Hva er metadata? Hvorfor er metadata nyttig? To spørsmål svarer vi på i en nylig publisert infografikk. Som bildet nevner, er metadata beskrivende data som merker et stykke informasjon og gir kontekst og mening til hva denne informasjonen er.

Hva er metadata? Et raskt eksempel.

La oss si at et eiendomsselskap har en signert leieavtale i PDF-format. Med arkaiske filmappestrukturer kan agenten lagre det dokumentet i en mappe kalt "Lease Agreements" med filnavnet "Lease Agreement-125 Main Street.pdf". Ganske typisk ting å gjøre, ikke sant?

Men hva skjer når noen trenger å finne den leieavtalen og andre relaterte dokumenter for leietakeren, John Hanover? De må søke gjennom et rot av ting for å forhåpentligvis finne det de trenger.

Hva om Regnskap trenger å trekke opp alle leieavtaler signert i juli 2019? Hvordan vil den PDF-filen bli funnet? Datoen står ikke i filnavnet eller mappen.

Det er et veldig enkelt eksempel som har en enkel løsning i metadata. Optimalt sett kan leasingagenten bruke metadata til filen for å kategorisere ting som:

• Utleier
• Leietaker
• Utførelsesdato
• Signaturdato
• Leievilkår
• Leiestartdato
• Sluttdato for leieavtalen
• Eiendomsnavn
• Eiendomsadresse
• …og hvilke data som er viktige

Det gjør dokumentet søkbart, redigerbart og håndterbart, uansett hva det heter eller hvor det bor. Man kan hevde at metadata er like verdifulle som dataene i seg selv.

Hvorfor er metadata nyttig?

Det er så mange måter at metadata er nyttig for bedrifter i kontekstualisering av informasjon og dokumenter. Først og fremst kan du si farvel til kaotiske permer, for godt. Nettverksmapper er en foreldet struktur for å organisere og administrere dokumenter - akkurat som forgjengeren, arkivskap og manila-mapper. Med metadata, M-Files er repository-agnostisk, noe som betyr at det ikke spiller noen rolle hvor det er lagret, det betyr bare hva det er. For et kraftig konsept.

Vi kunne virkelig fortsette og fortsette om de mange bruken av metadata – fra å tildele tillatelser til å starte gjennomgangs- og godkjenningsarbeidsflyter og mye mer. Men hva med å la denne fantastiske infografikken ligge her for deg å fordøye. ( Last ned her. )