Å ta i bruk et dokumenthåndteringssystem kan føre til store forbedringer i produktivitet, sikkerhet og samarbeid, men det er ikke uten utfordringer. Fra tekniske problemer til brukermotstand, må organisasjoner planlegge nøye og stole på sterk leverandørstøtte for å få mest mulig ut av investeringen sin.

Denne artikkelen dekker vanlige DMS-utfordringer, hvordan man håndterer oppdateringer, hvilke støttealternativer som er tilgjengelige og hvordan et DMS kan bidra til å forenkle prosesser som fakturahåndtering.

Hva er de vanlige utfordringene ved utrulling av et DMS?

De vanligste utfordringene ved utrulling av et DMS inkluderer brukeradopsjon, dårlig planlegging og undervurdering av kompleksiteten ved migrering:

• Brukere kan være motvillige til endringer hvis systemet føles ukjent eller legger til ekstra trinn
• Det kan ta tid og planlegging å migrere dokumenter fra eksisterende mapper eller papirsystemer
• Inkonsekvente metadata eller arbeidsflyter kan føre til forvirring og uorganisering
• Integrasjon med andre forretningssystemer kan kreve tekniske ressurser

Den beste måten å overvinne disse problemene på er gjennom tidlig kommunikasjon, pilottesting og god opplæring. Start i det små, sett klare mål og mål tidlige resultater for å bygge momentum.

Noen leverandører, som f.eks. M-Files , tilby veiledede implementerings- og onboarding-tjenester for å hjelpe team med å komme seg forbi tidlig friksjon. God planlegging er nøkkelen (vår ultimate guide til DMS fremhever hva du kan forvente og hvordan du skal forberede deg).

Er teknisk støtte vanligvis inkludert i et DMS-abonnement?

Ja. De fleste DMS-leverandører inkluderer en viss grad av teknisk støtte som en del av abonnementene sine. Dette dekker vanligvis:

• Tilgang til en supportportal eller brukerstøtte
• Live chat eller e-posthjelp
• Feilsøking av problemer knyttet til systemytelse, tilgang eller konfigurasjon
• Hjelp med oppdateringer og feilrettinger

Noen leverandører tilbyr premium-støttepakker med raskere responstider, dedikerte kontoadministratorer eller opplæringstjenester. Det er viktig å forstå hva som er inkludert i planen din og om du trenger ekstra støtte under utrulling eller skalering.

M-Files tilbyr skalerbare støttenivåer, slik at organisasjoner kan matche tjenestenivåer med interne kapasiteter og prosjektkompleksitet.

Hvor ofte bør jeg oppdatere DMS-programvaren eller -funksjonene mine?

DMS-plattformer bør oppdateres regelmessig for å holde seg sikre og oppdaterte med ny funksjonalitet. Skybaserte systemer oppdateres vanligvis automatisk av leverandøren med lite eller ingen avbrudd.

Hvis du bruker et lokalt system, må kanskje oppdateringer planlegges og installeres av ditt interne IT-team. I begge tilfeller sikrer det å holde systemet oppdatert bedre sikkerhet, ytelse og samsvar med utviklende regelverk.

Det gir også teamet ditt tilgang til nye funksjoner og forbedringer som gjør systemet enklere og kraftigere å bruke.

Leverandører som M-Files rulle ut regelmessige forbedringer og rettelser, som kan implementeres uten å forstyrre forretningsdriften.

Hvordan kan et DMS effektivisere fakturabehandling og godkjenninger?

Et DMS forbedrer fakturabehandlingen ved å automatisere hele arbeidsflyten fra mottak til betaling. I stedet for å sende fakturaer manuelt til gjennomgang, kan systemet:

• Registrer fakturadata automatisk
• Samsvarer fakturaer med bestillinger eller kontrakter
• Send dem til riktig godkjenner
• Send varsler og påminnelser
• Spor godkjenningsstatus og fullføringstid
• Lagre ferdigstilte fakturaer med passende metadata

Dette reduserer feil, forkorter behandlingstiden, forbedrer oversikten og bidrar til å sikre at økonomiske dokumenter er revisjonsklare. For leverandørressursteam kan dette bety færre forsinkelser, færre forsinkede betalinger og forbedrede leverandørforhold.

M-Files støtter disse prosessene med metadatadrevet automatisering og tilpassbare arbeidsflyter som tilpasser seg dine interne godkjenningsbaner.

Avsluttende konklusjoner: Din vei til suksess med DMS

Ingen systemer er perfekte, og selv de beste DMS-plattformene har en læringskurve. Men med riktig planlegging, realistiske forventninger og riktig støtte på plass, kan de fleste organisasjoner overvinne de tidlige utfordringene og raskt se varige fordeler.

Fra raskere fakturabehandling til mer pålitelig dokumenttilgang og enklere samsvar, oppveier de langsiktige fordelene med et godt støttet DMS langt de kortsiktige hindringene.

Løsninger som M-Files kombinere sterk produktstøtte med fleksibel automatisering, noe som gjør det enklere for team å lykkes fra dag én. M-Files tilbyr en gratis prøveperiode slik at du kan se hvordan det er til fordel for organisasjonen din.