Automatisering på arbeidsplassen er når datamaskiner utfører den typen oppgaver som normalt ville kreve menneskelig inngripen, og dermed frigjør den verdifulle tiden med å leve, puste ansatte slik at de kan fokusere på de tingene som virkelig trenger dem. I disse dager utnytter moderne automatiseringssystemer kunstig intelligens og maskinlæring for å utføre alt fra talegjenkjenning til oversettelse mellom språk til oppgaver som krever visuell persepsjon og mye, mye mer.

Men egentlig handler fordelen her om mer enn bare å la ansatte jobbe «smartere, ikke hardere». Automatisering av arbeidsplassen eliminerer ikke bare de manuelle, repeterende prosessene – den eliminerer også de feilutsatte. Det handler ikke om å erstatte dine menneskelige ansatte i det hele tatt – det handler om å støtte og styrke dem på en måte som lar dem gjøre bedre arbeid på daglig basis, samtidig som de får garanterte, repeterbare resultater med de riktige løsningene for arbeidsflytautomatisering ved din side.

Det er også noe som påvirker alle avdelinger i en bedrift: fra menneskelige ressurser til kundestøtte til økonomi og mer.

De menneskelige ressurseffektene av automatisering på arbeidsplassen

Ifølge en fersk studie er det anslått at hver gang du må erstatte en fast ansatt, vil det koste deg tilsvarende mellom seks og ni måneder av den lønnen å gjøre det. Hvis du for eksempel erstatter en ansatt som tidligere tjente 60 000 dollar i året, vil det koste deg mellom 30 000 og 45 000 dollar å fylle den stillingen når ting som rekrutterings- og opplæringskostnader er tatt med i betraktningen.

Det er akkurat denne typen smertepunkter som arbeidsplassautomatisering kan bidra til å løse, ettersom bedrifter allerede har hatt stor suksess med AI-aktiverte roboter som har forbedret talentanskaffelsesprosessen betydelig. Ikke bare kan en bot bli opplært til å spore opp kandidater med høy verdi basert på bestemte nøkkelord i både CV-en og i stillingsbeskrivelsen de søker på, men de kan også hjelpe med å planlegge intervjuer. Alt dette frigjør faktiske menneskelige ressurser ansatte til å bruke mer tid på å jobbe en-til-en med disse kandidatene, i stedet for å vasse gjennom enorme mengder papirarbeid i et forsøk på å finne dem i utgangspunktet.

Bedre teknologi, bedre kundeservice

Kundeservice har lenge vært en av de største konkurransefordelene for de fleste bedrifter, ettersom hele 42 % av forbrukerne sier at de gjerne vil betale mer penger for en vennlig, innbydende opplevelse. Ytterligere 52 % sier at de ville betale mer for en rask og effektiv kundeopplevelse, ifølge samme kilde.

Dette er også et område som kan bli positivt påvirket av automatisering på arbeidsplassen, ettersom utviklere anslår at opptil 80 % av ALLE interaksjoner mellom en merkevare og en kunde kan håndteres med suksess via chatbots. Chatbots utnytter de virkelige dataene som bedriften din allerede oppretter for å hjelpe kundene automatisk å håndtere alt fra regningsbetalinger til feilsøking til andre kontoproblemer, alt uten å måtte ta telefonen og ringe noen. I tillegg til å frigjøre tiden til menneskelige kundeserviceagenter til å fokusere på de sakene som faktisk krever deres umiddelbare oppmerksomhet, men det er også en fin måte å kutte kostnader på som deretter kan overføres til andre områder av virksomheten der de også kan gjøre mest nytte.

Automatisering innen finans

Automatisering kan også være et kritisk verktøy når det gjelder finansiell prosessstyring - noe som er en ledende årsak til stress for de fleste virksomheter, uavhengig av bransje. Bedrifter kan bruke automatisering av økonomiske prosesser for viktige oppgaver som kontoavstemming, journaloppføringer, utarbeidelse av regnskap og mer – alt på en måte som praktisk talt eliminerer risikoen for menneskelige feil (og dyre regnskapsfeil).

Men automatisering kan også brukes til å automatisk sende ut fakturaer til kundene etter at arbeidet er utført, og til å sjekke inn med disse kundene med jevne mellomrom for å være sikker på at de betaler så snart de kan. Hvert minutt som en ansatt ikke trenger å bruke på å lete etter en faktura er et minutt de kan fokusere på mer fremtidsrettede jobber for virksomheten din. På samme måte er dette også en fin måte å sikre at disse fakturaene faktisk blir betalt - og dermed legge mer penger i lommen på nøyaktig samme tid.

Drivautomatisering på arbeidsplassen med M-Files

M-Files arbeidsflyter øker produktiviteten ved å automatisere forretningsprosesser. Vanlige forretningsprosesser kan strømlinjeformes med automatiserte arbeidsflyter – som kontraktsgodkjenninger, kontrollert innhold og fakturering – slik at teamene kan jobbe med flere verdiøkende oppgaver. M-Files gir automatisk et varsel når det er en oppgave som må behandles.

M-Files overvåker automatisk hvert trinn i forretningsprosessen. Versjonshistorikken til hver fil sporer alle arbeidsflyttrinn. Organisasjoner kan revisjonssikre virksomheten sin samtidig som de oppnår full innsyn i viktige forretningsprosesser.

Den langsiktige effekten av automatiseringsrevolusjonen

Alt i alt er det anslått at hele 45 % av ALLE aktiviteter utført av menneskelige ansatte på daglig basis faktisk kan automatiseres ved hjelp av teknologier som allerede er lett tilgjengelige. For å sette det i perspektiv, betyr det potensielt å spare opptil 2 billioner dollar i årslønn i USA alene.

Men igjen - grunnen til at automatisering på arbeidsplassen kan hjelpe enhver type virksomhet er ikke at den vil erstatte de menneskelige ansatte med roboter. I stedet handler det om å sørge for at de menneskelige ansatte har tilgang til verktøyene de trenger for å gjøre jobben sin mer effektivt enn noen gang før.

Ved å bruke teknologi for å støtte arbeiderne dine, står de fritt til å gjøre bedre arbeid og skape sterkere relasjoner på daglig basis. De kunnskapsrike merkene som forstår dette og omfavner automatisering på arbeidsplassen snart, vil være de som skaper et grunnlag for suksess som vil vare et tiår eller mer fremover. De som ikke gjør det – som fortsatt tror arbeidsplassautomatisering er en trend – vil snart bli etterlatt av sine smartere konkurrenter.