Haluamme tässä tutkia peruskysymystä: Mitä on metatieto? Ja miksi se on tärkeää?

Wikipedia määrittelee metatiedon "jäsennellyksi tiedoksi, joka kuvaa, selittää, paikallistaa tai muuten helpottaa tietoresurssin hakemista, käyttöä tai hallintaa". Ne, jotka ovat olleet tietotekniikan parissa enemmän kuin muutaman vuoden, tietävät, että metatiedon käsite ei ole uusi: se on termi, joka syntyi 1960-luvun lopulla. Sitä on käytetty kirjastoissa Dewey Decimal -järjestelmän käyttöönotosta lähtien aineistojen luokitteluun ja kategorisointiin otsikon, kirjoittajan ja aiheen perusteella, jotta ne voidaan helpommin löytää hyllystä monien tuhansien muiden aineistojen joukosta.

Metatiedon hallinnan teho

Kirjastot ovat varhainen esimerkki metatiedon soveltamisesta fyysisessä muodossa, mutta yhä digitaalisemmassa maailmassamme metatiedon hallinnan ensisijainen tarkoitus on edelleen sama: nopeampi navigointi tietovarastoissa tiedon tehokkaan löytämisen, hallinnan ja seurannan mahdollistamiseksi. Tämä on itse asiassa edelleen se, mikä tekee metatiedon hallinnasta niin kriittisen tärkeän nykyään laajimmin käytetyissä sovelluksissa, niin pienissä ja keskisuurissa yrityksissä kuin yrityksissäkin.

Parannettu tiedon organisointi ja haku

Tärkeää on myös se arvo, jonka metatieto tarjoaa luotaessa assosiaatioita ja suhteita kohteiden ja käyttäjien välille yhdessä tai useammassa arkistossa tai niihin liittyvissä sovelluksissa, kuten toiminnanohjausjärjestelmässä tai CRM -järjestelmässä, sekä metatiedon hyödyt, jotka liittyvät johdonmukaisuuden varmistamiseen tavassa, jolla tietoa käytetään, tallennetaan ja jaetaan. Metatiedot selventävät myös tietojen alkuperää ja tietohistoriaa ja varmistavat, että työnkulkuja ja liiketoimintaprosesseja noudatetaan ja hallinnoidaan asianmukaisesti.

Suhteiden ja johdonmukaisuuden rakentaminen eri järjestelmissä

Toisin sanoen metatiedot järjestävät ja seuraavat tärkeän liiketoimintatiedon koko digitaalista elinkaarta, mukaan lukien siihen vaikuttavat prosessit, menettelyt ja käyttäjät, ja tarjoavat tarkan kirjausketjun, joka voi osoittautua korvaamattomaksi - tai pakolliseksi erittäin säännellyillä toimialoilla - liiketoiminnallesi missä tahansa vaiheessa. Tämän kirjausketjun suojaaminen ja järjestäminen on jälleen yksi syy siihen, miksi metatietojen tulisi olla ECM-strategian kulmakivi.

Tietojen vaatimustenmukaisuuden ja tarkastettavuuden varmistaminen

Metatiedon arvo piilee sen kyvyssä luokitella ja organisoida tietoa tehokkaammin sekä antaa syvempää tietoa liiketoiminnassa tapahtuvista toimista, mikä lisää älykkyyttä ja laadukkaampaa tietoa big data -aloitteiden, automaation, vaatimustenmukaisuuden, tietojen jakamisen, yhteistyön ja muiden alojen käyttöön. Monissa ECM-sovelluksissa metatietoa käytetään kuitenkin vain ylimääräisenä tietokerroksena ja tiedon järjestäminen perustuu perinteisiin kansiorakenteisiin. Tämän vuoksi käyttäjät pitävät metatietojen hallintaa ylimääräisenä työnä, mikä johtaa usein metatietojen huonoon laatuun. Toisaalta tehokkaat metatietoon perustuvat ECM-järjestelmät pyytävät käyttäjiä vain kuvaamaan asiakirjan tai tieto-objektin tunnisteilla ja ominaisuuksilla sitä tallennettaessa. Näin käyttäjät voivat hakea tietoja heille loogisimmalla tavalla (esim. projektin nimi, päivämäärä, sopimustyyppi, asiakas jne.).

Oletko valmis hyödyntämään metadatan voimaa organisoidumman ja tehokkaamman liiketoiminnan aikaansaamiseksi? Varaa ilmainen esittely tai aloita ilmainen kokeilujakso jo tänään, jotta voit kokea metatiedon mullistavan voiman ECM-järjestelmiemme avulla.