Digital transformasjon av kunstig intelligens (AI) refererer til bruk av maskinintelligens for å hjelpe til med å løse problemer og arbeide mer effektivt. Ifølge Xerox kaster fortsatt 46 % av ansatte i små og mellomstore bedrifter bort tid på ineffektive, papirrelaterte arbeidsflyter, daglig. Det betyr at smarte dokumenthåndteringssystemer kan gjøre mye for å forbedre disse prosessene.

Bedrifter som allerede bruker sofistikerte dokumenthåndteringssystemer får et konkurransefortrinn. Den gode nyheten er at disse smarte verktøyene kan hjelpe mest når organisasjoner ikke har stolt mye på teknologi tidligere og trenger å ta igjen. Enda bedre, smarte dokumenthåndteringssystemer har blitt tilgjengelige og nyttige for alle størrelser og typer virksomheter.

5 viktige effektivitetsøkninger fra AI i dokumenthåndtering

Mange organisasjoner og bransjer sliter fortsatt med papirdokumenter. Selv om selskapet ikke genererer dem, kan det hende de må bruke papirskjemaer fra myndighetene eller forretningspartnere. Noen virksomheter har også gått bort fra fysisk papir. Samtidig har de kanskje bare tatt et lite skritt mot digitalisering ved å legge ved regneark eller skannede skjemaer i e-poster og lagre dem på ulike diskstasjoner på tilfeldige, uorganiserte måter. Alle disse praksisene kaster bort tid fordi de kan resultere i den slags dårlig databehandling som forårsaker overflødige, feilaktige, tapte og usikre dokumenter.

I motsetning, vurder bare noen få revolusjonerende måter å bruke AI i dokumenthåndteringssystemer som M-Files kan øke hastigheten på og forbedre integriteten til vanlig forretningspraksis:

Automatiser manuelle prosesser. Etter skanning eller registrering av dokumentet kan AI-systemet automatisere mye av slitet samtidig som det håndhever gode standarder. Eksempler inkluderer bruk av smarte systemer for å kategorisere og merke oppføringer, slik at de er enkle å finne neste gang. Denne muligheten kan fremskynde den første digitaliseringsarbeidet og hjelpe med fremtidige oppgaver. Når ansatte bruker systemet, er effektive søk ofte avhengige av riktig tagging og kategorisering av dokumenter, men dette er et område som ofte blir neglisjert når informasjonen legges inn. Selv om systemet ikke automatisk tagger og kategoriserer, kan det håndheve forhåndsinnstilte regler for å sikre at ansatte gjør dette ekstra arbeidet når de sender inn nye.

Få fart på forretningsintelligens: Smarte systemer kan øke hastigheten på forretningsintelligens. For eksempel kan AI oppdage mønstre i veldig store sett med data mye raskere enn folk kan. Som et eksempel kan en ansettelsesleder søke gjennom CV-er med et intelligent system som vil finne nøkkelord knyttet til vellykkede personer ansatt tidligere eller basert på forhåndsinnstilte regler. Et annet eksempel kan inkludere å se etter sesongmessige salgstrender fra tidligere fakturaer eller bestillinger.

Å bruke struktur på ustrukturerte data. IT-folk er vant til å se data organisert i formaterte databaser eller rapporter. Ingen kan forvente den slags organisering i de fleste dokumenter. I stedet kommer kommunikasjon ofte i form av e-poster, tekstmeldinger, brev eller en annen organisasjons skjemaer. Tidligere måtte folk lete gjennom denne typen kommunikasjon for å finne ut og organisere informasjon. I dag kan intelligent datahåndtering gjøre mye av det tunge arbeidet. Som et eksempel, Adobe bloggen nevner et utmerket brukseksempel:

"I et mer dramatisk eksempel bruker noen selskaper AI og maskinlæring for å gjennomsøke e-poster, tekster og annen kundekommunikasjon for å forstå ord, semantikk og følelser, og koble disse dataene med fakturerings- og tjenestehistorikk for å forutsi hvem som vil kjøpe hvilke produkter og tjenester. Det mest bemerkelsesverdige er at disse modellene jevnlig overgår modeller som kun bruker strukturerte data."

Effektivisere dokumentutarbeidelse. I stedet for å måtte lære ansatte hvordan de skal formatere forskjellige dokumenter, kan AI ganske enkelt be om informasjonen for unike, nye dokumenter. Systemet kan for eksempel automatisk generere en ansettelseskontrakt for nyansettelser, basert på den ansattes navn og annen informasjon det allerede har fra rekrutteringsprosessen.

Forbedre dokumentsikkerheten. AIs evne til å sikre informasjon kan vise seg å være en av dens største fordeler. Dokumenthåndteringssystemet kan automatisk skanne etter sensitiv informasjon og flagge alle dokumenter som inneholder den. Enda bedre, programvaren kan oppdage uvanlige forespørsler om private data og forhindre tilgang eller varsle sikkerhetsteam. Ifølge Market Watch kommer mange av dagens cybertrusler fra interne jobber, enten med vilje eller utilsiktet. AI kan tilby et kraftig våpen mot alle slags trusler mot datasikkerhet.

Forbedre datakvaliteten. Det smarte dokumenthåndteringssystemet kan bidra til å redusere dataredundans, fange opp inndatafeil og forhindre at filer blir feilplassert. Bedrifter trenger gode data for effektiv beslutningstaking og forretningsbehandling, og det er en annen funksjon som AI kan levere.

Dokumentbasert digital transformasjon kan strømlinjeforme de fleste virksomheter

Fra juridiske team som trenger å analysere oppdagelsesdokumenter til butikker som må forutsi salgstrender, AI i dokumentadministrasjon kan forbedre effektiviteten på revolusjonerende måter. Det kan bringe orden i kaos, levere nyttig innsikt og til og med bidra til å forhindre slike vanlige hendelser som datainntastingsfeil. For å få mest mulig ut av dine verdifulle data, bør du vurdere å få litt hjelp fra et smart dokumenthåndteringssystem.