500 factures fournisseurs par mois traitées et validées à distance = gains de temps au quotidien et lors des audits

PARIS, France – 19 décembre 2023— M-Files, le leader de l’automatisation de la gestion de l’information (knowledge work automation), annonce que le Bureau des Métiers, centre patronal qui regroupe les entreprises du second œuvre du canton du Valais en Suisse, a choisi sa plateforme pour dématérialiser le traitement et la validation de ses factures fournisseurs dans un premier temps, pour à terme l’étendre à l’ensemble des flux papiers.

Le Bureau des métiers accompagne quelques 2 000 entreprises et 1 000 indépendants, des associations professionnelles et des caisses sociales, dans leurs charges administratives : décomptes de salaire de 17 000 travailleurs, formation, et comptabilité de 80 associations et institutions diverses qui lui ont donné leur mandat.

Professionnaliser le traitement des factures

Petit à petit le nombre de mandats a crû et aujourd’hui, gérer la comptabilité de 80 associations représente un volume de 500 factures par mois. Le département Finance du Bureau des Métiers a alors souhaité remédier à leur traitement manuel.

Sur les conseils de l’entreprise suisse OneSolutions, qui l’accompagne dans sa transformation digitale, le Bureau des Métiers a choisi la plateforme M-Files, reposant sur les métadonnées : elle est simple, facile à paramétrer et les premiers essais ont été concluants.

OneSolutions a développé un connecteur permettant des échanges automatiques entre l’ERP Abacus utilisé pour la comptabilité et M-Files.

Automatiquement, les factures PDF ou papier sont transférées dans une solution de reconnaissance (SmartInvoice) qui permet d’identifier l’émetteur de la facture, le mois, le montant, l’entité concernée et différentes informations clés, enregistrées en tant que métadonnées.

Les factures sont automatiquement enregistrées dans M-Files, un workflow de validation permet de les faire approuver par les bonnes personnes jusqu’à leur arrivée au service comptabilité pour paiement. Seules les personnes habilitées peuvent valider d’un clic les factures qui partent dans le module créancier d’Abacus.

En résulte une écriture comptable dans l’ERP Abacus. Le statut de paiement apparaît dans M-Files.

Notifications SMS pour faire valider les factures par les Présidents d’associations

Un SMS alerte les Présidents d’associations qu’un document attend leur validation, qu’ils peuvent effectuer directement depuis leur smartphone. Le gain de temps se compte en jours par rapport à l’envoi des factures par courrier ou par rapport au déplacement des Présidents pour obtenir leurs signatures pour approbation.

Des audits facilités

Les auditeurs peuvent accéder facilement et instantanément aux données qui sont à jour, de qualité, traitées une seule fois, automatiquement, sans risque d’erreur humaine. La gestion des droits d’accès permet de certifier les signatures.

« Aujourd’hui, M-Files est la première application que j’ouvre tous les matins. Elle me permet de superviser tous les paiements et c’est un vrai plus pour le bilan de fin d’année. A terme, j’aimerais que tous les flux de documents papiers du Bureau des Métiers soient numérisés, enregistrés dans M-Files et gérés par workflows : les déclarations de salaires, les courriers de la vie associative, les justificatifs des bénéficiaires d’allocation, les factures débiteurs. » témoigne Olivier Arnold, Responsable du secteur des finances au Bureau des Métiers.

« Nous voyons M-Files comme un orchestrateur d’information et nous assurons son interfaçage dans l’écosystème de nos clients. Pour limiter le nombre de transactions manuelles, nous développons des connecteurs permettant d’injecter les informations contenues dans M-Files dans les applications métier. M-Files permet de centraliser l’information et d’automatiser son traitement, la combinaison parfaite pour réussir sa transformation digitale. » commente Alexandre Oliveira, Head of Offering IIM chez OneSolutions.

« Nous sommes très heureux d'accompagner Le Bureau des Métiers dans leur processus de transformation digitale et d'accélérer la gestion des factures pour leurs 80 associations. Avec M-Files, les collaborateurs trouvent l'information plus rapidement, travaillent plus intelligemment et obtiennent de meilleurs résultats. » déclare Nicholas Child, Regional Vice President chez M-Files France.

À propos de M-Files

M-Files est la plateforme leader de l’automatisation de la gestion de l’information (Knowledge Work Automation). Avec M-Files, les collaborateurs (Knowledge Workers) trouvent l’information dont ils ont besoin plus rapidement, fournissent un travail de meilleure qualité, et sont plus productifs. M-Files est dotée d'une architecture innovante basée sur les métadonnées, d'un moteur de workflow intégré et d'une intelligence artificielle puissante. Les entreprises peuvent ainsi éviter le chaos informationnel, améliorer l'efficacité de leurs processus et automatiser la sécurité et la conformité.

Pour plus d'informations, rendez-vous sur /fr/.

À propos du Bureau des Métiers

Né d’un secrétariat permanent pour les menuisiers-charpentiers et les plâtriers-peintres, le Bureau des Métiers est un centre patronal qui regroupe les entreprises du second œuvre du canton du Valais en Suisse : plâtriers-peintres, menuisiers-charpentiers, électriciens, acteurs de la construction métallique, paysagistes, nettoyeurs, techniciens du bâtiment, poêliers-fumistes, ramoneurs…

Le Bureau des Métiers apporte son aide et son soutien aux quelques 2 000 entreprises et 1 000 indépendants, aux associations professionnelles et aux caisses sociales, qui lui font confiance dans toutes les tâches quotidiennes et sur tous les sujets auxquels les entreprises de l’artisanat sont aujourd’hui confrontées. Simplifier les contraintes administratives est sa première mission.

www.bureaudesmetiers.ch

À propos de OneSolutions

Basée en Suisse, OneSolutions conseille et accompagne les entreprises dans leur transformation digitale, dans l’intégration de logiciels, dans la gestion et la mise en œuvre de projets, ainsi qu’en fournissant un support post-projet.
Son objectif : augmenter leur performance grâce à la transformation digitale en connectant les individus afin de favoriser les échanges, la collaboration, en automatisant les processus et tirer avantage de la mobilité.

OneSolutions est partenaire officiel de M-Files depuis 2017, et compte plus de cent projets M-Files à son actif. Avec un bureau à Grenoble, OneSolutions intervient également aux côtés de M-Files en France. Son approche consiste à répondre à un besoin immédiat pour ensuite élargir son périmètre dans le temps.

www.onesolutions.ch

Contacts

Mme Kristel Gjata, Team Lead Growth Marketing Europe, M-Files
kristel.gjata@m-files.com

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Mme Ghislaine Lory, B Communication
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