Kanske arbetar du för en av de tusentals organisationer som under de senaste åren har börjat använda Microsoft Teams för möten, chattar, videosamtal, avdelningsarbete, kundprojekt med mera. Eller så kanske ditt företag överväger att använda Teams för att hantera nödvändigheten av att arbeta hemifrån och samtidigt fortsätta att leverera värde till kunderna.

På ett eller annat sätt, efter den första upphetsningen över att ha hittat ett verktyg som kan gå långt för att hjälpa till med kommunikation och samarbete (och med GIF!), har du förmodligen börjat ställa frågor om hur dokument hanteras i Microsoft Teams och hur du kan göra det så att skapandet, klassificeringen och arkiveringen av dessa dokument är i linje med bästa praxis och regler.

Vi har intervjuat fem Microsoft proffs för att diskutera de vanliga utmaningar som deras kunder står inför när det gäller att använda Microsoft Teams för att hantera dokument, och deras rekommendationer för att säkerställa att utrullningen av Teams blir framgångsrik. Se vad dessa fem Microsoft experter - Alan Debijadi, Karoliina Kettukari, Jasper Oosterveld, Bill Tolson och Sharon Weaver - har att säga om dokumenthantering i Microsoft Teams.

Vad medarbetarna behöver

När du använder Microsoft Teams för dokumenthantering i din organisation är det bra att börja med att se till att medarbetarnas behov förstås och beaktas. Enligt de proffs på Microsoft som vi har intervjuat är en av de viktigaste sakerna att tänka på att det ska vara lätt att få tillgång till olika typer av information.

"Enligt min erfarenhet", säger Sharon Weaver, VD för Smarter Consulting, "vill användarna inte behöva gå till flera olika ställen för att hitta saker. Det är viktigt att Teams gör det möjligt för användarna att enkelt få tillgång till information från många olika system."

En synpunkt som också kom fram under vår chatt med Karoliina Kettukari: "Teams är det virtuella skrivbordet för alla Office 365-applikationer, men informationsmedarbetare har massor av andra applikationer som de använder. Nuförtiden kan vi redan integrera många andra applikationer i Teams, och jag tycker att det är rätt steg framåt."

Det handlar inte bara om att få tillgång till information som finns lagrad i olika system, utan också om att göra det snabbt och enkelt, vilket Alan Debijadi på Unitflybetonar: "Att ha snabb tillgång till vardaglig och viktig information är alltid användbart, och det viktigaste är att informationen är snabb och korrekt. Frågan i den här meningen är: Kan Teams uppfylla det just nu? Medarbetarna kommer alltid att välja snabbare och enklare lösningar, och om de inte kan det kommer de att välja det som är mer bekant."

Naturligtvis skiljer sig behoven åt mellan olika organisationer. Det är inte alla företag som behöver sammanföra information från nätverksmappar, CRM, ERP, äldre ECM-system och andra verktyg som används på olika avdelningar. Med utgångspunkt i sin erfarenhet av att arbeta med kunder i Europa uttryckte Jasper Oosterveld behovet av att se på varje specifik situation med en 360-gradersvy, samtidigt som han betonade riskerna med att närma sig dokumenthantering i Microsoft Teams ur ett snävt perspektiv.

"Vi har bara sett ett fåtal kunder som använder möjligheten att utbyta dokument mellan Teams och t.ex. ett CRM -system. Hur viktigt det är beror på organisationens krav och affärsprocessen. Den största risken, enligt min mening, är bristen på en integrerad sökupplevelse inom Microsoft Teams i kombination med externa informationssystem."

Dokumenthantering i Microsoft team

Det råder ingen tvekan om att Microsoft Teams innebär en del utmaningar för både administratörer och användare när det gäller dokumenthantering. Utmaningar som enligt Weaver främst beror på en positiv brytning med det förflutna.

"Den största utmaningen är att man måste tänka på grupprelevans i stället för informationsrelevans. Teams organiserar innehåll med behörigheter på gruppnivå, och därför måste arkitekturen stödja att alla medlemmar i gruppen ska ha tillgång till innehållet." I motsats till det traditionella tillvägagångssättet, där behörigheter tilldelas objekt (eller grupper av objekt), bör planeringen med Microsoft Teams istället ske "kring en grupp (eller undergrupp) av medlemmar som alla behöver tillgång till samma information, och sedan gruppera den efter ämne."

Det sätt på vilket information organiseras inom varje team är en utmaning för administratörer som utvecklar lämplig informationsarkitektur för distributionen av Microsoft Teams. Men det är också en utmaning för användare som har svårt att förstå var dokumenten finns eller hur de ska komma åt tidigare konversationer med sina kollegor.

"All skriftlig information är synlig, men ändå lätt att missa", säger Alan Debijadi. "Den största utmaningen för Microsoft Teams handlar om sökmöjligheter - det vill säga hur man hittar rätt information och hur man hittar den snabbt."

Jasper Oosterveld förklarade mycket tydligt varför detta händer och vilka de oönskade konsekvenserna är: "Den viktigaste informationen som delas och lagras i Teams är dokument. Teams är indelade i många kanaler. En kanal skapar automatiskt en mapp i det anslutna SharePoint-dokumentbiblioteket." Det är här du hamnar när du klickar på fliken Filer i en Teams-arbetsyta. "Avsaknaden av en integrerad filnavigeringsupplevelse förhindrar en tydlig översikt över allt lagrat innehåll i ett team, vilket resulterar i duplicering av dokument och medlemmar som går miste om värdefull information."

Dokument, bilder, inspelningar av möten, privata konversationer - och de dokument som delas i dem - lagras alla på olika ställen. Avsaknaden av ett centralt arkiv där allt lagras och som kan sökas är också ett problem när det gäller informationsstyrningsfrågor som arkivering, datalagring och e-discovery.

Bill Tolson, en av de främsta experterna på Microsoft och efterlevnad, som nyligen skrev en artikel på Archive360-bloggen om just detta ämne, hade följande att säga under vår intervju: "Teams har inte ett centralt arkiv där alla Teams dataobjekt kan lagras. Istället lagras [dessa] i OneDrive, SharePoint, privata dolda brevlådor och gruppdolda brevlådor. På grund av detta kan det vara komplicerat att ställa in lagringspolicyer i Teams-innehåll, eftersom varje förvar måste ha en Teams-lagringspolicy."

Tolson hade också några råd att dela med sig av till dem som ska börja använda Teams (eller som redan har börjat, men ännu inte uppmärksammat sådana ämnen).

"Först måste du vara medveten om vad den inbyggda Teams-arkiveringen kan göra och vad den inte kan göra. Sedan bör du inse att Teams datalagring är spridd över flera Office 365-appar. Och slutligen, för att säkerställa att Teams-data arkiveras på ett kompatibelt och juridiskt försvarbart sätt, kan det vara lämpligt att använda ett tredjepartsverktyg som är specifikt byggt för Teams arkiveringsbehov."

Ett sista ämne som ofta kommer upp när man pratar om dokumenthantering i Microsoft -team är informationssäkerhet. Som Karoliina Kettukari uttrycker det: "Allt i dina Teams är synligt och redigerbart för alla dina teammedlemmar och gäster, och det är grundförutsättningen för modernt kunskapsarbete."

För att motverka risken för att känslig information oavsiktligt exponeras, åtminstone på kanalnivå, lanserade Microsoft nyligen privata kanaler. Bland de experter som vi har intervjuat råder det stor enighet om att privata kanaler kan vara ett bra sätt att se till att vissa dokument hålls säkra.

"Det finns några olika sätt att hantera unika behörigheter, men det enklaste för administratörer är att helt enkelt skapa en privat kanal", säger Weaver. "Detta skapar en separat SharePoint-webbplats för att stödja filer som endast en del av teamet behöver komma åt. Kanalen kommer bara att vara synlig för medlemmar i den privata kanalen och inte visas för dem som inte har tillgång till den."

Planering i förväg

Vi publicerade nyligen en bloggartikel som heter 7 frågor du behöver besvara för att effektivt använda Microsoft Teams för informationsstyrning. I artikeln argumenterade vi för vikten av att implementera Teams i din personalstyrka med avsikt och planering, utarbeta riktlinjer och investera tid och resurser i utbildning.

Detta gäller särskilt när det gäller dokumenthantering i Microsoft Teams, och alla proffs som vi har intervjuat har också betonat behovet av att stödja användaranpassningen med en lämplig strategi.

"Den största utmaningen för en slutanvändare är när det inte finns några tydliga riktlinjer för grundläggande informationshantering", säger Karoliina Kettukari. "När ska jag skapa ett nytt team? När räcker det med en kanal? Ska den vara offentlig eller privat? Vilken typ av dokument kan jag lagra i Teams? Hur är det med informationsarkivering och känslig information?" Detta och mycket mer är frågor som bör besvaras långt före implementeringen: "Tänk på Teams styrning, teamtilldelning och livscykelmodell, inklusive riktlinjer för dokumenthantering, och överväg dessa innan du ens tilldelar licenser till slutanvändarna. Gör det enkelt, skapa visuella riktlinjer och lägg ner lite arbete på att kommunicera riktlinjerna."

Jasper Oosterveld rekommenderar en inledande workshop med olika intressenter. "Jag rekommenderar starkt att du börjar med en styrningsworkshop. Workshopen resulterar i en styrningsstrategi för implementeringen av Microsoft Teams inom organisationen för att säkerställa kvaliteten på Microsoft Teams inom organisationen."

När styrningsplanen väl är på plats har Sharon Weaver några mycket intressanta och tankeväckande tips om hur man ska gå tillväga för att kommunicera den. "Implementera en blandning av inspelad och live-utbildning tillsammans med uppföljning och dedikerade kontorstider för frågor och svar för att säkerställa att dina användare förstår hur ditt företag kommer att använda Teams.

"Börja också med några pilotteam som har en bra attityd och som kommer att berätta om sina framgångar för alla. Genom att visa användarna exempel på hur andra använder Teams på ett framgångsrikt sätt inom ramen för de implementerade styrningsplanerna kan de se att de snabbt kan få tillgång till den information de behöver och begränsa tillgången till information de inte behöver."

Slutliga tankar

När det gäller att hålla kollegorna uppdaterade, starta ett videosamtal eller komma överens om nästa steg i ett kundprojekt är Microsoft Teams ganska intuitivt och kräver förmodligen inte någon intensiv planering eller utbildning. När allt kommer omkring passar det bra in i en ny tradition av kommunikationsverktyg som vi har blivit mer och mer vana vid och vars huvudsyfte är att göra det enkelt för medarbetarna att samarbeta och utbyta information, utan de hinder som finns i mer traditionella system.

Ändå är det förmodligen just denna förtrogenhet och intuitivitet som gör Teams till en utmaning för både administratörer och slutanvändare när det gäller att se till att dokument och information hanteras enligt interna och externa regler.

Medarbetarna förstår inte alltid att det de säger eller delar med sig av i en privat chatt med en kollega kan utsätta organisationen för olika typer av risker. Samtidigt, som Bill Tolson uttrycker det, arbetar de fortfarande huvudsakligen utifrån antagandet att deras arbetsdata är deras egen, "och att de kontrollerar den lokalt, vilket gör den nästan osynlig för advokater och dramatiskt ökar inkassokostnaderna."

Därför är det viktigt att chefer och IT-ansvariga tar ledningen och noggrant planerar utrullningen av Teams (och andra verktyg för den delen), engagerar intressenter tidigt i en diskussion om behov och vad som måste göras samt investerar i inledande och kontinuerlig utbildning.

De fem Microsoft -proffs som vi intervjuade har inte missat chansen att dela med sig av sina perspektiv på detta till vår publik, och vi är djupt tacksamma för deras tid och insikter. För att avsluta med en lysande påminnelse från Karoliina Kettukari är det viktigt att vara medveten om att i avsaknad av bättre förståelse och tydliga riktlinjer "kommer medarbetarna att arbeta på gamla sätt och med gamla verktyg, eftersom det är vad de känner till. Det okända och oklara är alltid mer skrämmande."

Om experterna på Microsoft

Alan Debijadi

Alan Debijadi är medgrundare och COO på Unitflyett företag som kopplar samman rätt teknik och verksamhet. Han har varit Senior Software Architect för ett av de ledande kroatiska IT-företagen och har arbetat med integration och automatisering av olika företagssystem, lokala lösningar och molnlösningar.

Karoliina Kettukari

Karoliina Kettukari är en Teams user adoption consultant och Microsoft MVP. Hon guidar företag genom den digitala transformationsresan och hjälper organisationer att utveckla modernt lagarbete och förbättra intern kommunikation med hjälp av Teams och andra Office 365-verktyg.

Jasper Oosterveld

Jasper Oosterveld arbetar som konsult för ett holländskt företag som heter InSpark. I sin roll guidar han kunder som implementerar, styr och antar Microsoft Teams. Utöver det är han också en 6-faldig Microsoft MVP för Office Apps & Services.

Bill Tolson

Bill Tolson är Vice President för Global Compliance & eDiscovery på Archive360. Han har mer än 20 års erfarenhet av arkiv-, informationsstyrnings- och eDiscovery-branschen. Han är en flitigt anlitad talare vid branschevenemang inom juridik och informationsstyrning och har skrivit fyra e-böcker i ämnet.

Sharon Weaver

Sharon Weaver, VD och koncernchef för Smarter Consulting, är en Microsoft Certified Trainer och Microsoft Office 365, Process Improvement och Productivity Expert. Sharon talar professionellt vid lokala, nationella och globala evenemang och undervisar i ämnen som Office 365, Business Analysis, Six Sigma, Leadership.