Antti Nivala, grunnlegger og administrerende direktør, M-Files
25. januar 2023

I dagens forretningsklima går ting raskere enn noen gang. Organisasjoner har nå i oppgave å administrere og beskytte mer informasjon, og hastighet og effektivitet har tatt over som to av toppprioriteringene som gjør det mulig for organisasjoner å holde tritt med forretningstempoet.

Imidlertid er mange bedrifter fortsatt avhengige av de gamle tilnærmingene for å håndtere denne tilstrømningen av informasjon, for eksempel flertrinnsprosessen med å sende ut post, vente og svare før en kontrakt kan sluttføres. Organisasjoner i dag bør i stedet vurdere løsninger som gjør dem i stand til å øke produktiviteten, forbedre effektiviteten og levere betydelig forretningseffekt. En måte organisasjoner kan oppnå disse målene på, er ved å inkorporere automatisering i deres eksisterende arbeidsflyter.

Automatisering av arbeidsflyt automatiserer daglige arbeidsoppgaver i henhold til forhåndsbestemte forretningsregler for å øke konsistensen, forbedre effektiviteten og oppnå raskere gjennomstrømning. Det bidrar til å gjøre prosesser i den virkelige verden enklere å følge og mer repeterbare. Arbeidsflytautomatisering gjør sjelden en prosess helautomatisert, men effektivisering og eliminering av mekaniske trinn, og veiledningen den gir, kan ha en meningsfull innvirkning på bunnlinjen.

For eksempel, her er noen av fordelene som kan forventes av arbeidsflytautomatisering:

Økt produktivitet

Automatisering av spesifikke oppgaver rundt klientinformasjon kan bidra til å redusere noen av de dagligdagse, tidkrevende oppgavene som ofte fører til unødvendige sykluser. Gjennom automatisering av arbeidsflyt blir ansatte i stedet veiledet gjennom prosessen automatisk, slik at de ikke trenger å fysisk huske hva som kommer etterpå eller bruke utallige minutter på å søke etter det for lengst tapte dokumentet.

Når en ansatt starter et nytt klientprosjekt, for eksempel, kan arbeidsflytautomatisering automatisk gi bakgrunnskonteksten, samt forhåndsutfylle maler for prosjektleveranser. På samme måte, når leveransene ferdigstilles, kan arbeidsflytautomatisering sikre at alle nødvendige gjennomganger og godkjenninger er fullført før det endelige resultatet deles.

Følelse av sikkerhet Med arbeidsflytautomatisering kan eksisterende prosesser settes opp for å følges intuitivt slik at arbeidet utføres i tide og informasjonen proaktivt leveres til riktig destinasjon. De riktige arbeidsflytene, sikkerhetskontrollene, arkivhåndteringen og godkjenningene blir automatisk brukt på informasjon, og bidrar til å sikre at ansatte ikke lenger trenger å være redde for å gjøre feil.

Sterke samsvarsstandarder

Å administrere informasjon er en kritisk del av å oppnå samsvar, spesielt i sterkt regulerte bransjer.

Arbeidsflytautomatisering kan automatisk sikre at policyer håndheves, dokumenter er sikret og filer opprettes, lagres, brukes og beholdes på måter som overholder regulatoriske krav. Automatisering av arbeidsflyt kan bidra til at prosjekter går gjennom alle nødvendige trinn på riktig måte, og at alle regler følges for å oppfylle samsvarskrav, noe som kan bidra til å sikre at bare de rette personene har tilgang til sensitiv informasjon.

Forbedret revisjonsspor

Automatisering av arbeidsflyt kan også gjøre det mulig for organisasjoner å spore informasjonsversjonshistorikk og umiddelbart se et revisjonsspor. Hvert trinn dokumenteres automatisk med et dato- og tidsstempel. Organisasjoner får umiddelbar revisjonssporsynlighet på tvers av alle dokumenter for å lette kontrollovervåkingen og vise bevis på samsvar.

De sporbare postene levert av automatiserte arbeidsflyter gir bevis på at en påkrevd prosess blir fulgt, for eksempel tilgang som kun gis til spesifikke individer, noe som er verdifullt for å møte strenge krav til ekstern revisjon. For eksempel kan et ISO-kompatibelt selskap som har implementert arbeidsflyter i et kvalitetsstyringssystem (QMS) bevise at de behandler korrigerende og forebyggende handlinger riktig.

Slik kommer du i gang med arbeidsflytautomatisering

Etter hvert som bedrifter fortsetter å legge til flere verktøy til teknologistabelen sin – fra ERP (enterprise resource planning) til CRM (kunderelasjonsadministrasjon) og HR-systemer (menneskelige ressurser) – det er viktig å sikre at innsatsen ikke dupliseres på tvers av flere systemer. Arbeidsflytautomatisering kan være det praktiske verktøyet som limer alt sammen.

For å starte din arbeidsflytautomatiseringsreise, er det viktig å huske at det er OK å begynne i det små og vokse. Begynn med en prosess som ikke vil være altfor komplisert å automatisere og bruk den som et middel for å validere løsningen, lette endringsledelsen og lære hvordan du best implementerer automatisering i organisasjonen din.

Tenk på en prosess som ikke er forretningskritisk, så hvis det er problemer eller forsinkelser med implementeringen, er effekten minimal. En prosess som er begrenset i omfang med hensyn til organisasjonen (dvs. en avdelingsspesifikk prosess, snarere enn bedriftsomfattende) er ofte et godt utgangspunkt. Å starte med en prosess som er begrenset i omfang, kan også muliggjøre mer effektiv testing og iterering i en mindre gruppe for å få den mest praktiske tilbakemeldingen.

Når automatisering av ikke-kritiske prosesser har blitt mestret, er det lettere å bygge videre på det ved å automatisere flere og mer komplekse løsninger. Å starte i det små gjør deg i stand til å bedre forstå og definere målene dine for å implementere en automatisert løsning, slik at du kan sikre at automatiseringen forbedrer prosessene over tid og gir den ønskede verdien.

Når man inkorporerer automatisering av arbeidsflyt, er den største hindringen vanligvis det faktum at folk er så vant til å manuelt godkjenne og flytte informasjon, at de har gjort dette til en nøkkeldel av jobben deres kontra å virkelig forstå at det rett og slett er travelt arbeid. Å ha diskusjonene med ansatte for å hjelpe dem å forstå hvordan automatisering av arbeidsflyt kan hjelpe dem med å fokusere på arbeid med høyere verdi, i stedet for å bruke endeløse sykluser på unødvendig manuelt arbeid, er en nøkkeldel av en vellykket automatiseringsstrategi for arbeidsflyt. Mennesker er fortsatt den største hindringen for suksess hvis de ikke forstår den potensielle verdien fra begynnelsen.

Med den massive økningen i mengden data som organisasjoner genererer, behandler og samler inn fra utallige datakilder, kan arbeidsflytautomatisering gjøre det mulig for bedrifter å holde tritt med miljøer i stadig endring. Ved å starte i det små og kommunisere fordelene med ansatte på forhånd, kan automatisering av arbeidsflyt øke effektiviteten, produktiviteten og etterlevelsesinnsatsen – men bare hvis den behandles på en godt planlagt måte.

Forbes Technology Council er et invitasjonssamfunn for CIOer, CTOer og teknologiledere i verdensklasse. Er jeg kvalifisert?

Følg meg på Twitter eller LinkedIn . 

Antti Nivala er grunnlegger og administrerende direktør i M-Files , en global leder innen informasjonshåndtering. Les Antti Nivalas fullstendige lederprofil her.