Kan virtuell kommunikation vara lika effektiv som kommunikation ansikte mot ansikte?

Vi vet alla att virtuell kommunikation helt enkelt inte är samma sak som kommunikation ansikte mot ansikte. Och jag tror att vi alla kan hålla med om att virtuella interaktioner ofta kan kännas mindre än om de hade genomförts ansikte mot ansikte.

Som Lead Manager för M-Files Enablement and Training-organisationen känner jag till dessa skillnader mycket väl. Långt innan coronapandemin hade vårt team fått i uppdrag att skapa engagerande, proaktiva och produktiva inlärningsupplevelser - oavsett om de sker ansikte mot ansikte eller på distans. Och även om det finns obestridliga fördelar med interaktioner ansikte mot ansikte, vet jag också att virtuella interaktioner kan vara lika effektiva beroende på hur man närmar sig dem.

Det är viktigt att kompensera för det som saknas i den virtuella kommunikationen

Oavsett om det handlar om ett möte, ett utbildningstillfälle eller ett webbinarium är all kommunikation beroende av aktivt engagemang. Om en deltagare är oengagerad - antingen genom att inte bidra till dialogen eller genom att inte lyssna aktivt - kommer kommunikationsinsatserna inte att lyckas.

Under min karriär som utbildare av slutanvändare har jag ägnat mycket tid åt att ta reda på hur man får människor att engagera sig i ett ämne eller en aktivitet, även om de inte är motiverade att göra det. Jag kan intyga att det är mycket lättare att skapa engagemang när man möts ansikte mot ansikte.

När du interagerar med någon ansikte mot ansikte finns det en social skyldighet att engagera sig och vara närvarande hela tiden. Det finns en annan person framför dig som försöker interagera med dig och det skulle vara oartigt att inte svara eller engagera sig. I interaktioner ansikte mot ansikte är det därför i sig lättare att kräva engagemang om du leder showen, eftersom människor redan känner sig skyldiga att göra det av artighet. Det är också lättare att hålla uppe engagemangsnivån i ett personligt möte eftersom det finns feedback i realtid genom kroppsspråk och andra subtila signaler. Du kan mäta engagemanget och anpassa kommunikationen därefter genom att avgöra om deltagarna tittar på talarna, skakar på huvudet eller med rösten visar att de registrerar och engagerar sig i vad andra säger.

I virtuella sessioner, särskilt utan webbkameror, saknas alla dessa ledtrådar och det finns ingen social skyldighet att engagera sig. Faktum är att många tycker att det är lätt att sluta engagera sig i virtuella sessioner eftersom det finns mycket inom räckhåll som de kan bli distraherade av och det inte finns någon som kräver att de ska engagera sig.

Bristen på ledtrådar och kroppsspråk kan också vara mycket förvirrande när man övergår från personlig till virtuell kommunikation, särskilt om man leder en grupp, eftersom man inte har någon möjlighet att veta hur de andra tar emot det man säger om de inte anger det i chattrutan eller sätter på mikrofonen och säger det.

Sammanfattningsvis är det mycket som saknas i virtuell kommunikation, nämligen artigheten och skyldigheten att engagera sig. Det är viktigt att inse när vi går vidare med det här nya arbetssättet, för om vi ska kunna behålla samma engagemangsnivåer i vår fjärrkommunikation måste vi närma oss virtuell kommunikation på ett annat sätt för att kompensera för det som saknas.

Hur man odlar (och insisterar på) engagemang i virtuell kommunikation

1 | Webbkameror

Låt oss få den uppenbara rekommendationen ur vägen. Webbkameror... Sätt på dem. Eller åtminstone bör huvudtalaren, facilitatorn eller presentatören ha sin webbkamera påslagen. När kameran är påslagen finns det en inre press att delta och hålla fokus. Redan detta skapar en större skyldighet att engagera sig och ger en bättre känsla av interaktion mellan personer.

Men jag inser också att webbkameror under vissa omständigheter inte är genomförbara och att vissa människor föredrar att klara sig utan dem. Följande punkter erbjuder därför alternativ för att främja engagemang i virtuell kommunikation utan kameror.

2 | Ha regelbundna avstämningar

Ett annat sätt att främja engagemanget i virtuella miljöer är att omstrukturera dialogen. Som tidigare nämnts, om du inte kan se de personer du kommunicerar med, går du miste om mycket viktig feedback. Om du monologiserar eller delar med dig av information i ett virtuellt möte utan webbkameror bör du därför planera in regelbundna frågor eller incheckningar för att se till att alla förstår, följer med och engagerar sig i ämnet. Du kan också lägga in reflekterande frågor eller aktiviteter för att säkerställa att deltagarna är aktiva i sitt engagemang.

En av fördelarna med virtuell kommunikation är att du kan uppmana deltagarna att checka in med metoder som inte kräver röstligt deltagande, till exempel genom att använda mötets chattfönster. På våra teammöten ber jag ofta deltagarna att tycka till om ett visst ämne genom att ge feedback i chattfönstret, till exempel genom att göra tummen upp eller tummen ner. Detta ger även mer introverta deltagare möjlighet att uttrycka sina idéer, frågor eller perspektiv på ett sätt som de känner sig mer bekväma med.

Som utbildare medger jag att regelbundna incheckningar är bästa praxis i allmän kommunikation, eftersom inlärning kräver aktivt engagemang i information. Jag rekommenderar därför att du gör detta till en vana, inte bara i din virtuella kommunikation utan i din övergripande kommunikationsstil.

3 | Var tydlig och direkt med vad du försöker uttrycka och varför det är viktigt för publiken

Människor blir piggare och engagerar sig automatiskt när de stöter på information som är relevant för deras intressen eller arbete. Alla lärare och utbildare vet detta och en del av den pedagogiska processen är att skapa en koppling mellan det vi försöker lära ut och det som deltagarna är intresserade av eller redan vet.

Detta är särskilt viktigt att känna till när du är huvudtalare eller presentatör i en virtuell miljö. För att skapa mer engagemang rekommenderar jag att du paketerar ditt budskap direkt till publiken och kopplar ditt budskap till dem.

Folk lyssnar bara på hur man gör det när de har förstått vad som händer och varför det är relevant. Så istället för att bara förklara vad, förklara också varför. Det kan du göra genom att använda vissa förpackningssignaler:

• "Anledningen till att den här informationen är relevant för vårt team är att..."
• "Vad jag vill att du ska ta med dig från det här är..."
• "Anledningen till att jag kommunicerar detta är att..."
• "Här är vad detta innebär för ditt arbete..."
• "Det här är vad du behöver förstå om den här bilden..."

4 | Tydligt definiera och uttrycka sessionens syfte, mål och agenda i förväg

För mig är detta ett måste vid varje möte, men låt mig förklara varför det är särskilt viktigt när det gäller virtuella interaktioner. Det är helt enkelt så. Människor kommer inte att engagera sig om de inte vet hur de förväntas engagera sig. Vid virtuella möten är det viktigt att eliminera alla oklarheter om varför den här sessionen äger rum och varför alla har bjudits in att delta. Det enklaste sättet att göra detta är att i mötesinbjudan tydligt uttrycka syftet med sessionen, vad du hoppas uppnå och vad du förväntar dig av alla inblandade.

Här är ett exempel på en inbjudan:

Syftet med det här mötet är att besvara frågor som vägleder planeringen av det framtida utbildningsevenemanget. Svaren kommer att ge mig information för att skapa en plan för utbildningsevenemanget (inklusive agenda och tidslinje) som du sedan kan lägga till i kalenderinbjudningarna som skickas till alla deltagare. Det här mötet är endast avsett för diskussion. Vi kommer inte att skapa planerna under den här sessionen, men jag kommer att skicka dem till dig nästa dag för granskning.

Förbered dig på att svara på följande frågor under vår session:

• Vilka är de personer som behöver utbildningen?
  • Vilka är deras tidigare kunskaper om M-Files och vilka uppgifter gör de regelbundet med M-Files nu?
  • Hur många personer behöver utbildning?
• Hur ser framtiden ut efter utbildningstillfället?
  • Vad kommer medarbetarna att göra annorlunda efter den här utbildningen?
  • Vad kommer deltagarna att göra på egen hand efter detta utbildningstillfälle?
  • Vad kommer människor att veta efter detta utbildningstillfälle?
• Vilka ämnen vill du ska tas upp under utbildningen?
• När vill du ha detta utbildningstillfälle?

Denna exempelinbjudan uttrycker tydligt varför detta möte äger rum, allas roll och vad facilitatorn hoppas uppnå. Med en sådan tydlighet blir förväntningarna på engagemanget tydliga och otvetydiga.

Det finns mer att säga om detta, särskilt när det gäller affärskritiska interaktioner med kunder...

Jag har ägnat en stor del av min karriär åt att odla och främja engagemang i evenemang. Så när COVID 19 förändrade arbetsmiljön och flyttade affärskritiska interaktioner till virtuella utrymmen såg jag det som en möjlighet att använda min erfarenhet i arbetet.

Virtuell kommunikation har gått från att vara något som är trevligt att ha till att vara något som måste göras för att hålla verksamheten flytande. Och för företag i branscher där kundupplevelsen är A och O är det viktigt att aktivt strategisera och tänka om när det gäller virtuell kommunikation för att säkerställa att kundservicen inte äventyras.

Därför har jag lett flera workshops på M-Files för att ta fram bästa praxis för att upprätthålla högkvalitativa kundupplevelser från hemmakontoret. Jag inbjuder dig att ta del av resultaten av våra workshops och lära dig M-Files sätt att engagera kunden i upplevelser och interaktioner med högt värde virtuellt hemifrån.