Box er også et viktig element i flere andre organisasjonssystemer, inkludert IRCs grant-tracking-system, kalt Opportunity Tracking and Implementation System (OTIS). Med opptil 700 søknader som behandles om gangen, kan sporing være overveldende. Ved å ha all tilskuddsrelatert informasjon organisert på ett sted kan ansatte enkelt få tilgang til og dele den.

En annen funksjon som Box betjenes er støtte for opplæring og endringsledelse. Ettersom IRC la til plattformer som Salesforce og Office 365, trengte brukere å få tillit og ekspertise for å sikre adopsjon. Derfor ble det lagt ut en rekke videoer og artikler for å hjelpe i denne prosessen, og noen ganger ble individuell fjernopplæring tilbudt for å promotere teknologiene med de i lederroller. Fackler krediterer Box med å la folk kommunisere mye sikrere og mer effektivt, noe som nå har blitt en "livsmåte" for dem.

Metadatamerking overtrumfer mappebaserte filer

Selv med utbredelsen av ECM-systemer, stoler mange fortsatt på personlige, mappebaserte arkivsystemer. Dette gjør samarbeid vanskelig fordi denne typen informasjon ikke er tilgjengelig for andre. M-Files ble grunnlagt på forutsetningen om at dokumenter ikke skulle administreres ved å bruke mappesystemer, men ved å merke dem med rike metadata og deretter presentere relevante synspunkter på informasjon basert på brukerens rolle. "Mapper kan fort bli vanskelige å administrere, spesielt i store organisasjoner," sa Ville Somppi, VP for industriløsninger hos M-Files . "Når omfattende metadata brukes på dokumenter, oppdager brukere at de de trenger er lett tilgjengelige, og de blir mer aksepterende for å bruke et sentralisert bedriftssystem."

I tillegg, når dokumenter er nøyaktig beskrevet og identifisert via metadata, blir det mulig å bruke forretningsregler som ruter dokumentet gjennom arbeidsflyter. For eksempel kan en selger som ønsker å legge gjennom et forslag opprette dokumentet i en mal og videreføre det til neste anmelder. "Systemet kan håndheve regler," forklarte Somppi, "og ved å gjøre det skape et strukturert samarbeid." Ved en kontrakt kan det for eksempel være behov for godkjenninger på flere nivåer. " M-Files forstår hver fil og hva som må skje med den," la han til, "så det ville sende dokumentet for riktig sekvens av signaturer."

Metadataene tillater robust sikkerhet gjennom bevisstheten om dokumentinnholdet og rollen til hver bruker. "I HR-avdelingen er det kanskje bare et begrenset antall personer som har tilgang til søkere til en jobb under en screeningsprosess," bemerket Somppi. «På neste trinn kan det hende at flere ansettelsesledere kan se søkerens informasjon. Muligheten til å se applikasjonen bestemmes av forretningsreglene for det stadiet." I regulerte bransjer kan sporingsinformasjon være ekstremt viktig. " M-Files vet hvem som ser et dokument, hvem som endrer det, og hva det endelige resultatet er,” forklarte Somppi. "Et automatisk revisjonsspor opprettes, slik at organisasjonen kan gå tilbake og validere dokumentets bevegelse gjennom arbeidsflyten."

Noen kunder holder tilbake med å distribuere et ECM-system av bekymring for at å migrere alle dataene deres til et bedriftssystem kan være en uoverkommelig barriere eller ville svekke produktiviteten. "Vi har noen strategier for å lindre disse smertene," kommenterte Somppi. "For det første kan brukere fortsette med SharePoint eller et hvilket som helst produkt som har blitt distribuert tidligere," sa han. " M-Files kan lese SharePoint mens brukerne blir vant til M-Files grensesnitt. Vi kaller dette en skånsom migrasjon.»

Samarbeid med både partnere og kunder blir viktigere. "Grenser mellom organisasjoner viskes ut," observerte Somppi. "Du kan ha eksterne konsulentfirmaer som deltar aktivt i et prosjekt, eller leverandører som trenger å vite statusen til en oppgave." M-Files ' anskaffelse av Hubshare tillatt opprettelse av portaler som er tilgjengelige for eksterne brukere, men i kombinasjon med M-Files ' metadata og forretningsregler, tillater bare brukere å se informasjonen de har rett til. "Vi ønsket å gjenoppfinne samarbeidsopplevelsen på en måte som er enkel å bruke, men som fortsatt beholder kontrollen," konkluderte Somppi.