Under en upphandlingsprocess är avkastningen på investeringen ofta den viktigaste frågan som ställs. När allt kommer omkring vill alla företag veta att de pengar de spenderar på programvara har en tydlig fördel och att pengarna är värda fördelen med att ha programvaran.

Så när det gäller programvara för dokumentautomatisering, var är ROI-ökningen? Svaret kokar ner till tre enkla men universella koncept: sparad tid, sparade pengar och räddat rykte. Låt oss dyka djupare...

Tidsbesparing

För advokatbyråer, bolagsjurister och andra yrkesverksamma är tidsbesparing - de timmar av tråkigt, manuellt arbete som din personal kan använda till något mer produktivt - ett av de viktigaste "försäljningsargumenten" för alla program för dokumentautomatisering.

Det kan vara möjligt att bedöma hur lång tid det tar att skapa dokument från de berörda advokaternas tidsregistrering - även om erfarenheten visar att människor tenderar att slå samman olika uppgifter till en berättelse och att det därför kan vara svårt att få det till 100 procent korrekt.

Om du inte kan få tag på uppgifterna är reservalternativet att fråga de berörda juristerna hur lång tid de uppskattar att det tar att skapa dokumentet.

Om man använder det senare tillvägagångssättet kommer det att finnas alla möjliga variabler som påverkar deras svar. Den som till exempel återanvänder samma mall från sin hårddisk och bara justerar några av delarna varje gång kommer sannolikt att säga att det tar kortare tid att skriva ett utkast. Den uppskattningen tar dock inte hänsyn till tidsåtgången för fel som flaggas i godkännandefasen eller tidsåtgången för framtida hantering av klagomål där den mall som används innehåller den tidigare kundens uppgifter till exempel. Det är förmodligen klokt att ta ett genomsnitt av hur lång tid det för närvarande tar för teamet som helhet.

När det gäller hur lång tid det tar efter implementeringen av programvara för dokumentautomatisering kan det vara värt att göra en pilot med leverantören innan du skriver under på den streckade linjen. Det ger dig en uppfattning om verktygets kapacitet i ett verkligt användningsfall och kan ge den information som krävs för att avgöra hur lång tid det kommer att ta efter att det har implementerats (även om det bara handlar om ett eller ett par dokument).

Genom att förstå både tidsåtgången före och efter implementeringen under en viss period får du en uppfattning om vilka besparingar som kan göras per månad eller år. Den här informationen kan möjliggöra strategiska beslut om resursfördelning - men det finns en brasklapp: tidigare resultat är inte alltid detsamma som framtida resultat.

För interna team som kanske har kapacitetsbrist är implementering av en lösning för dokumentautomatisering som gör det möjligt för andra inom verksamheten att skapa första utkast till juridiska dokument ett utmärkt sätt att öka kapaciteten i teamet. Att ge andra inom verksamheten möjlighet att enkelt skapa dokument på företagets papper gör också granskningarna snabbare och enklare för juristteamet - i stället för att behöva granska en mängd olika avtal från tredje part.

Spara pengar

Att beräkna hur mycket pengar en byrå kan spara på att automatisera sina dokument kan vara en utmaning, men det är möjligt. Vanligtvis ser vi att advokatbyråer utvärderar följande innan de implementerar dokumentautomatisering:

- Förståelse för vilka dokument de för närvarande utarbetar
- Hur lång tid det tar att upprätta dem
- Hur ofta utarbetas dokumenten?
- Vem som upprättar och godkänner dem

Att registrera den informationen, även om det är en förfinad uppskattning, ger en baslinje som advokatbyråer kan använda för att mäta effektivitetsvinster efter implementeringen. Vi rekommenderar att advokatbyråer väljer ut en av de bästa kandidaterna för dokumentautomatisering och låter den genomgå ett av våra pilotprojekt för att vetenskapligt bedöma effektivitetsvinsterna. Detta kommer att ge en solid grund för utrullningen av ytterligare dokument och ge energi till de team som vill digitalisera sitt sätt att skriva utkast.

Det finns olika sätt att beräkna kostnadsbesparingar - som till stor del beror på hur advokatbyrån tar betalt för arbetet, om det är fakturerbara timmar eller fast avgift. Dokumentautomation gynnar naturligtvis projekt med fast arvode för att öka marginalerna - och om man implementerar det kommer man att spara pengar på varje dokument som produceras. Även om det inte är lika uppenbart gynnar dokumentautomatisering också arbete som faktureras per timme - särskilt om det minimerar avskrivningsbeloppet.

Tidsbesparingar frigör jurister för att utföra annat debiterbart arbete - och därmed bli mer lönsamma individuellt. Detta är utöver kostnadsbesparingarna från eventuella klagomål eller anspråk till följd av redaktionella fel som att använda uppgifter om tidigare klienter i ett avtal eller att inte använda marknadsstandard eller senaste formulering. Att kopiera och klistra in text har sina risker!

Syftet med dokumentautomatisering är att skapa effektivitet i upprättandet av dokument. En biprodukt av detta är dock att det är möjligt att flytta den första generationen av avtalsförslag nedåt i tjänstgöringsgrad.

Mer senior personal skulle ha varit med och skapat dokumentmallen från början, förstått hur den fungerar villkorligt och förstått vilka datainmatningar som krävs och när. Den kunskapen utnyttjas sedan i automatiseringen av mallen, vilket gör det möjligt för mer juniora medarbetare att snabbt upprätta avtal baserat på de begränsningar som anges i automatiseringen - dokumentet används, indata läggs till eller villkorsklausuler läggs till.

Detta gör det möjligt för juniora medarbetare att snabbt skapa utkast till dokument, sänker kostnaden för varje dokument som produceras och innebär potentiellt att godkännanden från seniora jurister minskar eftersom standardmallar för teamet används.

Bevarande av anseende

En immateriell fördel med dokumentautomatisering, och särskilt kundinriktade dokumentautomatiseringsverktyg som M-Files Ment , är att ryktet förbättras. Men hur?

Konsekvent produktion är viktigt. Större klienter på advokatbyråer kommer förmodligen att instruera flera team inom en advokatbyrå - de dokument de får bör vara konsekventa mellan olika verksamhetsområden för att upprätthålla förväntningarna på produktionen.

Dokument som genereras från korrekt underhållna mallar kommer alltid att innehålla de senaste marknadsmässiga standardvillkoren.
Datainsamling som riktar sig till klienten kan göra processen mycket enklare för klienten att tillhandahålla information till advokaten innan denne skapar ett utkast till avtal.

Interna kunder för bolagsjurister och externa kunder för advokatbyråer kan se att tekniken används för att ge bättre och snabbare service.

M-Files Ment utrustar organisationer med unika självbetjäningsverktyg som gör det möjligt för kunskapsarbetare att distribuera automatiserat innehåll var som helst och skapa dokument direkt från tredjepartsinmatning på ett säkert och kompatibelt sätt.

Besök produktsidanM-Files Ment för att se hur du kan använda 100 procent kodfri programvara för dokumentautomatisering.