Av: Ville Somppi, visepresident, profesjonelle tjenesteløsninger, M-Files

Ifølge en ny global IT-undersøkelse* utført av M-Files Nesten 70 prosent av dagens profesjonelle tjenesteorganisasjoner bruker dokument-/innholdsstyringssystemer. Dokumentstyringssystemer kan bidra til å gjøre dokumenter enkle å finne, administrere og bruke – noe som øker produktiviteten og reduserer frustrasjoner.

Imidlertid blir ofte profesjonelle tjenestefirmaer for komfortable med den forhåndsinstallerte standardløsningen fra Microsoft, SharePoint, og glemmer å stille spørsmålet: Er SharePoint virkelig den rette løsningen for våre behov?

Utfordringer ved å administrere informasjon med SharePoint

De fleste organisasjoner er avhengige av Microsoft 365-pakken, rett og slett fordi når du kjøper de grunnleggende Microsoft Word-, Excel- og PowerPoint-programmene, er de andre programmene samlet i samme abonnement. Og Microsoft-løsningene er stort sett fantastiske – verktøyene er enkle å bruke umiddelbart og krever ikke mye oppsett eller opplæring.

Men ettersom disse produktivitetsverktøyene fortsetter å forbedres og blir enda enklere å bruke, blir utfordringen med å effektivt administrere den resulterende produksjonen bare mer akutt. Risikoen for dokumentspredning, skjult informasjon og samsvarshull vokser etter hvert som det blir enklere for ethvert medlem av organisasjonen å raskt opprette, duplisere og dele innhold.

Begrensede samsvarsmuligheter

Legg til et stort profesjonelt tjenestefirma med mer krevende behov, og det er da de virkelige problemene begynner. For eksempel jobber profesjonelle tjenestefirmaer ofte i regulerte bransjer med strenge regler for datakonfidensialitet og -oppbevaring. Selv om Microsoft kan ha funksjoner i premiumabonnementene for å støtte noen av disse kravene, er det svært få firmaer som er dyktige til å distribuere disse funksjonene. Og hvis noen investerer i arkivhåndtering, for eksempel, ønsker de å ha et verktøy som er ment for det.

Fordeler med et dedikert dokumenthåndteringssystem (DMS)

Den andre store utfordringen med å bruke Microsoft-applikasjoner til informasjonshåndtering dreier seg om det faktum at Microsoft ikke fokuserer på å organisere data. Informasjon i Microsoft 365 sprer seg lett på tvers av personlige OneDrive-kontoer, Teams og mapper. Når man lager nye dokumenter og lagrer dem i Microsoft 365, er det ikke lett å vite hvor hver informasjonsbit skal plasseres. Og siden det vanligvis ikke er noen håndheving av hvor informasjon skal lagres, går ofte denne informasjonen tapt – noe som fører til duplisering og et mareritt for versjonskontroll. Bland inn eldre nettverksstasjoner og andre forretningsapplikasjoner som CRM , og du sitter igjen med et fullstendig informasjonskaos.

Forbedret organisasjons- og søkefunksjonalitet

Moralen i historien? Bare fordi SharePoint er gratis når du kjøper Microsoft 365, betyr det ikke at det er den beste løsningen for dokumenthåndtering. SharePoint kan sannsynligvis ikke tilpasse seg dine skiftende forretningsbehov uten å investere tungt i utviklere for å modifisere eller legge til – en uholdbar løsning som fører til misnøye.

Faktisk, den M-Files Resultatene fra den globale IT-undersøkelsen i 2022 indikerte at bare 35,6 prosent av ansatte innen profesjonelle tjenester var svært fornøyde med sin løsning for dokument-/innholdshåndtering.

Forbedrede samsvars- og sikkerhetsfunksjoner

Løsninger som spesialiserer seg på informasjonshåndtering, som for eksempel M-Files , er spesielt utviklet for å forbedre kunnskapsarbeidernes makt, øke konsistensen, redusere feil og forbedre medarbeideropplevelsen.

M-Files gjør det mulig å sømløst kategorisere og enkelt merke informasjon for oppdagelse, samtidig som forretningsregler og sikkerhetspolicyer håndheves. Den utnytter metadata for å forbedre organisering, søk og deling av dokumenter for automatisk læring og merking av dokumenter, slik at ansatte kan fokusere på det virkelige arbeidet.

Sømløs integrasjon med Microsoft 365

Den beste delen? M-Files integreres sømløst i Microsoft 365-pakken, og tilbyr en mer effektiv måte å lagre informasjon på tvers av databaser. Kundene våre sikrer informasjonsprosessene sine og sikrer samsvar uten at det går på bekostning av produktivitetsfordelene ved Microsoft 365-investeringen.

M-Files Din perfekte partner for informasjonshåndtering

Trettitre prosent av de spurte profesjonelle tjenestefirmaene i M-Files Den globale IT-undersøkelsen fra 2022 indikerte at organisasjonene deres er avhengige av integrasjoner mellom systemer. Dette bekrefter behovet for dokumenthåndteringsplattformer som enkelt integreres med dagens ledende digitale arbeidsplassplattformer, slik at arbeidere kan utføre det daglige arbeidet ved hjelp av sine foretrukne applikasjoner.

Lås opp effektivitet og samsvar med regler M-Files

Profesjonelle tjenestefirmaer som utnytter M-Files i tillegg til Microsoft 365-pakken:

• Løs utfordringen med siled informasjon og versjonskontroll
• Automatiser prosesser som fanger hele dokumentets livssyklus – og tar hensyn til utviklende interessentgrupper – uten å duplisere innhold
• Opprettholde en informasjonsstyringsstruktur som tjener hele organisasjonen og kan utvikle seg med skiftende krav
• Sikre overholdelse av indeksering, opplæring, oppbevaring og andre krav til arkivbehandling
• Sikker informasjon med dynamiske tilgangsrettigheter på dokumentnivå som tillater kontrollerbar midlertidig tilgang uten å kopiere innhold
• Unngå duplisering og "shadow content management" via samarbeidsverktøy
• Integrer med forretningsapplikasjoner utenfor Microsofts økosystem for å koble til og berike dokumenter med deres databasemotparter (f.eks. dokumentasjon som er ferdigstilt med relevante ERP-koder)

Klar til å strømlinjeforme dokumenthåndtering og sikre overholdelse? Planlegg en gratis demo eller start en gratis prøveversjon i dag !

*2022 M-Files Global IT Survey spurte respondenter i Nord-Amerika, Vest-Europa og Asia-Stillehavsregionen i bransjer som inkluderer vitenskapelig/teknisk konsulentforskning; finansielle tjenester, investeringstjenester og formuesforvaltning; ledelsesrådgivning og regnskap.