Kvalitetssystemen i många företag och organisationer bygger på väldokumenterade standardrutiner (SOP) som kommuniceras och utbildas på ett effektivt sätt till medarbetare och andra intressenter. Att införa SOP:er och se till att de följs bidrar direkt till produkt- och tjänstekvaliteten och därmed till organisationens övergripande framgång. SOP-hantering omfattar skapande, uppdatering och spridning av information om verksamhetskritiska processer och är ofta kopplad till efterlevnadskrav och pågående kvalitetssäkringsaktiviteter. Man kan förenkla det hela genom att säga att kvalitetssystem handlar om att dokumentera de aktuella processerna och se till att intressenterna känner till dem och att de följer dem.

Upprätthålla efterlevnad: En ständig kamp

Militära organisationer, tillverkningsföretag, vårdgivare, läkemedelsföretag och företag i många andra branscher står inför de dagliga utmaningarna med SOP-hantering. Att bekräfta att befintliga processer är förenliga med regler och att bevisa att policyer har följts är utmanande nog, men hur är det med att hantera denna process när saker och ting förändras?

Säkerställa användarmedvetenhet: En huvudvärk i utbildningen

Avvikelser är oundvikliga och resultaten kan variera från omöjliga att upptäcka till katastrofala. Till exempel kan en tillverkningsmaskin på fabriksgolvet ha kalibrerats felaktigt. Som ett resultat av detta äventyras produktkvalitetsstandarderna. En utredning avslöjar kalibreringsproblemet och visar i slutändan att det behövs en ändring av kalibreringsinstruktionerna och processen för godkännande av kalibreringen.

Spårning av avvikelser och CAPA: En labyrint av pappersarbete

När en betydande avvikelse upptäcks måste en relaterad korrigerande och förebyggande åtgärd (CAPA) definieras, dokumenteras och kommuniceras av kvalitetsledningsteamet. CAPA måste sedan spåras för att verifiera att de berörda personerna har läst och förstått de nya SOP som är kopplade till CAPA. Framgångsrik SOP-hantering omfattar därför både innehålls- och processhantering för att säkerställa att SOP:erna har lästs och förståtts av rätt personer.

Övervinn kaoset med SOP-automatisering: Fördelarna med ett ECM-system

Att använda ett ECM-system (Enterprise Content Management) för att hantera skapande, ändring och hantering av SOP-dokumentation är logiskt eftersom dessa system vanligtvis erbjuder robusta funktioner för åtkomstkontroll och versionshantering. Moderna ECM-system hjälper dock organisationer att tillföra värde långt utöver att bara lagra SOP-dokumenten med funktioner som t.ex:

Effektiviserad utbildning och förbättrad användaranpassning

Utbildning i nya rutiner kan administreras via en ECM-lösning baserat på medarbetarnas roller i organisationen med hjälp av arbetsflöden och uppgiftstilldelningar. Medarbetarna "signerar" sina utbildningskrav med elektroniska signaturer, vilket ger bevis och verifiering av slutförda uppgifter. Rollbaserade uppgifter säkerställer också att nyanställda automatiskt tilldelas relevanta utbildningskrav.

Enkel Change Management och versionskontroll

Ett ECM-system kan hjälpa dig att specificera en kontrollerad förändringsprocess för SOP:er. Uppgifter om inlärningskrav skickas automatiskt på nytt till medarbetarna om processen har ändrats väsentligt, och medarbetarna kan enkelt se de markerade ändringarna jämfört med den tidigare versionen.

Automatiserad bevisinsamling och revisionsbevis

Det kan vara svårt att bevisa för revisorerna att organisationen följer de processer som beskrivs i SOP:erna. ECM-system registrerar utförandet av återkommande uppgifter, vilket fungerar som bevis under revisionsprocessen. Om en SOP säger att kylskåpstemperaturen måste kontrolleras varje dag kan du tilldela den här uppgiften till lämpliga medarbetare som sedan kan verifiera att uppgiften har slutförts med en elektronisk signatur.

Effektiv processhantering och arbetsflöden för godkännande

ECM-system hjälper till att ersätta papper och Excel-baserade checklistor med elektroniska formulär som utnyttjar elektroniska och/eller digitala signaturer. Samma sak gäller för alla godkännandeprocesser - i stället för att jaga människor på kontoret för bläcksignaturer kan mobilappar och digitala signaturer användas för att dramatiskt effektivisera godkännande- och uppgiftshanteringsprocesserna.

SOP-hantering kan innebära en betydande börda för kvalitetsteamen, men ECM-lösningar i toppklass kan minska denna börda och hjälpa teamen att arbeta mer produktivt. Genom att samordna ECM och SOP-hantering uppnår organisationer förbättrad transparens, revision, arkivering, säkerhet, samarbete och processhantering.

Är du redo att effektivisera SOP-hanteringen och öka effektiviteten? Boka en gratis demo eller starta din kostnadsfria test period idag!