De siste årene har Google lagt mye arbeid i å forbedre G Suite-tilbudet sitt for å bedre betjene bedriftsbrukere. Tre millioner organisasjoner betaler allerede for G Suite, og antallet øker.

Sammenlignet med 85 millioner Office 365-brukere er dette selvfølgelig et lite antall, men uten tvil vil de utmerkede samarbeidsmulighetene til Google G Suite fortsette å friste organisasjoner.

Samarbeid – den beste fordelen med Google-applikasjoner

Enkelt samarbeid er en styrke som G Suite effektivt kan bygge videre på. Den skybaserte infrastrukturen er en naturlig ramme for effektiv medforfatter og redigering. For en stund siden hadde jeg en sjanse til å snakke med en aktiv Google Suite-bruker fra Neste Engineering Solutions, som er i en overgangsfase fra kl. Microsoft til Google. Risto Oranne, som jobber som Project Procurement Manager i et av vedlikeholdsprosjektene deres, bekreftet: «Sanntidssamarbeidet og redigeringen er den klart beste fordelen med Google-applikasjonene. Det er ingen statiske dokumenter eller versjoner ettersom den vanlige versjonen deles i skyen hele tiden."

Den største fordelen er imidlertid samtidig den største utfordringen. "Siden det ikke finnes noen versjoner, er det ingen enkel måte å dokumentere versjonshistorikk på eller hvem som har redigert hva," fortsetter Oranne. Dette kan være utfordrende når tjue personer jobber i samme dokument, men alle bidrar til en bestemt del av filen. For eksempel, i et Google Sheets-dokument vil eventuelle endringer i filtreringen påvirke alle brukere, ikke bare personen som redigerer det.

Forskrifter og sikkerhet i dokumenthåndtering for Google G Suite

Et annet problem som kan forårsake noe smerte er sikkerheten til data; det er litt vanskelig å kontrollere hvem som kan se dataene dine i Google. Teammappeinnhold vil automatisk være synlig for alle i teamet – og tilgangsrettighetene administreres manuelt. Lenker kan også sendes til personer utenfor teamet for å gi en oversikt over innhold med begrensede tilgangsrettigheter. I dette tilfellet er utfordringen å holde koblingen lagret slik at folk finner den når de trenger den igjen. "Lagre lenker i e-post er fortsatt veldig vanlig, men ikke veldig effektivt fra et innholdsstyringssynspunkt," bekrefter Oranne.

I et annet tilfelle har vi funnet ut at G Suite kanskje ikke er bra ennå i sikker arkivering av ferdig materiale eller støtte forretningsprosesser i samsvar med land- eller bransjestandarder. Som et eksempel, i Sverige har ikke organisasjoner lov til å bruke Gmail som et registreringssystem. Et annet eksempel: dataene til russiske borgere har ikke lov til å forlate servere i Russland. I Google Cloud er det ingen måte å garantere at dette ikke skjer.

Denne forskriften stiller krav til brukerne. De kan for eksempel måtte slette Gmail- og Google Disk-innhold og lagre det et annet sted for langsiktig arkivering. Hvis dette gjøres manuelt, legger det bare til kompleksitet til ellers enkle prosesser.

Arkivspørsmålet er noe Risto Oranne finner lett i sin egen organisasjon. Det er ingen problemer med regelverket, og strukturene ser ut til å støtte brukerne godt. Men selv om Neste har omfavnet Google-miljøet fullt ut, er han enig i at det kan være utfordringer: «Hvis vi lager materialer for eksterne kunder, er det ikke nok å gi lenker til Google Drive. Vi trenger også statiske versjoner, sikkerhetskopier og dokumenthåndtering. I høyrisikomiljøer må vi ha flere prosesser.»

I tillegg til utfordringene knyttet til arkiv- og datasikkerhet, kan et praktisk problem være tilgangen til Gmail-informasjon. Hvis den lagres i en enkelt ansatts Gmail, vil ikke informasjon være tilgjengelig for andre i selskapet som kan trenge den. Og det ville mangle kontekst til dokumenter og data i andre systemer, for ikke å snakke om automatiserte arbeidsflyter for å støtte forretningsprosesser. For å effektivisere arbeidet er det relevant å synkronisere alt relatert innhold, enten det er Gmail, dokumenter, kundedata eller relasjoner mellom disse.

Alt handler om atferdsendring...

Når bedrifter går over til Google-verktøy, som med enhver transformasjon, er endringen i ansattes atferd nøkkelen til suksess. Ansatte må omfavne en ny arbeidskultur med ekte samarbeid. Risto Oranne sier det slik: «Det er logisk å tenke på å gå over til Google-applikasjoner når en organisasjon søker et samarbeidende arbeidsmiljø. Men det fungerer ikke omvendt. Bare det å bestemme seg for å bytte over til Google-verktøy uten å endre de underliggende prosessene og arbeidskulturen, betyr ikke automatisk mer effektivt samarbeid.»

M-Files for Google G Suite til unnsetning!

M-Files for Google G Suite hjelper kunder med å bruke Google-verktøy enda mer effektivt enn før. Den legger til metadata i ligningen. Brukere kan lagre innhold fra Google Drive og Gmail direkte til M-Files med bare ett klikk i brukergrensesnittet til G Suite-applikasjonen. De kan legge til metadata for å administrere innholdet enklere. Eventuelle redigeringer av innholdet gjenspeiles automatisk i begge.

I et regulert miljø, for eksempel, er kravene til kontroll over lagringssted mye lettere å håndtere. M-Files gir kundene muligheten til å lagre data enten på stedet eller i det sikre M-Files sky. Og problemet med å sikre bruker- og tilgangsrettigheter løses med de rollebaserte bruker- og tilgangsrettighetene som automatisk oppdateres med metadata.

Vil du finne en ny, enda mer effektiv måte å jobbe på? Kontakt oss for å lære mer.