Integrering av dokumenthåndteringsprogramvare forklart

11. april 2024 | Artikler

Lesetid: 4 min

Thumbnail-Banner-Integration-with-other-platforms-Blog-1200x628

Enterprise-programvare handler om effektivitet. Ulike løsninger må kunne «snakke» med hverandre. Mange forretningsprosesser må integreres eller samhandle med data på tvers av flere programmer. Kunnskapsarbeidere må fullføre disse prosessene uten å legge inn eller formatere data på nytt.

ERP, CRM og dokumenthåndteringssystemer

Enterprise Resource Planning (ERP)-systemer er universelle på tvers av bedrifter, ideelle organisasjoner og offentlig sektor.

Effektive ERP-er hjelper kunnskapsarbeidere på tvers av mange funksjoner, fra regnskap til HR til innkjøp. ERP-er gjør at de kan jobbe smartere. ERP-er har vært ledende drivere for automatisering av forretningsprosesser. I løpet av de siste 30 årene har de også vært en viktig agent for digital transformasjon og forbedret effektivitet.

Bilde-integrasjon-med-andre-plattformer-Blogg-300x300-1

Populære ERP-er inkluderer:

SAP
NetSuite
Microsoft Dynamics 365

administrasjon av kunderelasjoner ( CRM ) programvare er en annen vanlig informasjonsteknologiløsning. De administrerer kundedata for å støtte salgs- og markedsføringssuksess. De er en nøkkeldriver for automatisering av kunnskapsarbeid og informasjonsautomatisering i teknologistabelen.

Populære CRM-er inkluderer:

Salesforce
Microsoft Dynamics 365
HubSpot
Monday.com

Dokumenthåndteringsprogrammer er vanlige i organisasjoner som har mange dokumentsentriske prosesser. Disse organisasjonene inkluderer juss, profesjonelle tjenester og ingeniørfirmaer. Dokumenttypebruk varierer fra Microsoft Word til datastøttet design (CAD) dokumenter.

Et dokumenthåndteringssystem (DMS) bruker metadata for å gjøre dokumenter enklere for kunnskapsbrukere å finne, bruke og dele. Tenk på dem som digitale arkivskap, men med flere funksjoner. Dokumenthåndteringssystemer hjelper også med å automatisere arbeidsflyter.

Programvareintegrering av dokumenthåndtering: Betraktninger og fordeler

Integrasjon gjør at data fra ett program kombineres med data fra andre programmer. Bedriftsledere ser dataintegrasjon som en kritisk driver for informasjonsautomatisering.

Hvorfor er integrasjon med andre plattformer så viktig for dokumenthåndtering? For organisasjoner som bruker slike løsninger, samhandler CRM-er, ERP-er og programvare for kunnskapsstyring på mange måter.

For eksempel produserer CRM-er flere dokumenter enn organisasjoner kan spore. Disse inkluderer forslag, presentasjoner, kontrakter, innkjøpsordrer og e-poster.

CRM-er som Salesforce og Microsoft Dynamics 365 optimaliserer kontaktadministrasjon og rapportering. Men når det kommer til håndtering av dokumenter, foretrekker noen organisasjoner en intelligent dokumentbehandlingsløsning som gir konkrete fordeler utover innebygde elektroniske fillagringsmuligheter.

Spesialiserte løsninger, som programvaresystemer for skydokumenthåndtering, er ofte bedre egnet for dokumentsentriske prosesser. De bruker en metadatadrevet dokumenthåndteringsmetode som øker produktiviteten og eliminerer informasjonskaos.

Med kontrollfunksjoner som granulære tillatelsesinnstillinger, beskytter dokumentadministrasjonsprogramvare dokumentsikkerhet. Det hjelper også med overholdelse av regelverk.

Dokumenthåndteringsprogramvareintegrasjon med CRM

En enkelt forretningsprosess kan bruke flere programmer. Grunnleggende integrasjoner sikrer at arbeidere ikke trenger å legge inn data på nytt når de beveger seg mellom systemene. Overlegne integrasjoner lar brukere fullføre oppgaver innenfor et enkelt brukergrensesnitt. Dette vil normalt kreve navigering mellom flere apper.

Integrasjoner øker enhver organisasjons gjennomgangsprosess for dokumentstyringssystem. Enhver kvalitetsleverandør av programvare bør tilby integrasjon med en foretrukket CRM .

Bilde-integrasjon-med-andre-plattformer-Blogg-300x300-2

Organisasjoner som bruker Salesforce bør sikre at innhold i Salesforce lett kan finne, få tilgang til og administreres på tvers av hele det digitale dokumentbehandlingssystemet. Slik integrasjon gjør dokumentinnhenting enkelt.
Fremtidsfokuserte organisasjoner bør sikre at integrasjoner fungerer i alle retninger. End-to-end dokumentadministrasjonsløsninger lar brukere se og endre innhold fra ett system og med data fra andre systemer og depoter. Og dette bør skje i Salesforce-grensesnittet.

Dokumenthåndteringsprogramvareintegrasjon med ERP

I likhet med CRM-er er ERP-er ofte ikke et optimalt digitalt arkiveringssystem. Spesialisert administrasjonsprogramvare tilbyr et komplett utvalg av dokumentkontrollfunksjoner.

ERP-brukere som takler dokumentsentriske prosesser bør sørge for at dokumentadministrasjonsprogramvaren de velger tilbyr integrasjoner på toppnivå. På den måten kan de bruke dokumenthåndteringsløsningen til å lagre dokumenter for ERP-en etter hensikten.

Ofte stilte spørsmål (FAQ)

Hva kan kunnskapsarbeidere tjene på dokumenthåndtering?

Dokumenthåndteringssystemer gir reduserte kostnader og økt produktivitet for organisasjoner.

I tillegg sparer dokumenthåndteringsløsninger tid for arbeidere på tvers av kunnskapsarbeidskategorier. Kunnskapsarbeidere bruker mindre tid på hverdagslige eller repeterende oppgaver. Dokumenthåndteringsprogramvare reduserer også menneskelige feil. Dette frigjør mer tid til å fokusere på tenkning på høyt nivå og kompleks problemløsning.

Hva er et kontrollert dokument?

Tilstrekkelige dokumentkontrollmekanismer, for eksempel rollebaserte tillatelser, er et kritisk sikkerhetstiltak for å beskytte sensitive dokumenter mot datainnbrudd. Programvare for dokumentkontroll sikrer at kun autoriserte brukere har tilgang til en fil. Hvordan? Ved å begrense tilgangen til dokumenter. Slik tilgang kan være basert på roller, grupper eller dokumentets metadataegenskaper.