I juli publiserte Organisasjonen for økonomisk samarbeid og utvikling (OECD) en policy-brief med noe enorm evidensbasert informasjon om potensielle produktivitetsgevinster fra fjernarbeid i post-COVID-19-tiden.

TL;DR Arbeidstakers effektivitet forbedres med lave nivåer av fjernarbeid, men synker med «overdreven fjernarbeid», noe som innebærer et «sweet spot» der arbeidstakers effektivitet – og dermed produktivitet – maksimeres på mellomnivåer av fjernarbeid.

For det første er fire hovedtemaer fra artikkelen – støttet av data og bevis:

• Fjernarbeid kan bli en permanent del av hverdagen etter covid-19.
• Fjernarbeid varierer betydelig på tvers av land, sektorer, yrker og bedrifter.
• På lang sikt har fjernarbeid potensial til å forbedre produktiviteten og arbeidernes velvære, men det medfører en viss tvetydighet og risiko i den samlede effekten.
• For å minimere risikoen for å skade langsiktig innovasjon og arbeidernes velvære, bør fjernarbeid være et valg og ikke «overdrevet».

Vi ønsket å ta et øyeblikk til å gi deg en forkortet oppsummering av noen av de mer interessante og praktiske funnene.

Fjernarbeid påvirker produktiviteten i disse to hovedkanalene

Kanskje en av de mest overbevisende delene av rapporten, den legger frem de to hovedfaktorene som former virkningen av fjernarbeid på bedrifter og ansatte.

Fjernarbeid kan forbedre eller hemme fast ytelse, med dens samlede effekt avhengig av to hovedkanaler:

1. En direkte kanal påvirker bedriftens ytelse gjennom å endre effektiviteten, motivasjonen og kunnskapsproduksjonen til arbeidsstyrken .
2. En indirekte kanal er for fjernarbeid for å legge til rette for kostnadsreduksjoner som frigjør ressurser til produktivitetsfremmende innovasjon og omorganisering .

Veien til produktivitetsgevinster er lagt ut i denne modellen:

Vil fjernarbeid forbedre eller skade bedriften din? Dette er de fire avgjørende faktorene

I følge modellen ovenfor er det fire hovedfaktorer som vil avgjøre om fjernarbeid vil hjelpe eller skade bedriftens produktivitet:

1 | Arbeidstakertilfredshet

Dette kan deles opp på to måter. «Fjernarbeid kan forbedre bedriftens ytelse ved å øke medarbeidertilfredsheten og dermed medarbeidernes effektivitet, f.eks. gjennom bedre balanse mellom arbeid og fritid, mindre pendling eller færre distraksjoner som fører til mer fokusert arbeid eller mindre fravær. Det er imidlertid også mulig at medarbeidertilfredsheten synker med fjernarbeid, f.eks. på grunn av ensomhet, skjult overtid og en sammensmelting av privatliv og arbeidsliv, eller et upassende arbeidsmiljø hjemme.»

Derfor er det viktig å gi arbeidere muligheten til å jobbe eksternt og tilby et fleksibelt arbeidsmiljø der ansatte kan velge hva som er best for seg selv.

2 | Kostnadsreduksjoner

Fjernarbeid kan også forbedre bedriftens ytelse ved å legge til rette for kostnadsreduksjoner. Dette skjer på noen måter:

• Reduser kapitalkostnadene ved å redusere kontorplass og utstyr som selskapet trenger
• Lønnskostnadene kan reduseres ettersom fjernarbeid utvider utvalget av arbeidere bedriftene kan velge mellom.
• Ansettelseskostnadene kan reduseres dersom høyere medarbeidertilfredshet reduserer frivillig oppsigelse og avgang
• Potensielt tiltrekke seg arbeidere med lavere lønn enn det ellers ville vært tilfelle – spesielt hvis det kombineres med andre tiltak som forbedrer balansen mellom arbeid og fritid, som fleksible timer – i den grad arbeiderne er villige til å gi avkall på en høyere lønn i bytte mot disse fasilitetene.

3 | Kommunikasjon

Rapporten påpeker at reduksjonen i personlige interaksjoner – og kommunikasjonskvaliteten generelt – kan hemme produktiviteten. «En rekke bevis støtter antagelsen om at personlige møter gir mer effektiv kommunikasjon enn mer fjerntliggende former som e-post, chat eller telefonsamtaler. For eksempel har personlig kommunikasjon vist seg å være mer overbevisende, tiltrekke seg mer oppmerksomhet eller bedre tillate observasjon av sosiale ledetråder. Forstyrrende former for kommunikasjon kan øke for å kompensere for mangelen på personlig kommunikasjon, f.eks. økt e-posttrafikk eller virtuelle møter.»

Som vi har nevnt i tidligere artikler, ved å innlemme kommunikasjonsverktøy som Slack, Microsoft Team og andre bedrifter må være forsiktige med slurvete implementeringer som ignorerer konsekvenser for informasjonssikkerhet og styring.

4 | Kunnskapsflyt

Denne faktoren er oss nær og kjær her hos M-Files Mangelen på personlig interaksjon kan redusere kunnskapsflyten mellom ansatte. M-Files , noen hjørnesteiner i vår informasjonshåndteringsløsning er:

• Evnen til å dele informasjon enkelt med kolleger
• Forbedre synligheten av kritisk og nyttig informasjon
• Informasjonsflyten mellom enkeltpersoner, avdelinger, forretningsenheter og eksterne parter

Arbeidstakere lærer av personlige møter med kolleger – samtaler med vannkjøler, stikke innom en lagkamerats kontor – og den interaksjonen kan ikke undervurderes. Rapporten sier: «Innovasjon avhenger i stor grad av deling av kunnskap: 'Det hver enkelt person vet er mindre viktig. Det som teller er kollektiv kunnskap.'»

For å kompensere i et fjernarbeidsmiljø, bør bedrifter omstille digitaliseringsarbeidet sitt for å fremme kunnskapsdeling i mangel av mellommenneskelig engasjement. Og for å oppnå dette, informasjonshåndteringsverktøy som M-Files er helt avgjørende for å sikre en sunn kunnskapsflyt.

I eksterne arbeidsmiljøer er det et punkt med avtagende avkastning

Rapporten forklarer videre at det faktisk er et poeng med avtagende utbytte ved fjernarbeid. Kort sagt øker medarbeidertilfredsheten i et fjernarbeidsmiljø – nok til å oppveie potensielt negative effekter på kommunikasjon, kunnskapsflyt og ledelsens tilsyn.

«Den relative styrken til disse kanalene vil igjen sannsynligvis avhenge av intensiteten av fjernarbeid: den negative effekten på grunn av mangelen på personlige interaksjoner blir sannsynligvis sterkere med fjernarbeidsintensitet, ettersom mulighetene for personlig kommunikasjon reduseres, mens arbeidstakertilfredsheten forbedres med lave nivåer av fjernarbeid, men kan lide av 'overdreven' fjernarbeid, f.eks. på grunn av ensomhet eller en sammensmelting av privatliv og yrkesliv.»

Dermed finnes det et optimalt punkt for å maksimere produktiviteten. Å ikke tilby fjernarbeid er dårlig. For mye fjernarbeid er også dårlig.

Til syvende og sist må bedriftene selv finne ut hvor dette punktet med avtagende avkastning er, og sikte på å skape en mer fleksibel arbeidsplass der ansatte har muligheten til å velge det volumet av fjernarbeid som passer dem best.

Og for å opprettholde produktiviteten må de være utstyrt med digitale løsninger som kommunikasjon, samarbeid og informasjonshåndtering – som et absolutt minimum.