De Innisfree historie

Grunnlagt i 1997, Innisfree M&A Incorporated, sammen med det heleide London-baserte datterselskapet Lake Isle M&A Incorporated, er et aksjonærengasjementsfirma som leverer aksjonærintelligens, strategisk rådgivning og fullmaktstjenester til verdens ledende selskaper og investorer. Innisfree gir ekspertråd om aksjonæraktivisme, forslag til lederkompensasjon, corporate governance-spørsmål, investorforhold og mer.

I fjor, Innisfree leverandøren av dokumenthåndteringssystem Worldox ble kjøpt opp av NetDocuments. Etter å ha brukt dokumenthåndteringssystemet i fem år, Innisfree Senior datastrateg Cody Pannella sa at firmaet allerede hadde vurdert å migrere til et nytt system. Den planen kastet seg inn på Codys prioriterte punch-liste i fjor da NetDocuments kunngjorde at de ville sole ned Worldox.

"Så nå gikk det fra en mulighet til et krav som på en måte satte ting i gang for at vi virkelig skulle begynne å lete etter et nytt dokumenthåndteringssystem," sa Cody

En metadata-tilnærming

Med ansatte i New York, London, Pittsburgh og Richmond, VA, Innisfree representerer hundrevis av kunder i mer enn 20 land. Så Cody og teamet hans visste at de trengte å sikre en sømløs migrering og fortsette å bruke et metadatadrevet dokumenthåndteringssystem.
"Vi ønsket å forsikre oss om at det nye produktet var veldig metadatafokusert og det utnyttet måten vi lagret filer på," sa han.
Fra og med 10 selskaper, Innisfree valgte til slutt M-Files som sine nye metadatadrevne dokumentadministrasjonsplattformer. Etter å ha vurdert utfordringene et IT-team vil møte når de tar i bruk et nytt system, sier Cody M-Files tilnærmingen adresserte hver enkelt – fra timing til brukervennlighet til sømløs bruk.

Brukervennlighet

Med M-Files , Cody og teamet var i stand til å ombord et system som føltes lik det tidligere grensesnittet, men økte funksjonaliteten. "[ M-Files tilbudt] meg mer funksjonalitet, flere alternativer i metadataene jeg bruker, slik at jeg ikke bare kan replikere det gamle systemet jeg har, men jeg kan ta det et skritt videre for å finpusse problemer jeg har hatt med den gamle strukturen og erstatte det med ny metadatafunksjonalitet som M-Files tilbud," sa Cody.

Alt handler om timing

Mens Cody leder et team på fem fagfolk, måtte hvert medlem ta seg tid til ikke bare å fortsette sine fulltidsoppgaver, men også jobbe gjennom testing og proof of concept for det nye dokumenthåndteringssystemet. Timing var alt.

"Vi ønsket å være sikker på at vi prioriterer de viktigste delene: Å kunne prioritere og teste - hva er våre største bekymringer, hva er våre største problemer, hva er våre største funksjoner som vi ønsker å opprettholde - og gå gjennom og finne nøyaktig det som passer best," sa Cody.

" M-Files gjorde det til et poeng å hjelpe til med den utfordringen," la han til. "Det var egentlig ikke for mye tidssløsing - det var lettere for M-Files for å virkelig vise frem hva som ga mening for oss. Og så trengte vi ikke engang å dekke noen av de mindre tingene, fordi de større tingene ble tatt hånd om rett etterpå."

Ser på fremtiden, Innisfree håper å ta deres informasjonshåndteringsspill til neste nivå. Cody legger til: " Arbeidsflytautomatisering er en stor del som vi ser nærmere på nå for å kunne automatisere og noen ganger strømlinjeforme noen av aktivitetene og noen av prosessene vi har internt."

For å se hele videoen kundehistorie med Innisfree , klikk her .