Som en observatør bemerket, stammet ikke selv store katastrofer som Tsjernobyl fullstendig fra mangel på dokumentasjon. Denne krisen forårsaket så mye skade fordi folk ikke klarte å følge de planlagte og dokumenterte prosessene i tide. Selv om det er viktig å dokumentere prosesser, vil ingen flytskjemaer eller instruksjoner hjelpe virksomheter med å drive mer effektivt eller overvinne uventede uvanlige hindringer hvis ingen følger dem.

Riktig forretningsledelse refererer dermed til mer enn bare planlegging og dokumentering av forretningsprosesser. Det inkluderer også håndheving, måling og forbedring av disse prosessene. Ta en titt på noen statistikk for forretningsprosessstyring for å finne ut hvorfor det er viktig, hvor godt organisasjoner gjør det, og viktigst av alt, verktøyene som kan gjøre effektiv forretningsprosessstyring relativt enkel og sømløs.

Hvordan Business Process Management beskytter virksomheter

For å illustrere svikt i prosessledelse på en enda enklere og mer vanlig måte, kan du vurdere en prosesssvikt til å forårsake en bilulykke ved å kjøre et stoppskilt. Licenserte sjåfører bør kjenne til prosessen for sikker kryssing av et veikryss. De vet til og med at de kan lide slike konsekvenser som å få en billett eller skade kjøretøyet ved å bryte reglene. Fortsatt skjer bortfall med manuelle prosesser, og disse skjer hver dag og overalt. I mellomtiden spiller det ingen rolle hvem som forårsaket kollisjonen; alle involverte risikerer å tape tid og penger og kanskje til og med bli skadet.

I fremtiden vil kanskje teknologien finne en måte å stoppe biler i krysset til veien er ryddet, slik som skjer med selvkjørende biler. Mens en bedrift ikke kan drive seg selv, har bedrifter en mulighet til å teste og håndheve sine forretningsprosesser på en ganske bemerkelsesverdig og automatisert måte med de riktige systemene på plass.

Statistikk for forretningsprosessledelse fra en undersøkelse av BPTrends tegner et dystert bilde av tilstanden til og med å dokumentere forretningsprosesser:

Totalt sett rapporterte 96 % av virksomhetene å ha minst noen forretningsprosesser dokumentert, noe som selvfølgelig er et godt første skritt.

Bare 11 % av respondentene sa at de aldri dokumenterte prosesser, men bare 23 % rapporterte at de gjorde det ofte.

Bare 2 % av de spurte selskapene sa at de alltid dokumenterte forretningsprosesser.

For noen spesifikke eksempler nevnte bare 1 % at de alltid dokumenterer standardprosesser, den typen ting de oftest gjør. Litt høyere, men fortsatt ensifrede prosentandeler av virksomheter dokumenterte alltid prosessforbedring, måten de brukte data på, lederopplæring eller til og med større prosesser. Uansett, denne undersøkelsen avdekket at bedrifter ikke engang konsekvent dokumenterer prosesser, langt mindre sporer eller håndhever dem. Du kan forestille deg hvor mange flere sjåfører som ville kjørt stoppskilt hvis de trodde den røde sekskanten bare var et forslag og ikke en regel.

Hvorfor bedrifter investerer i forretningsprosessledelse

Red Hat hjalp til med å sponse en undersøkelse av årsakene til at selskaper velger å investere i å forbedre sin egen prosessledelse. De fremhevet disse nøkkelfunnene:

Et ønske om å forbedre kundetilfredsheten: 42 %

Et ønske om å forbedre effektivitet og smidighet: 65 %

Selskaper med prosessendringsprosjekter på gang: 37 %

De fleste av respondentene i undersøkelsen sa at selskapet deres fokuserte på inkrementelle prosessforbedringer og ikke en bedriftsomfattende kulturendring. I tillegg sa de at den største hindringen de møtte var ganske enkelt å selge ideen om å dokumentere, spore og forbedre prosesser til toppledere. Noen nevnte at de trodde ledelsen deres ble forvirret fordi mange avdelinger alle hadde presentert sine egne prosjekter, så dette gjorde det vanskelig å få oppmerksomhet. Denne ideen trekker frem det utmerkede poenget at forbedring av forretningsprosessstyring kan få større gjennomslag med toppstyrt lederskap og som en del av en virksomhetsomfattende innsats.

Hvordan M-Files Gjør forretningsprosessledelse til en sømløs del av effektiv arbeidsflyt

De M-Files Den intelligente informasjonshåndteringsplattformen organiserer, vedlikeholder og sporer ikke bare dokumentene dine. Den automatiserer også prosessen med å holde arbeidsflyten på rett spor og bidrar til å forbedre kvalitetskontrollen gjennom hvert trinn i prosessen. Du slipper å slite med dokumenter som går seg vill i spam-mappen i e-posten til den neste ansvarlige personen. I stedet vil den personen få et varsel om at de må ta seg av dokumentet og ett enkelt grensesnitt å bruke for å utføre oppgaven sin. Funksjoner som automatiske godkjenningsvarsler er allerede inkludert i systemet.

Etter at den ansatte har fullført arbeidet, fortsetter prosessen ved å gå videre til neste person i kjeden. I mellomtiden vil din verdifulle informasjon og forretningsprosesser bli beskyttet av sertifisert sikkerhet, versjonskontroll, gjenopprettingsfunksjoner og et automatisert system. Du kan også integrere M-Files med annen programvare i bedriftsskala som din CRM for å gjøre overgangen sømløs. M-Files gjør det også enkelt å gjøre arbeidsplassen om til et papirløst kontor og å gi ansatte ekstern tilgang, slik at de kan jobbe der de trenger det.

Er du klar til å forestille deg en bedre måte å jobbe på samt kontrollere forretningsprosesser? Kom i gang ved å avtale en gratis demo eller en gratis prøveperiode. Kontakt oss i dag for å fortelle oss om forretningsprosessene dine, så viser vi deg hvordan vi hjelper.