Av Antti Nivala 8. juli 2022

I flere tiår var bedrifter stort sett kontoret først, noe som ga lite rom for ansattes valg i hvordan eller når de jobber. Ettersom arbeidsgivere tilpasser seg den post-pandemiske fremtiden til kontoret, har dagens raske arbeidsflyter og kundekrav endret hvordan kunnskapsarbeidere får tilgang til og bruker data. Riktig og effektiv tilgang til data og informasjon slik at ansatte kan ta informerte beslutninger er fortsatt en betydelig barriere.

Ledere har nå i oppgave å opprettholde produktiviteten i en hybrid setting samtidig som datakvaliteten bevares. Å utnytte digital innovasjon og arbeidsflytteknologier som automatisering av forretningsprosesser kan skape en sømløs digital opplevelse som støtter og styrker ansatte i et hybridmiljø.

De høye kostnadene ved dårlig datakvalitet og arbeidsplassfeil

Bedrifter produserer og samler inn utrolige mengder data hver dag, spesielt ettersom livet beveger seg videre på nettet med økningen i hybridarbeid. Inne i disse dataene ligger den avgjørende informasjonen som trengs for å produsere bedre produkter og tjenester, bygge sterkere og mer varige kundeforhold og øke driftseffektiviteten. Problemet? Å finne kvalitetsdata kan ofte virke som en umulig oppgave.

Feil på arbeidsplassen kan skyldes data av lav kvalitet og manglende evne til å skille dem fra data av høy kvalitet. I sin tur kan disse feilene ha en enorm innvirkning på en organisasjons bunnlinje. Ifølge Gartner , kan dårlig datakvalitet koste en bedrift i gjennomsnitt hvor som helst mellom USD 9,7 millioner og USD 14,2 millioner årlig, med 95 % av organisasjonene som sier at håndtering av ustrukturerte data er et betydelig problem.

Så hvorfor kan dårlig datakvalitet og arbeidsplassfeil være så katastrofale for en bedrift? Ta for eksempel en klientfaktura – etter at arbeidet er fullført, skal klienten motta en faktura og betale skyldige penger. Men hva om en ansatt unnlot å sende ut fakturaen eller ved et uhell oppga feil adresse fordi de var for opptatt med å finkjemme data eller gjøre tidkrevende, manuelle oppgaver? Selskapet oppdager kanskje ikke denne feilen på flere uker, og taper på pengene det rettmessig skylder.

Dette kan virke trivielt, men hvis disse små arbeidsplassfeilene fortsetter å vedvare, kan de føre til alvorlige konsekvenser for virksomheten. Derfor støtter bedrifter seg nå på arbeidsflytteknologier for å redusere arbeidsplassfeil i hybridarbeidstiden.

Fordelene med forretningsprosessautomatisering

Enkle feil på arbeidsplassen kan raskt øke, så bedrifter ser på automatiseringsløsninger for forretningsprosesser for å hjelpe til med å automatisere prosesser som vil redusere tidkrevende, vanskelige oppgaver som å sende ut fakturaer. I følge McKinsey kan 60 % av yrkene spare 30 % av tiden med automatisering. Automatisering av forretningsprosesser bidrar til å redusere muligheten for menneskelige feil ved å ta en repeterbar prosess og utføre den nøyaktig, konsekvent og pålitelig. Det representerer også et system som kan utføre oppgaver døgnet rundt, syv dager i uken, 365 dager i året – et attraktivt perspektiv for bedrifter.

Fordelene med automatisering av forretningsprosesser sprer seg til alle aspekter av organisasjonen, som å øke produktiviteten og samsvar ved å skape mer kostnadseffektive, feilsikre og konsistente forretningsprosesser og la ansatte fokusere på saker som virkelig trenger deres oppmerksomhet. Bedrifter som bruker automatisering av forretningsprosesser får ofte en kraftig avkastning på investeringen, spesielt når det kommer til dokumenthåndtering. Mange arbeidsplassfeil oppstår på grunn av at dokumenter lagres på forskjellige steder i hybridbedriften uten noen enkel måte å finne eller hente den nyeste versjonen på, noe som betyr at kunnskapsarbeidere kan jobbe med og ta avgjørelser fra feil versjon av et dokument. Med et dokumentadministrasjonsverktøy med innebygde funksjoner for automatisering av forretningsprosesser, har kunnskapsarbeidere ett enkelt tilgangspunkt til informasjon og engasjementer på en organisert og sikker måte, uansett hvor de jobber.

Arbeidsplassfeil er ikke 100 % unngåelige i hybridarbeidstiden, men integrering av arbeidsflytteknologier kan bidra til å redusere risikoen. Ved å automatisere informasjonsflyten for å eliminere feil og dupliseringer av dokumentdrevne prosesser, kan bedrifter effektivisere driften ved å gjøre driftsoppgaver og arbeidsprosedyrer repeterbare, slik at kunnskapsarbeidere kan fokusere på oppgavene som skaper langvarige relasjoner med kunder og kunder.