Et dokumenthåndteringssystem (DMS) forbedrer sikkerheten og støtter samsvar ved å spore dokumenttilgang, kontrollere redigeringer og redusere risiko.

Sikkerhet, samsvar og forskrifter innen dokumenthåndtering

Et dokumenthåndteringssystem (DMS) bidrar til å beskytte sensitiv informasjon og støtter bransjeforskrifter. Det holder data trygge, kontrollerer tilgang og opprettholder et tydelig revisjonsspor.

Denne artikkelen forklarer de viktigste funksjonene som støtter samsvar, inkludert tilgangskontroll, versjonshistorikk og samsvar med regelverket.

Hvilke sikkerhetsfunksjoner bør et DMS inneholde?

Et sterkt DMS inkluderer funksjoner som beskytter dokumenter mot uautorisert tilgang eller manipulering. Se etter systemer med følgende:

• Rollebasert tilgangskontroll
• Kryptering under lagring og overføring
• Revisjonsspor som logger aktivitet
• Brukergodkjenning og tillatelser
• Sikre sky- eller lokale hostingalternativer

Disse funksjonene bidrar til å redusere risikoen for datainnbrudd, intern misbruk og utilsiktet tap.

Hvordan støtter tilgangskontroll samsvar?

Med tilgangskontroll kan du velge hvem som kan se eller redigere hvert dokument. Tillatelser angis basert på roller, avdelinger eller prosjekter. Dette bidrar til å sikre at bare de riktige personene kan åpne sensitive filer.

For eksempel er det bare HR-avdelingen som kan se ansattjournaler, og bare finansavdelingen som kan se økonomiske rapporter. Dette holder dataene dine sikre og bidrar til å oppfylle personvernkrav som GDPR eller HIPAA Som en del av en bredere strategi (se vår veiledning for dokumenthåndteringssystemer ), kan det å utnytte de riktige DMS-funksjonene holde virksomheten din i samsvar med regelverket.

Hva er et revisjonsspor, og hvorfor er det viktig?

Et revisjonsspor er en oversikt over alt som skjer med et dokument. Det viser hvem som har sett på det, endret det, delt det eller godkjent det. Systemet lagrer automatisk tidspunktet og navnet på personen som utførte hver handling.

Revisjonsspor viser at organisasjonen din følger reglene og gjør ting på riktig måte. De holder også folk ansvarlige for handlingene sine og støtter kvalitetskontroll.

Kan et DMS hjelpe med bransjespesifikke forskrifter?

Ja. Mange DMS-plattformer er utviklet for å støtte regler i bransjer som helsevesen, finans, bygg og anlegg og juridiske tjenester. Disse systemene inkluderer ofte maler eller innstillinger som er i tråd med spesifikke standarder.

Eksempler inkluderer:

• HIPAA for helsevesenet
• FINRA og SEC-regler for finans
• ISO-sertifiseringer for produksjon
• GDPR for databeskyttelse i Europa

Bruk av et DMS bidrar til å redusere sjansen for manglende overholdelse og relaterte straffer.

Hvordan reduserer versjonskontroll samsvarsrisiko?

Versjonskontroll holder oversikt over alle endringer som gjøres i et dokument. Den viser hvem som gjorde endringen, når den skjedde og hva som ble oppdatert. Du kan se på eldre versjoner eller gå tilbake til en om nødvendig.

Dette bidrar til å forhindre feil fra tapte redigeringer, sikrer at alle bruker den nyeste versjonen og hjelper med revisjoner. I regulerte bransjer er det lovpålagt å føre en fullstendig dokumenthistorikk.

Kan et DMS beskytte dokumenter under fjernarbeid?

Ja. Mange dokumenthåndteringssystemer lar deg trygt få tilgang til filer hvor som helst. Filene lagres på én hovedplattform og er beskyttet av sikre tilkoblinger. Selv når du ikke er på kontoret, kontrollerer systemet fortsatt hvem som kan se eller endre filer.

Dette hjelper teamet ditt med å følge reglene samtidig som de forblir fleksible. Folk kan jobbe trygt og få ting gjort enten de er hjemme, ute i felten eller på kontorer rundt om i verden.

Fra risiko til beredskap: Avsluttende tanker om DMS-sikkerhet

Sikkerhet og samsvar med regelverk er svært viktig i dagens dokumentsystemer. Et sterkt DMS holder privat informasjon trygg, kontrollerer hvem som kan se eller redigere filer og registrerer endringer. Disse funksjonene hjelper bedriften din med å holde seg i samsvar med regelverk og reduserer driftsrisiko.

For å se hvordan dette fungerer i praksis, kan du utforske M-Files ' sikkerhets- og samsvarsfunksjoner .