Et dokumenthåndteringssystem kan levere målbar forretningsverdi, men bare hvis det implementeres og brukes effektivt. Fra å forbedre driftseffektiviteten til å redusere feil og øke samsvar med regelverk, skaper et DMS kostnadsbesparelser som strekker seg langt utover det første oppsettet.

Denne artikkelen forklarer hvordan man evaluerer avkastning på investeringen i et dokumenthåndteringssystem (DMS) og skisserer beste praksis for å maksimere langsiktige fordeler. For en dypere titt på hvordan dokumenthåndteringssystemer støtter organisasjoner, sjekk vår DMS-veiledning .

Hvordan håndterer et DMS retningslinjer for dokumentoppbevaring?

Et DMS administrerer oppbevaringspolicyer ved å bruke regler for å kontrollere hvor lenge dokumenter oppbevares og når de arkiveres eller slettes. Disse policyene kan angis basert på dokumenttype, prosjekt, avdeling eller samsvarskrav.

For eksempel kan HR-registreringer oppbevares i syv år, mens kundekontrakter kan arkiveres etter to års inaktivitet. Systemet sporer automatisk disse tidslinjene og iverksetter riktig handling uten manuell inndata.

Dette sikrer samsvar med juridiske krav, reduserer rot og senker lagringskostnader.

Løsninger som M-Files la administratorer konfigurere oppbevaringspolicyer ved hjelp av metadata, noe som gjør det enklere å automatisere håndheving av policyer på tvers av avdelinger.

Hvordan evaluerer jeg avkastningen på en DMS-implementering?

For å evaluere avkastningen på investeringen i et DMS-system, mål tids- og kostnadsbesparelsene som oppnås ved bedre dokumenthåndtering. Viktige indikatorer på avkastning inkluderer:

• Færre timer brukt på å søke etter filer
• Raskere godkjennings- og vurderingssykluser
• Reduserte utskrifts-, frakt- og lagringskostnader
• Færre samsvarsfeil eller straffer
• Lavere arbeidsmengde for IT og support
• Økt produktivitet på tvers av team

Du kan også ta hensyn til risikoreduksjon, for eksempel å forhindre tapte dokumenter eller mislykkede revisjoner. Sammenlign disse fordelene med systemets lisensierings-, opplærings- og implementeringskostnader for å beregne tilbakebetalingstiden.

De fleste organisasjoner ser en sterk avkastning på investeringen i løpet av de første ett til to årene.

Leverandører som M-Files tilbyr ofte avkastningskalkulatorer eller casestudier for å hjelpe team med å måle ytelsen sin.

Kan et DMS automatisere repeterende oppgaver og minimere manuelle feil?

Ja. Et DMS automatiserer mange tidkrevende oppgaver, som å sende dokumenter til godkjenning, bruke metadata, administrere versjonshistorikk og spore dokumentstatus.

Automatisering reduserer risikoen for feil som manglende tidsfrister, utdaterte versjoner eller dupliserte filer. Det bidrar også til å sikre konsistens i hvordan dokumenter lagres, navngis og kategoriseres.

For eksempel kan en bestilling automatisk utløse en gjennomgangsarbeidsflyt, tildele tillatelser og arkivere seg selv etter godkjenning, alt uten manuelle trinn.

M-Files muliggjør denne typen automatisering gjennom metadatabaserte regler som tilpasser seg prosessene dine uten tilpasset koding.

Hvilke beste praksiser bør vi følge for å maksimere DMS-fordelene?

For å få mest mulig ut av DMS-et ditt, følg disse beste fremgangsmåtene:

• Start med klare mål og identifiser smertepunkter før utplassering
• Involver brukerne tidlig for å sikre aksept og smidigere adopsjon
• Hold metadataene enkle og konsistente
• Tilpass arbeidsflyter for å gjenspeile virkelige prosesser
• Lær opp ansatte grundig og forsterk bruken med ekte eksempler
• Overvåk bruken og juster innstillingene etter hvert som behovene dine utvikler seg
• Bruk rapporteringsverktøy for å finne og fikse flaskehalser

Behandle DMS-et ditt som et levende system som utvikler seg med virksomheten din. Regelmessige evalueringer, tilbakemeldinger fra brukere og leverandøroppdateringer bidrar til å holde det effektivt og i tråd med målene dine.

Løsninger som M-Files tilby kontinuerlig støtte, fleksibel konfigurasjon og bruksanalyse for å hjelpe bedrifter med å tilpasse seg etter hvert som de vokser.

Avkastningen på smartere dokumenthåndtering

Et godt implementert DMS gir reell avkastning på investeringen gjennom raskere arbeid, færre feil og lavere kostnader. Når det kombineres med smart planlegging og konsekvent praksis, blir det en langsiktig ressurs som forbedrer hvordan organisasjonen din håndterer informasjon.

Det riktige systemet gjør mer enn å lagre dokumenter. Det hjelper dine ansatte med å gjøre bedre arbeid hver dag.

M-Files er utviklet for å støtte dette oppdraget ved å transformere dokumenthåndtering gjennom intelligent automatisering og enkel, skalerbar design. Prøv M-Files gratis og se hvordan raskere og smartere arbeid fører til bedre avkastning.