande hanterar pappersbaserade register. Men för de flesta företag är det bara en ECM-plattform som erbjuder användarvänlighet, enkel åtkomst, samarbete, efterlevnad och andra funktioner som behövs för att arbeta smartare, inte hårdare, varje dag.

Är du redo att effektivisera dokumenthanteringen och öka effektiviteten? Se hur M-Files ECM kan stärka ditt företag! Boka en gratis demo idag eller starta din kostnadsfria testversion idag!