Selve mengden informasjon som skapes på daglig basis av gjennomsnittlig virksomhet er svimlende. Faktisk har det blitt anslått at mer data har blitt opprettet i løpet av de siste to årene alene enn i hele menneskets historie frem til det punktet. Inne i disse dataene er innsikten som tjenestemenn trenger for å ta bedre og mer informerte beslutninger om hvor selskapet deres er på vei – men dette kan være et vanskelig punkt å komme til når det blir en overveldende kamp i oppoverbakke å gå gjennom alle disse dataene.

Dette er også en av hovedgrunnene til at metadata er så viktig. I kjernen refererer begrepet metadata til et sett med data som beskriver og gir informasjon om andre data. Med andre ord er det den korte beskrivelsen du skriver eller de nøkkelordene du bruker for raskt å finne ut hva som er i et dokument før du åpner det. Metadata er utrolig nyttige hvis de brukes riktig – men det blir også en utfordring etter hvert som en bedrift vokser i omfang og skala.

For en rask primer om hva metadata er og hva det gjør, sjekk ut denne infografikken Hvorfor organisere med metadata :

Uten tvil: informasjonen som bedrifter oppretter, er til syvende og sist bare så nyttig som metadataene knyttet til den for kategoriseringsformål. Uten riktig metadatastruktur på plass, er kritisk innsikt og annen informasjon vanskelig å finne på de beste dagene. Ikke bare det, men dette skaper ytterligere problemer som at data blir klassifisert på feil måte, data som mangler et klart forhold til lignende viktige data, et system som ikke er satt opp for å støtte prosessdrevne arbeidsflyter og mer.

Fra det perspektivet er metadata absolutt like viktig som selve dataene. Dette er sant av en rekke grunner, som alle er verdt å utforske.

Hvorfor metadata er viktig

Kanskje den største grunnen til at metadata er så viktig, kommer ned til den primære rollen de skal spille. Du klassifiserer viktig innsikt slik at du kan forstå hva innholdet faktisk er, i stedet for bare hva det heter eller hvor det befinner seg. Faktisk, når du hopper over metadataene, er det som å legge igjen penger på bordet.

Tenk på det i sammenheng med metadataene knyttet til sangfiler på populære musikktjenester som Pandora, Spotify eller iTunes. Her får du mer enn bare et filnavn når du søker. Du får navnet på artisten. Du får sjangeren musikk sangen faller inn i. Du får navnet på albumet, året det ble utgitt, relaterte sanger fra samme eller lignende artister, med mer.

Uten alle disse metadataene, ville du bare ha en enorm avgang av millioner av sanger og ingen måte å finne de du faktisk vil ha. Hvis du var på utkikk etter den flotte sangen du alltid elsket å høre på radio, men bare kjente den under det (feilaktige) navnet Teenage Wasteland , kommer du til å ha en veldig vanskelig tid med å finne det du leter etter. Men hvis du vet noe annet om det — som det faktum at det ble spilt inn av The Who og dukket opp på albumet Who's Next , ville det ta noen sekunder før du fant skatten din Baba O'Riley , det første sporet på albumet og en av bandets største hits gjennom tidene.

Innenfor konteksten av virksomheten din fungerer metadata omtrent på samme måte. Hvis du vet litt om hva du trenger, eller hvordan det er relatert til noe annet, kan du alltid finne det du leter etter. Men uten den underliggende metadatastrukturen, ser du egentlig på lite mer enn utallige filer som ligger på en harddisk et sted som du egentlig ikke vet hvordan du skal trekke ut verdi fra. Når denne informasjonen har blitt "lokalisert" ved hjelp av metadataene, kommer denne innsatsen med den ekstra fordelen at dataene blir enda enklere å finne senere.

En annen av hovedgrunnene til at metadata er så viktig er fordi du kan bruke den til å enkelt relatere en bestemt fil til annen viktig informasjon. Med den riktige informasjonsadministrasjonsplattformen i hjertet av innsatsen din, selv om data er lagret i forskjellige datakilder, kan du fortsatt finne absolutt alt du trenger knyttet til et prosjekt eller en annen fil bare ved å bruke selve metadataene. La oss si at et prosjekt har ti viktige filer knyttet til seg, som alle er spredt på nettverksharddisker, Salesforce, SharePoint, OneDrive og lignende tjenester. Du må enten vite nøyaktig hva som er lagret hvor og lete etter det hver gang. Med en dokumenthåndteringsløsning som M-Files , kan du bruke metadataene til å få tilgang til det du trenger umiddelbart.

Viktigheten av metadata for organisasjonen din

Men egentlig, den største fordelen som metadata bringer til bordet, involverer hvordan det påvirker måten du og dine ansatte er i stand til å fullføre viktige oppgaver på daglig basis.

Hvis metadata samles på tvers av bedriften ved hjelp av et overordnet informasjonsstyringssystem, muliggjør det andre viktige funksjoner – som arbeidsflyter for å automatisere forretningsprosesser og dynamiske tilpassede tillatelser for informasjonssikkerhet . Så ikke bare må du bruke mindre tid (og mindre penger) på informasjonssikkerhet og bekymre deg for at kritisk informasjon faller i feil hender, men manuelle, repeterende forretningsprosesser kan automatiseres. Dette sparer enormt mye tid for den gjennomsnittlige medarbeideren din, ettersom hvert minutt de IKKE bruker på å prøve å finne en viktig fil er et minutt de faktisk bruker på å handle på den viktige informasjonen inni. Dette fører igjen med seg den viktigste fordelen av alle: å låse opp det maksimale produktivitetspotensialet til hele arbeidsstyrken din, samtidig som de lar dem jobbe smartere, ikke hardere, underveis.