Kvalitetssystemer i mange bedrifter og organisasjoner er basert på godt dokumenterte standard driftsprosedyrer (SOPs) som effektivt kommuniseres og opplæres til ansatte og andre interessenter. Å introdusere SOP-er, og sikre at de følges, bidrar direkte til produkt- og tjenestekvalitet og dermed den generelle suksessen til en organisasjon. SOP-styring inkluderer å opprette, oppdatere og spre informasjon om virksomhetskritiske prosesser og er ofte knyttet til samsvarskrav og pågående kvalitetssikringsaktiviteter. Man kan forenkle alt dette ved å si at kvalitetssystemer handler om å dokumentere dine nåværende prosesser og sørge for at interessentene er klar over dem og at de følger disse prosessene.

Opprettholde samsvar: En konstant kamp

Militære organisasjoner, produksjonsbedrifter, helsepersonell, farmasøytiske firmaer og bedrifter i mange andre bransjer står overfor de daglige utfordringene med SOP-ledelse. Å bekrefte at eksisterende prosesser er i samsvar med regelverket og bevise at retningslinjer er fulgt er utfordrende nok, men hva med å administrere denne prosessen når ting endrer seg?

Sikre brukerbevissthet: en treningshodepine

Avvik oppstår uunngåelig, og resultatene kan variere fra uoppdagelige til katastrofale. For eksempel kan en fabrikasjonsmaskin på fabrikkgulvet ha blitt kalibrert feil. Som et resultat blir produktkvalitetsstandardene kompromittert. En undersøkelse avdekker kalibreringsproblemet og fremhever til slutt behovet for en endring av kalibreringsinstruksjonene og kalibreringsavmeldingsprosessen.

Sporing av avvik og CAPA: A Paperwork Maze

Når et betydelig avvik oppdages, må en relatert korrigerende og forebyggende handling (CAPA) defineres, dokumenteres og kommuniseres av kvalitetsledelsesteamet. CAPA-en må deretter spores for å bekrefte at de berørte personene har lest og forstått de nye SOP-ene knyttet til CAPA. Vellykket SOP-administrasjon omfatter derfor både innholds- og prosessadministrasjon for å sikre at SOP-er har blitt lest og forstått av de riktige personene.

Erobre kaos med SOP Automation: Fordeler med et ECM-system

Å utnytte et ECM-system (Enterprise Content Management) for å administrere opprettelse, modifikasjon og administrasjon av SOP-dokumentasjon er fornuftig siden disse systemene vanligvis tilbyr robust tilgangskontroll og versjonskontrollfunksjoner. Imidlertid hjelper moderne ECM-systemer organisasjoner med å tilføre verdi langt utover bare å lagre SOP-dokumentene med funksjoner som:

Strømlinjeformet opplæring og forbedret brukeradopsjon

Opplæring i nye prosedyrer kan administreres via en ECM-løsning basert på ansattes roller i organisasjonen ved å bruke arbeidsflyter og oppgaveoppdrag. Ansatte "signerer" på læringskravene sine med elektroniske signaturer, som gir bevis og verifisering av fullførte oppgaver. Rollebaserte oppdrag sikrer også at nyansatte automatisk tildeles relevante læringskrav.

Uanstrengt Change Management & Versjonskontroll

Et ECM-system kan hjelpe deg med å spesifisere en kontrollert endringsprosess for SOP-er. Oppgaver for læringskrav sendes automatisk på nytt til ansatte dersom prosessen har endret seg vesentlig, og ansatte kan enkelt se de uthevede endringene sammenlignet med forrige versjon.

Automatisert bevisinnsamling og revisjonsbevis

Det kan være vanskelig å bevise for revisorer at organisasjonen følger prosessene skissert i SOP-er. ECM-systemer registrerer fullføringen av tilbakevendende oppgaver, som fungerer som bevis under revisjonsprosessen. Hvis en SOP sier at kjøleskapstemperaturen må kontrolleres hver dag, kan du tildele denne oppgaven til aktuelle ansatte som deretter kan verifisere fullføringen av denne oppgaven med en elektronisk signatur.

Effektiv prosessstyring og godkjenningsarbeidsflyt

ECM-systemer hjelper til med å erstatte papir- og Excel-baserte sjekklister med elektroniske skjemaer som utnytter elektroniske og/eller digitale signaturer. Det samme gjelder alle godkjenningsprosesser – i stedet for å jage folk på kontoret etter blekksignaturer, kan mobilapper og digitale signaturer brukes til å dramatisk effektivisere godkjennings- og oppgavebehandlingsprosesser.

SOP-ledelse kan legge en betydelig byrde på kvalitetsteam, men best-in-class ECM-løsninger kan lindre denne byrden og hjelpe team til å operere mer produktivt. Ved å samkjøre ECM- og SOP-administrasjon, oppnår organisasjoner forbedret åpenhet, revisjon, arkivering, sikkerhet, samarbeid og prosessstyring.

Klar til å strømlinjeforme SOP-administrasjonen og låse opp for større effektivitet? Planlegg en gratis demo eller start din gratis prøveperiode i dag!