Digital transformation med hjälp av artificiell intelligens (AI) innebär att maskinintelligens används för att lösa problem och arbeta mer effektivt. Enligt Xerox slösar 46% av de anställda i små och medelstora företag fortfarande tid på ineffektiva, pappersrelaterade arbetsflöden varje dag. Det innebär att smarta dokumenthanteringssystem kan göra mycket för att förbättra dessa processer.

Företag som redan använder sofistikerade dokumenthanteringssystem får en konkurrensfördel. Den goda nyheten är att dessa smarta verktyg kan vara till störst hjälp när organisationer inte har förlitat sig så mycket på teknik tidigare och behöver komma ikapp. Ännu bättre är att smarta dokumenthanteringssystem har blivit tillgängliga och användbara för alla storlekar och typer av företag.

5 viktiga effektivitetsvinster med AI i dokumenthanteringen

Många organisationer och branscher kämpar fortfarande med pappersdokument. Även om företaget inte genererar dem kan de behöva använda pappersformulär från myndigheter eller affärspartners. Vissa företag har också tagit steget bort från fysiskt papper. Samtidigt har de kanske bara tagit ett litet steg mot digitalisering genom att bifoga kalkylblad eller inskannade formulär till e-postmeddelanden och lagra dem på olika hårddiskar på slumpmässiga, oorganiserade sätt. Alla dessa metoder innebär slöseri med tid eftersom de kan leda till den typ av dålig datahantering som orsakar överflödiga, felaktiga, förlorade och osäkra dokument.

Däremot kan man tänka sig några revolutionerande sätt att använda AI i dokumenthanteringssystem som M-Files för att snabba upp och förbättra integriteten i vanliga affärsmetoder:

Automatisera manuella processer. När dokumentet har skannats eller matats in kan AI-systemet automatisera en stor del av det manuella arbetet och samtidigt upprätthålla en god standard. Exempel på detta är att använda smarta system för att kategorisera och tagga poster, så att de är lätta att hitta nästa gång. Denna förmåga kan påskynda de inledande digitaliseringsinsatserna och hjälpa till med framtida uppgifter. När medarbetarna använder systemet är effektiva sökningar ofta beroende av korrekt taggning och kategorisering av dokument, men det här är ett område som ofta försummas när informationen matas in. Även om systemet inte automatiskt taggar och kategoriserar kan det tillämpa förinställda regler för att säkerställa att medarbetarna gör detta extra arbete när de skickar in nya dokument.

Snabba upp omvärldsbevakningen: Smarta system kan snabba upp omvärldsbevakningen. AI kan t.ex. upptäcka mönster i mycket stora datamängder mycket snabbare än människor kan. En rekryterande chef kan till exempel söka igenom CV:n med hjälp av ett intelligent system som hittar nyckelord som är kopplade till framgångsrika personer som anställts tidigare eller baserat på förinställda regler. Ett annat exempel kan vara att leta efter säsongsmässiga försäljningstrender från tidigare fakturor eller order.

Tillämpa struktur på ostrukturerad data. IT-personal är vana vid att se data organiserade i formaterade databaser eller rapporter. Ingen kan förvänta sig den typen av organisation i de flesta dokument. Istället kommer kommunikationen ofta i form av e-post, textmeddelanden, brev eller en annan organisations formulär. Förr i tiden var man tvungen att gå igenom den här typen av kommunikation för att få fram och organisera information. Idag kan intelligent datahantering göra en stor del av grovjobbet. Som exempel nämns ett utmärkt användningsfall på Adobe blogg:

"Ett mer dramatiskt exempel är att vissa företag använder AI och maskininlärning för att söka igenom e-post, sms och annan kundkommunikation för att förstå ord, semantik och känslor, och koppla dessa data till fakturerings- och servicehistorik för att förutse vem som kommer att köpa vilka produkter och tjänster. Det mest anmärkningsvärda är att dessa modeller regelbundet överträffar modeller som endast använder strukturerad data."

Effektivisera dokumentförberedelser. Istället för att behöva lära medarbetarna hur de ska formatera olika dokument på rätt sätt kan AI:n helt enkelt begära in information för nya, unika dokument. Systemet kan t.ex. automatiskt skapa ett anställningsavtal för nyanställda, baserat på den anställdes namn och annan information som redan finns i rekryteringsprocessen.

Förbättra dokumentsäkerheten. AI:s förmåga att säkra information kan visa sig vara en av dess största fördelar. Dokumenthanteringssystemet kan automatiskt skanna efter känslig information och flagga alla dokument som innehåller den. Ännu bättre är att programvaran kan upptäcka ovanliga förfrågningar om privata uppgifter och förhindra åtkomst eller varna säkerhetsteam. Enligt Market Watch kommer många av dagens cyberhot från insiderjobb, antingen avsiktligt eller oavsiktligt. AI kan erbjuda ett kraftfullt vapen mot alla typer av hot mot datasäkerheten.

Förbättra datakvaliteten. Ett smart dokumenthanteringssystem kan bidra till att minska antalet överflödiga data, fånga upp inmatningsfel och förhindra att filer hamnar på fel plats. Företagen behöver bra data för att kunna fatta effektiva beslut och bearbeta affärerna, och det är en annan funktion som AI kan bidra med.

Dokumentbaserad digital transformation kan effektivisera de flesta företag

AI i dokumenthanteringen kan förbättra effektiviteten på ett revolutionerande sätt för allt från jurister som behöver analysera dokument till detaljhandlare som måste förutse försäljningstrender. Den kan bringa ordning i kaos, ge användbara insikter och till och med hjälpa till att förhindra vanliga händelser som datainmatningsfel. För att få ut mesta möjliga av dina värdefulla data bör du överväga att få hjälp av ett smart dokumenthanteringssystem.