Muistatko, kun kiireellisen pyynnön työstäminen tarkoitti sitä, että sinun täytyi palata toimistoon hakemaan paperisia asiakirjoja, etsimään sähköpostistasi liitetiedostoja tai etsimään vanhaa tiedostoa tietokoneen tiedostonhallinnasta? Teetkö yhä näin? Se voi olla tunnusmerkki heikosta tiedonhallintastrategiasta. Ricohin sponsoroiman tutkimuksen mukaan nämä kömpelöt ja tehottomat tavat etsiä tietoa saattavat kuvata työnkulkuasi, jos työskentelet yhdessä niistä 83 prosentista yrityksistä, jotka edelleen hallitsevat tietoa huonosti.

Tutkimuksessa todettiin myös, että 17 prosentin vähemmistö yrityksistä, jotka kehittävät hyvin tietostrategian, saavat enemmän voittoa parantuneiden työnkulkujen ansiosta, mikä johtaa parempiin ja nopeampiin päätöksiin ja toimiin. Jos pidätte tiedonhallintaa edelleen vähäpätöisenä toimintana, on aika harkita tietojen käsittelyä arvokkaana omaisuutena, jota sen pitäisi olla.

Tehokkaat tiedonhallintastrategiat tarjoavat kilpailuetua

Organisaatiosi menestys riippuu luultavasti tiedoista, joita sinun on säilytettävä, suojattava ja tietysti saatava käyttöön, kun tarvitset niitä. Tänä informaatioaikakautena tapa, jolla tiedot liikkuvat työntekijöiden, asiakkaiden ja sovellusten välillä, tekee lähes jokaisesta yrityksestä digitaalisen yrityksen. Tietenkin tietyntyyppiset yritykset saattavat kokea tiedonhallinnan jopa kriittisemmäksi kuin toiset. Esimerkiksi tiukasti säännellyllä alalla, kuten rahoitus- tai terveydenhuoltoalalla, saattaa olla tarpeen hallita ja suojata tiettyjä asiakirjoja vaatimustenmukaisuuden säilyttämiseksi ja sakkojen välttämiseksi. Kaikkien yritysten on kuitenkin investoitava tiedonhallintaan saavuttaakseen yleiset liiketoimintatavoitteensa, joihin kuuluvat asiakkaiden miellyttäminen, tehokas toiminta ja oman arvon kasvattaminen.

Tehokas tiedonhallinta ei enää tarkoita vain tietotekniikkalaitteistoja ja -ohjelmistoja tietojen ja asiakirjojen käsittelyä ja suojaamista varten. Nykyään monet suuret yritykset ovat luoneet uuden tietojohtajan (Chief Data Officer, CDO) viran, jonka tehtävänä on valvoa tietostrategiaa ja -hallintaa. Toisin kuin CTO eli teknologiajohtaja, CDO keskittyy maksimoimaan yritystiedon arvon eikä vain ohjelmistojen ja laitteistojen arvoa.

CMSWiren mukaan yritykset menettävät vuosittain lähes 10 miljoonaa dollaria pelkästään siksi, että tulokset ovat huonoja yhden tiedonhallinnan osa-alueen, tiedon analysoinnin, osalta. Osa CDO:n tehtävää on näiden tappioiden vähentäminen. Yhtä tärkeää on, että tämä tietojohtaja pyrkii vähentämään kustannuksia ja parantamaan tiedon arvoa auttamalla tekemään parempia päätöksiä tietojen tallentamisesta, suojaamisesta, keräämisestä, analysoinnista, jakamisesta ja laadunvalvonnasta.

Miksi yrityksesi tarvitsee tiedonhallintastrategian?

Suuren datan aikakaudella tuotamme päivittäin 250 teratavua digitaalista tietoa. CMSWire raportoi myös, että 80 prosenttia yrityksistä havaitsee hyötyjä, kun ne alkavat hallita omaa osuuttaan tästä valtavasta tietomäärästä paremmin. Kaikki organisaatiot eivät välttämättä tarvitse johtajaa, joka vastaa vain tietostrategiasta; menestyäkseen digitaalisessa liiketoiminnassa ne tarvitsevat kuitenkin strategian, jolla minimoidaan häviöt ja maksimoidaan kriittisen datan arvo. Ne tarvitsevat myös johtajuutta ja välineitä, joilla varmistetaan, että yritys noudattaa strategiaa hyötyjen maksimoimiseksi.

Harva voi kiistää, että tiedosta on tullut arvokas voimavara, ja jos tätä voimavaraa ei osata arvostaa ja hallita, yritykset joutuvat kärsimään tappioita, jotka johtuvat puutteellisesta tietoturvasta, jakamiseen ja yhteistyöhön liittyvistä ongelmista, huonosta tiedon laadusta ja tietenkin ajanhukasta. Yhtä tärkeää on, että monet yritykset huomaavat myös, että tiedonhallintastrategian luominen paljastaa muita mahdollisuuksia tulojen parantamiseen.

Jotkin yritykset saattavat esimerkiksi vaatia parempaa integrointia markkinointi- ja myyntijärjestelmien kanssa asiakaspalvelun ja tulojen parantamiseksi. Yhä useammat yritykset jopa oppivat tietojensa markkina-arvon ja alkavat tarjota uusia palveluita tietojensa perusteella - kaikki tämä lisätulojen luomiseksi. Yrityksen omat tiedot ovat paras lähde liiketoimintatiedolle, joka auttaa johtoa havaitsemaan trendejä ja paikantamaan ongelmia. Vain yritykset, jotka hallitsevat tietoja hyvin, voivat maksimoida nämä edut tai edes tietää, mitä mahdollisuuksia kannattaa tutkia.

Koko organisaation kattavan tiedonhallintastrategian toteuttaminen

Parhaat tiedonhallintastrategiat eivät pelkästään vapauta yrityksiä paperista tai huonosti järjestetyistä tietokonetiedostoista. Hyvässä strategiassa ei pitäisi myöskään keskittyä vain yksittäisiin henkilöihin tai jopa osastoihin vaan koko organisaatioon. Älykäs tiedonhallintatekniikka pitää asiakirjat - ja niitä koskevat tiedot - kaikkien sidosryhmien saatavilla.

Nämä työkalut auttavat parantamaan tiedonhallintaa, koska työntekijät voivat käyttää järjestelmää oppiakseen, mitä heillä on, ja löytääkseen tarvitsemansa. Lisäksi niiden avulla voit asettaa ja valvoa sellaisia hallinnointisääntöjä kuin se, miten tietoja lisätään järjestelmään, kuka voi tarkastella asiakirjoja ja kuka voi jakaa niitä. Tällainen tiedonhallinta tuo lisäarvoa tälle kriittiselle omaisuudelle ja sitä kautta koko yrityksellesi. Yrityksesi voi hyötyä säästämällä aikaa, parantamalla läpinäkyvyyttä, pysymällä vaatimustenmukaisena ja vähentämällä kustannuksia. Koska nämä alustat kannustavat myös yhteistyöhön ja antavat tietohallinnoijille paremman kuvan siitä, mitä heillä on, ne voivat jopa avata uusia tulovirtoja ja parempaa liiketoimintatietoa.