Hva er de verste delene av organisasjonens "manuelle dokumentutkast" mareritt? Kanskje det er de NDAene du ønsker var automatiserte eller de databehandlingsavtalene du må gjøre før nye regulatoriske frister trer i kraft. Den gode nyheten? Det finnes en bedre måte – en automatisert måte. Men hva er noen av hensynene du må tenke på når du ser på dokumentautomatisering for første gang?

Hvor mye koster det (og på hvilket grunnlag)

Hvert dokumentautomatiseringsverktøy har en annen prismodell, men de fleste er basert på brukerlisenser – du kjøper tilgang til plattformen for X antall brukere. Disse brukerne kan ha forskjellige tilgangsrettigheter – admin, skrivebeskyttet osv. Det kan være tilfelle at det er rabattnivåer etter å ha oppnådd X antall lisenser. Realiteten er at selv om det er lett å selge på denne modellen, hjelper det egentlig ikke kjøperen som ønsker å være innovativ.

For eksempel, hvis kjøperen må kjøpe på en brukerlisensmodell, vil det før eller siden være en konflikt mellom å eksperimentere med nye brukere ved utrulling og å måtte betale for flere lisenser. Dette vil bremse opp hvis personen som har i oppgave å rulle ut alltid må reflektere over at lisensene blir brukt.

For de personene i en organisasjon som trenger litt overbevisning før de bruker det, vil de fortsatt trenge tilgang til det selv om de ikke bruker det umiddelbart. På papiret vil det se ut som om penger ikke er godt brukt, ellers ville de ikke være en god kandidat for å kjøpe flere lisenser.

Men hvis det er hindringer i veien, vil de ikke engang kunne logge seg på den, enn si forkjempe bruken av den i sine egne lag. Å ikke ha tilgang er en enkel unnskyldning for de som ikke er opptatt av å endre måten de gjør ting på nå!

Veien M-Files Ment tilbyr sine tjenester er annerledes. Med de fleste planene tilbyr vi ubegrensede standardbrukere slik at de kan skaleres så raskt som mulig ved å gi tilgang til dokumentgenerering til så mange mennesker som mulig. Dette skaper rom og tid til å innovere med ulike grupper brukere, trygg i vissheten om at du ikke trenger å presentere en business case for hver ny lisens!

Gjør den alt jeg trenger den til?

Hvert dokumentautomatiseringsverktøy er forskjellig, men premisset for dem alle er det samme - de kan ta et dokument, legge til datapunkter og betingelser til det, og la en bruker generere det raskere enn de ville være i stand til manuelt.

Alt utover det er det som skiller mengden. Noen kan være mer brukervennlige; noen kan ha unike integrasjoner; andre kan ha mer unike måter å utnytte data på. Det er viktig å finne ut hvilke krav du har før du begynner å se på teknologien.

Å bli trukket inn av verktøyet med den største funksjonaliteten kan høres fantastisk ut – men hvis du knapt bruker det, så betaler du over oddsen for noe du egentlig ikke trenger. For å gi en grafisk design-analogi – det er som å kjøpe Photoshop og måtte få noen opplæring i det når alt du trengte var Canva.

Kravene kommer til å være subjektive og spesifikke for din egen organisasjons behov. Men når det gjelder funksjonalitet, jo mer kompleks løsningen er, desto mer opplæring vil det kreves for å bruke den. Mer trening betyr også sannsynligvis mer kostnad. Mer kompleksitet vil sannsynligvis bety en langsommere utrulling ettersom det vil ta lengre tid å utnytte den fullt ut og kan kreve nisje (og dyre) ressurser.

M-Files Ment har blitt utformet slik at brukervennlighet er avgjørende – noe som gjør det enkelt å skalere for både malforfattere og standardbrukere. Den tilbyr også en fire-ukers pilot der noen av malene kan automatiseres og forfattere trenes, noe som gir realisering av avkastning på investeringen på svært kort tid. Når piloten avsluttes, er det mulig for advokater eller andre brukere å skalere opp selv uten støtte.

Hvordan implementerer jeg det?

I den ene enden er det selskaper som gjør automatiseringen for deg og bare gir deg tilgang til malen spørreskjemaer gjennom en portal. Det outsourcer malautomatiseringen til leverandøren, men det kommer på bekostning av et ganske dyrt abonnement (som du sannsynligvis vil være avhengig av siden du ikke eier malene).

Den andre enden av det spekteret kan beskrives som "full kontroll" - du har tilgang til plattformen og kan lage maler fra den, men du får lage dem selv. Innenfor dette spekteret vil du ha plattformer som er enkle å implementere og de som er vanskelige å implementere. Et enkelt verktøy vil være en plattform uten kode eller lav kode. Et vanskeligere alternativ vil sannsynligvis inkludere verktøy som krever mer omfattende og mindre intuitiv tagging som ligner mer på koding.

For den enklere enden av skalaen kan den ideelle løsningen plukkes opp raskt og enkelt, og vil derfor skalere lettere og se at folk får verdi ut av det raskere. Clunkiere løsninger vil sannsynligvis kreve en beslutning om å skaffe passende ressurser eller videre opplæring for å få folk opp i fart. Hvis du må vie mye tid til trening og mestring av plattformen, er sjansen stor for at utrullingen går tregere.

Hvordan vedlikeholder jeg den etter at den er implementert?

Et annet spørsmål som bør stilles hver gang. Ideelt sett ville du ha full kontroll over malene dine, slik at du kan vedlikeholde dem når og når nye markedsstandarder eller lov-/forskriftsendringer må gjøres. Du bør vurdere hvem som skal vedlikeholde maler etter at de er publisert – enten det er en juridisk operasjonsressurs eller advokatene selv.

Denne betraktningen vil sannsynligvis bli besvart av hvor enkelt det er for den aktuelle vedlikeholdspersonen å hente dokumentautomatiseringsverktøyet. En advokat kommer for eksempel ikke til å vedlikeholde sine egne maler hvis de må bruke dager eller uker på å ta tak i verktøyet på bekostning av belastbar tid. Så igjen kan dette være et spørsmål om man trenger å hente inn en ressurs for å kunne utføre vedlikeholdet eller om man må anskaffe konsulenttjenester for å utføre vedlikeholdet.

Heldigvis, M-Files Ment har blitt designet for å gjøre det mulig for klienter å raskt plukke opp verktøyet og kjøre med det. Advokater er derfor i stand til å vedlikeholde sine egne maler uten behov for ekstra ressurser, noe som er en stor kostnad og tidsbesparelse.

Oppdag mer

Se M-⁠Files Ment i aksjon. Kontakt oss i dag for å lære om de forskjellige plattformfunksjonene og hvordan de kan være til nytte for deg.