Å velge mellom skybasert og lokal distribusjon er en av de første avgjørelsene når man implementerer et dokumenthåndteringssystem (DMS). Denne veiledningen forklarer fordeler og ulemper med hver modell og svarer på vanlige spørsmål om sikkerhet, skalerbarhet og sikkerhetskopiering.

Lokal vs. skybasert DMS-distribusjon

En av de første avgjørelsene du må ta når du velger et dokumenthåndteringssystem, er hvordan du vil at det skal distribueres. Bør organisasjonen din administrere det på interne servere, eller bruke en skybasert plattform som vedlikeholdes av leverandøren? Begge modellene har sin plass, og hver tilbyr forskjellige fordeler avhengig av dine prioriteringer.

Denne artikkelen forklarer forskjellene mellom skybasert og lokal DMS-distribusjon, med svar på vanlige spørsmål om sikkerhet, sikkerhetskopiering og langsiktig skalerbarhet.

Hva er forskjellen mellom skybasert og lokalt DMS?

Forskjellen mellom skybaserte og lokale DMS ligger i hosting og administrasjon. Lokale systemer installeres på dine egne servere og vedlikeholdes av intern IT. Skybaserte systemer driftes av leverandøren og nås via internett.

Skyplattformer tilbyr enklere utrulling, mindre vedlikehold og bedre støtte for eksterne team. Lokale modeller tilbyr mer kontroll, men krever større interne ressurser.

M-Files er tilgjengelig i begge distribusjonsmodellene, slik at organisasjoner kan velge det alternativet som samsvarer med deres sikkerhets-, samsvars- og infrastrukturbehov.

Er skybaserte DMS-løsninger sikre?

Ja, skybaserte DMS-plattformer er sikre når de administreres riktig. De inkluderer ofte kryptering i bedriftsklassen, sikre overføringsprotokoller, flerfaktorautentisering og kontinuerlig overvåking.

Toppleverandører vedlikeholder også global infrastruktur med innebygd redundans og har sertifiseringer som SOC 2 eller ISO 27001. I mange tilfeller overgår sikkerhetsstandardene til en skyleverandør det de fleste bedrifter kan opprettholde internt.

Skybaserte løsninger som M-Files Bruk disse beskyttelsene som standard, og gi organisasjoner et sikkert miljø uten behov for tilpasset infrastruktur.

Hvordan håndterer et DMS sikkerhetskopiering av data og katastrofegjenoppretting?

Et skybasert DMS inkluderer vanligvis innebygd katastrofegjenoppretting og automatiserte sikkerhetskopier. Filene dine lagres i flere sikre datasentre, noe som gjør gjenoppretting rask og pålitelig hvis det oppstår forstyrrelser.

Med lokale systemer håndteres sikkerhetskopiering og gjenoppretting internt. Du må opprette og administrere dine egne retningslinjer, lagring og testprotokoller for å sikre forretningskontinuitet.

Løsninger som M-Files Skytjenester inkluderer redundans og katastrofegjenoppretting som en del av plattformen, noe som letter byrden på interne IT-team.

Hvordan hjelper skybasert DMS-skalerbarhet en voksende bedrift?

Skybaserte DMS-plattformer skaleres enkelt etter hvert som bedriften vokser. Du kan raskt legge til brukere, utvide lagringsplass eller aktivere funksjoner uten endringer i infrastrukturen.

Denne fleksibiliteten støtter team i rask bevegelse og fjernarbeid, en av de mange fordelene med et dokumenthåndteringssystem . Lokale systemer krever fysiske oppgraderinger og lisensendringer, noe som øker tid og kostnader.

For organisasjoner som ønsker å vokse uten konstant omkonfigurering, plattformer som M-Files tilbyr rask skalerbarhet og forutsigbar ytelse.

Ta det riktige valget om DMS-implementering

Både skybaserte og lokale DMS-løsninger tilbyr verdi, men forskjellene mellom dem er viktige. Lokale systemer gir deg full kontroll og dyp tilpasning. Skybaserte plattformer reduserer IT-byrden, distribueres raskere og skaleres med virksomheten din.

For mange organisasjoner, spesielt de som prioriterer hastighet, fleksibilitet og enkelhet, tilbyr et skybasert DMS en sikker og praktisk vei videre.

Hvis du er usikker på hvilken tilnærming som passer best til organisasjonens behov, diskuterer vår ultimate guide til dokumenthåndteringssystemer skybasert kontra lokal administrasjon i sammenheng med andre DMS-beslutninger.

M-Files støtter begge distribusjonsalternativene, noe som gjør det enklere å matche dokumenthåndteringsstrategien din med forretningsmålene dine. Start en gratis prøveperiode av M-Files og se hvordan den oppfyller dine behov.