Naturligvis har COVID-19 steget til toppen av alles sinn i disse dager. For de som ikke er direkte berørt av det, har det å unngå andre mennesker sannsynligvis hatt den mest dramatiske innvirkningen på livene deres. For å motvirke den raske spredningen har myndigheter, skoler og bedrifter oppfordret så mange mennesker som mulig til å bli hjemme. Samtidig gjør en gjennomtenkt digital arbeidsplass at mange ansatte fortsatt kan gjøre jobben sin selv om de ikke går på jobb.

Hva trenger bedrifter for en digital arbeidsplass?

Etter hvert som krisen har kommet, er det lett å se at noen virksomheter hadde forberedt seg på en digital arbeidsplass bedre enn andre. For eksempel hadde Google og mange andre store teknologiselskaper allerede en sterk kultur for fjernarbeid, så endringene kan knapt påvirke forretningskontinuiteten. Samtidig har du kanskje sett nyhetsrapporter om at flere store organisasjoner, inkludert store banker og til og med den føderale regjeringen, måtte slite med økt nettverksbelastning, forhindre sikkerhetsproblemer og takle andre problemer.

Som navnet tilsier, er en digital arbeidsplass avhengig av teknologi. Samtidig er det mer enn bare å ha teknologi, men også å bruke den beste teknologien og forretningsprosessene for å gjøre det mulig for ansatte å jobbe hjemmefra. Noen tradisjonelle virksomheter jakter fortsatt på de beste måtene å gjøre det mulig for sine ansatte å jobbe eksternt.

Association for Intelligent Information Management ( AIIM ) sa at den beste måten å velge de riktige løsningene for en digital arbeidsplass på ville begynne med å svare på disse tre grunnleggende spørsmålene:

• Hvilken informasjon trenger ansatte for å gjøre jobben sin?
• Hvor er denne informasjonen lagret for øyeblikket?
• Kan ansatte få tilgang til denne lagringen eksternt og sikkert?

Forbereder forretningskultur for den nye normalen for hjemmearbeidende ansatte

Selv om det å jobbe hjemmefra har blitt mer vanlig i noen bransjer, har ikke mer tradisjonelle bedrifter alltid holdt tritt med denne trenden tidligere. Tradisjonalister kan ha trodd at det å la ansatte jobbe hjemmefra fører til bortkastet tid på grunn av distraksjoner. Det er sant at strømmetjenester, sosiale medier og til og med kjøleskapet kan friste noen mennesker bort fra jobbene sine.

Likevel har mange studier vist at store selskaper faktisk har hatt produktivitetsøkninger og andre fordeler når arbeidstakere kan nyte mer fleksible arbeidsplasser. Andre fordeler har en tendens til å inkludere lavere slitasje, færre sykedager og forbedret moral. I undersøkelser sier et stort flertall av ansatte at de foretrekker i det minste noen alternativer for arbeid hjemme, og de kan til og med bytte høyere lønn for mer fleksibilitet. Når hjemmearbeid har blitt det eneste alternativet for mange bedrifter, er det viktig å understreke fordelene med en digital arbeidsplass for å fremme aksept.

Bedrifter må kanskje komme opp med nye standarder for å sikre at ansatte følger styrings- og sikkerhetspolicyer. Spesielt for mindre selskaper presenterer ad-hoc-løsninger – som fildeling og kommunikasjonsverktøy – ofte fristende, enkle alternativer til å investere i ny infrastruktur. Implementeringene støtter imidlertid ikke alltid de overordnede forretningsmålene. I stedet kan de forverre problemet med skygge-IT, med ansatte som bruker spredt programvare og enheter som IT ikke vet noe om og absolutt ikke kan administrere eller sikre effektivt.

Hva er den beste teknologien for en digital arbeidsplass?

De riktige verktøyene for å aktivere din digitale arbeidsplass kan hjelpe deg med å møte kravene til dagens opphold hjemme-bestillinger og til og med blomstre i fremtiden. Vurder disse aspektene ved nye verktøy for å være sikker på at de vil være til nytte for bedriften din nå og senere:

Digitaliser så mye som mulig

Det er over tid å skanne og lagre så mange papirdokumenter som mulig. Selvfølgelig bør du ha et godt dokumenthåndteringssystem , slik at ansatte kan finne all informasjonen de trenger for å gjøre jobben sin.

Automatiser forretningsprosesser

Igjen, smarte informasjonsadministrasjonsverktøy vil automatisere vanlige forretningsprosesser . På den måten kan du effektivisere arbeidsflytene og redusere sjansen for feil.

Oppdag de beste løsningene for fjerntilgang

Vanlige hjemmetilkoblinger gir kanskje ikke nok sikkerhet for sensitive applikasjoner. Vurder i tillegg hvilke verktøy som kan gi deg den nødvendige sikkerheten du trenger. Husk at cyberkriminelle vet at mange bedrifter har vendt seg til løsninger som Zoom og Dropbox, og de retter seg mot dem.

Din effektive digitale arbeidsplass hjelper deg med mer enn bare dagens problemer

En effektiv digital arbeidsplassløsning vil hjelpe virksomheten din til å trives i den nåværende situasjonen og langt inn i fremtiden. Et intelligent informasjonshåndteringsprodukt som M-Files gjør det enkelt å merke dokumenter for søk. Systemet kan også finne dokumenter som er lagret hvor som helst og ikke bare i ett sentralt depot. Automatiseringsfunksjoner hjelper til med å etablere arbeidsflyter, spore historikk og fange opp datafeil. De bidrar til å forbedre effektiviteten, muliggjøre bedre beslutninger og gjøre revisjon til en lek. Dataeiere kan legge til regelsett som bare vil gi bestemte personer ulike typer tilgang til sikre dokumenter også.

Med skyfunksjonen til M-Files , har våre kunder gjort en enklere overgang til eksternt arbeid uten å legge til ekstra nettverk, lagring eller annen infrastruktur bare for å håndtere en økning i antall eksterne arbeidere. Du kan gi medarbeiderne dine mulighet til å få jobben gjort mer produktivt enn noen gang før når de jobber hjemme eller går tilbake til kontoret.