I denne gjesteartikkelen, Antti Nivala, grunnlegger og administrerende direktør i M-Files , diskuterer den globale utviklingen mot eksterne og hybride kontorroller som kan føre til en separasjon i sterke teamarbeidsferdigheter blant kolleger, og oppfordrer til inkluderende samarbeid mellom team.

Historie av Alice Cumming, 25. januar 2023

I løpet av de siste årene har bedrifter blitt tvunget til å håndtere skiftende ansattes preferanser angående hvordan og hvor de ønsker å jobbe. Etter pandemien krevde mange arbeidere retten til å jobbe eksternt. Kjedelig eller misfornøyd med å jobbe hjemmefra, men noen ansatte bestemte seg for at det var på tide å dra tilbake til kontoret.

I følge ferske tall fra myndighetene var 38 % av arbeiderne i Storbritannia utelukkende hjemme i juni 2020. I september 2022 falt dette tallet til 13 %. Motivert av økende energikostnader hjemme, vurderer 85 % av arbeiderne nå å returnere til kontoret, og vurderer om sparing på oppvarmingsregninger vil kompensere for kostnadene ved pendling.

Men selv om bensinveksten har avtatt noe, fortsetter den å stige med en bratt hastighet på 11,5 %, noe som betyr at mange ansatte fortsatt står overfor en dyr reise til jobb. Ytterligere økninger kan redusere insentivet for arbeidere til å pendle, noe som fører til at de igjen favoriserer fjernarbeidsmodeller. I hovedsak må arbeidsgivere være forberedt på å navigere i ansattes arbeidspreferanser som er i konstant endring.

Bedrifter må bli mer smidige, omfavne endringer og sikre at ansatte potensielt kan jobbe fra hvor som helst, uavhengig av skiftende omstendigheter. Ved å gjøre det vil ansatte fortsatt være i stand til å samarbeide og kommunisere med hverandre uten problemer, enten fjernarbeid er månedens smak eller kontoret er stappfullt.

Overskrid steder og tidssoner

Det er ikke bare spredningen av arbeidere som forårsaker bedrifter hodepine – de sliter også med å møte behovene til arbeidere spredt over tidssoner. Takket være mulighetene som tilbys av fjernarbeid, sa 62 % av arbeiderne i Storbritannia at de ville vurdere å flytte og jobbe i utlandet.

Arbeidsgivere kan nekte ansatte rett til å jobbe i utlandet, men dette er en dårlig strategi gitt dagens tilstand på arbeidsmarkedet. Den nåværende arbeidsledigheten i Storbritannia ligger på bare 3,6 % – det er en betydelig mangel på arbeidere som bedrifter har dårlig råd til å ignorere. Som sådan bør bedrifter benytte enhver anledning til å appellere til potensielle kandidater.

Å tilby topptalenter muligheten til å jobbe fra et hvilket som helst sted vil bidra til å tiltrekke rekrutter og beholde sittende ansatte.

I stedet for å være negative, bør bedriftsledere implementere en proaktiv strategi som gir kunnskapsarbeidere mulighet til å samarbeide fra praktisk talt hvilken som helst enhet når som helst.

Dette begynner med å koble alle kritiske data til én enkelt sannhetskilde, støttet av en moderne dokumentadministrasjonsplattform – en plattform som forhindrer at viktig informasjon blir sittende fast i datasiloer eller på lokale harddisker på kontordatamaskiner og gir ansatte tilgang til filene de trenger uavhengig av plassering.

Organisasjoner bør også utnytte ny teknologi for å fremme en kultur for innholdssamarbeid. Samarbeidsverktøy lar team sømløst medforfatte rapporter, fagfellevurderingsarbeid og sjekke kontrakter. Resultatet? Teamarbeid stopper aldri bare fordi ansatte er spredt over hele verden.

Å introdusere disse tiltakene forbedrer virksomhetens fleksibilitet og øker verdien som tilbys ansatte – en betydelig fordel når kandidater skal velge mellom en arbeidsgiver og dens konkurrenter.

Gi ansatte mulighet til å støtte hverandre

Når de ikke kan stole på at en kollega eller leder er på kontoret, kan det være vanskelig for arbeidere å få den støtten de trenger – personalet kan ikke fysisk nærme seg skrivebordet til en ekstern medarbeider og be om hjelp. Som et resultat må bedrifter finne en måte å sikre at deres mest erfarne arbeidere fortsatt deler rikdommen av informasjon de har samlet opp gjennom årene med yngre ansatte.

Dette kan oppnås ved å oppmuntre arbeidere til å melde seg på mentorprogrammer, arrangere daglige teammøter, pålegge prosjektdebriefinger og introdusere virtuelle teambyggingsøkter. All informasjon fra disse aktivitetene, inkludert møteopptak eller viktige dokumenter, bør være tilgjengelig uansett hvor de er lagret, slik at alle ansatte enkelt kan finne og bruke denne delte kunnskapsbanken når de måtte trenge den.

En moderne tilnærming til å administrere informasjon vil lette sømløs overføring av kunnskap på tvers av en organisasjon. Metadatadrevne dokumenthåndteringssystemer lar ansatte klassifisere og merke alle filer. Dette betyr at dokumentasjon alltid er tilgjengelig via et enkelt nøkkelordsøk uavhengig av plassering.

Som et resultat av dette trenger ikke teammedlemmer som jobber praktisk talt å stole på at dokumentets eier er online hvis de ønsker å se en spesifikk fil, noe som fremtvinger en "alltid-på" tilgjengelighet for viktige ressurser.

En inkluderende tilnærming til idédugnad

Når tilstedeværelsen på kontoret varierer, er det viktig at idédugnad og kreative planleggingsøkter strekker seg utover styrerommene, og at eksterne arbeidere inkluderes i disse diskusjonene.

Beslutningstakere bør planlegge virtuelle idédugnadsmøter, noe som gir alle ansatte muligheten til å dele ideene sine og bidra til prosjekter. Alternativt, hvis tidssoner eller ansattes fravær er et problem, kan et delt dokument opprettes der teammedlemmer kan legge igjen spørsmål, forslag eller ideer.

Samarbeidspraksis må være tilpasningsdyktig

Ansattes preferanser, tidsplaner og tilgjengelighet er i konstant endring. Å pleie fleksibilitet for å imøtekomme alle nye forhold som måtte oppstå er avgjørende for bedrifter som håper å tiltrekke seg topptalenter under mangel på ansatte. Å gi ansatte de riktige verktøyene for å samarbeide og dele informasjon er nøkkelen til suksess i verden hvor som helst.