Fusionner l’IA, la GED et l’automatisation, est-ce possible ?

Accepter le changement : fusionner l'IA (intelligence artificielle), la GED (gestion documentaire) et l'automatisation des workflows

Les collaborateurs recrutés pour leur créativité et leur esprit critique de haut niveau, perdent actuellement du temps sur des tâches répétitives. Avec 41% de leur journée consacrée à ces activités, il est urgent au niveau mondial de trouver une solution qui libère les collaborateurs des tâches monotones et chronophages.

Le recours à la technologie est incontournable pour augmenter l’efficacité et rationaliser les processus, mais adopter une nouvelle technologie uniquement pour des raisons techniques peut perturber l’harmonie d’une organisation. C'est pourquoi il est important de dématérialiser les processus sans compromettre son activité.C’est là que l’intelligence artificielle (IA) et l’automatisation de la gestion de l'information entrent en jeu. Qu’il s’agisse de création de documents, de gestion de workflows et des processus métier, ou de suivre un ensemble de processus, l’automatisation avec l’IA garantit que tout se passe bien sans intervention humaine.

Le rôle de l’IA dans l’optimisation de la structure des workflows

Le duo formé par l'IA et l'automatisation des workflows représente l'avenir du travail. Les tâches répétitives ne feront plus perdre de temps aux collaborateurs. Ils vont dépasser les limites des processus manuels et se concentrer sur le travail créatif en optimisant leur temps.

Dans l’automatisation des workflows, l’IA joue un rôle central dans l'allègement des processus. Son rôle principal réside dans sa capacité à décharger les collaborateurs du poids des tâches manuelles et chronophages, améliorant ainsi leur expérience globale.

L'IA et l'automatisation prendront en charge tous les éléments des workflows et des processus métier qui peuvent être automatisés, en les simplifiant. Les workflows répétitifs seront réalisés par les logiciels d'automatisation. La création et la gestion des documents, leur classement et leur organisation, et même la mise en page standard des e-mails seront automatisés.

Les workflows ne seront plus réalisés étape par étape par les collaborateurs. La suppression de cette tâche répétitive va leur libérer du temps pour se concentrer sur leurs missions principales, dans le but d'améliorer leur productivité et d'augmenter leur efficacité.

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L’avenir du contrôle des documents

L’automatisation des documents est l’un des outils les plus puissants de l’automatisation des workflows. La prise en charge par l'IA du contrôle des documents classiques, comme la mise en page, raccourcit les workflows monotones associés à la gestion des documents.

La création et l'organisation intelligentes de documents constituent l'un des plus grands avantages de l'automatisation du travail. L'IA génère des documents à partir de modèles préapprouvés et supprime ces tâches chronophages pour les travailleurs.

Les systèmes d'archivage de documents numériques dotés d’une automatisation utilisant l'IA rendent le tri et la recherche de documents plus rapides et plus faciles. L'organisation automatique du stockage des fichiers électroniques accélère et facilite le partage sécurisé des documents.

La gestion des documents numériques (GED)effectuée par un système automatisé va rendre le travail de demain davantage concentré sur les tâches et les objectifs. Les collaborateurs achèveront leurs projets plus rapidement et sans le risque d'erreur lié au travail manuel.

L’IA dans l’automatisation des workflows : améliorer et non remplacer

Les inquiétudes persistent quant à la révolution technologique et les systèmes automatisés qui supprimeraient des emplois. Il est important de comprendre que l'objectif de l'IA est de prendre en charge les tâches non créatives et chronophages qui entravent l'innovation par l’homme.

L'IA est un outil logiciel puissant. Elle laisse entrevoir des possibilités très intéressantes, de la gestion des documents jusqu’aux processus d'entreprise complexes. Au lieu de remplacer les collaborateurs, l'IA devient un catalyseur de l'évolution de la structure des workflows.

Il est essentiel de considérer l'IA comme un assistant précieux qui complète les capacités humaines , plutôt que comme une menace pour la sécurité de l'emploi. Au fur et à mesure de son évolution, l'IA a le potentiel de rationaliser davantage les processus métier et d’être source d'inspiration pour les collaborateurs.

L’IA, les workflows, la sécurité et la conformité

L’automatisation des workflows améliore la sécurité et la conformité. C’est particulièrement vrai dans les secteurs où la réglementation est stricte, une plateforme d’automatisation des workflows peut gérer les priorités et automatiser les mesures de sécurité.

Les contrôles de sécurité automatisés réduisent le risque d’erreur humaine et éliminent le danger d’une fuite de données sensibles. Des workflows et des documents standards formatés garantissent que la gestion de l’information est sécurisée et sous contrôle.

Collaboration

L’automatisation des workflows améliore et facilite également la collaboration. Les workflows harmonisent le travail fait par différentes personnes et peuvent suivre les tâches ou lever le voile sur les responsabilités.

L’automatisation de la gestion de l’information apporte une structure à la collaboration. Elle garantit que les efforts de collaboration fonctionnent bien et de manière unifiée.

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Plus que l’automatisation des workflows

Les technologies émergentes étendent le potentiel de l’IA pour aller plus loin que la simple automatisation des tâches. Les collaborateurs peuvent utiliser l’IA pour poser des questions, analyser les données, et générer du contenu sur la base d'échantillons ou d'instructions.

L’IA agit comme un partenaire, apportant son aide pour faciliter la gestion des workflows et des processus métier, contribuant ainsi à une gestion de l’information plus efficace et rationalisée.

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Workflows et IA

L’IA et l’automatisation des workflows ne sont pas de simples tendances, il s’agit de la nouvelle phase de la gestion de l’information. Lorsque les collaborateurs adoptent l'automatisation, la combinaison de leur expertise et des systèmes autonomes entraîne une augmentation de leur productivité au travail.

FAQ : Tout ce que vous devez savoir sur l’automatisation de la gestion de l'information, la gestion documentaire (GED) et l'intelligence artificielle (IA)

Qu’est-ce que l’automatisation de l’information ?

L’automatisation de l’information est l’utilisation de la technologie pour réaliser des tâches qui nécessitent habituellement l’intelligence humaine et une prise de décision.

Pourquoi utiliser l’automatisation de la gestion de l’information ?

L’automatisation de l’information simplifie les tâches répétitives et permet aux professionnels de se concentrer sur la résolution de problèmes complexes.

En quoi l’automatisation de la gestion de l’information est-elle disruptive ?

Elle exécute des tâches traditionnellement effectuées par des humains, ce qui entraîne une modification des rôles, des compétences et des processus métier.

Comment les chefs d’entreprise doivent-ils mettre en place la gestion des décisions dans les processus métier utilisant l’automatisation de l’information ?

Les chefs d'entreprise devraient déterminer les points de décision importants dans leurs processus et avoir recours à l'automatisation de l’information. Avec des programmes dotés de capacités d'apprentissage, ils peuvent s'assurer que la prise de décision devient plus pertinente au fil du temps.