Miten Microsoft ja M-Files mullistavat yhdessä sisällönhallinnan

Microsoft Ian Story ja M-Files Antti Nivala kertovat, miten heidän yhteistyönsä tähtää sisällönhallinnan parhaiden puolien tuomiseen käyttäjien ulottuville

Vuosien ajan Microsoft ja asiakirjahallinta-alustan tarjoajan M-Files johtajat tapasivat käytävien toisella puolella alan tapahtumissa, usein kilpailijoina. Nykyään tilanne on muuttunut. Yritykset ovat nyt kumppaneita, jotka tekevät yhteistyötä rakentaakseen integroituja ratkaisuja, joiden avulla yritykset voivat työskennellä tuottavammin ja turvallisemmin.

"Tapasimme toisiamme aina eri tapahtumissa ja kilpailimme keskenämme", muistelee Ian Story, Microsoft OneDriven ja SharePointin pääarkkitehti. "Olen innoissani siitä, että istumme nyt täällä kumppaneina."

M-Files perustajan ja toimitusjohtajan Antti Nivalan mielestä kumppanuus vastaa hänen alkuperäistä visiotaan M-Files perustettaessa.

"Alusta alkaen keskeisenä ajatuksenani oli tarjota paras mahdollinen kokemus loppukäyttäjille", hän selittää. "Useimmat asiakkaat, joiden kanssa työskentelemme, käyttävät Microsoft työkaluja digitaalisena työpaikkanaan. Siksi minulle on ollut tärkeää varmistaa, että M-Files integroituu Office-työkaluihin, Windows-käyttöjärjestelmään ja nykyään Microsoft 365 -pilvipalveluun."

Integraatio on saavuttanut uuden tason, sillä M-Files avulla käyttäjät voivat laatia ja muokata asiakirjoja samanaikaisesti Microsoft 365 -työpöytäsovelluksissa, kun M-Files organisoi tietoja, ohjaa liiketoimintaprosesseja ja automatisoi tietoturvaa ja vaatimustenmukaisuutta.

"Yhteiskirjoittaminen on erittäin tärkeää M-Files käyttäjille", Nivala sanoo. "M-Files palvelee asiakkaita parhaiten silloin, kun se ei ole vain arkistointijärjestelmä, vaan myös työjärjestelmä. Vaatimusten noudattamisesta tulee automaattista. Voit vain tehdä työtäsi, kun kaikki muu tapahtuu kulissien takana."

Tarina lisää: "Se tarjoaa 100 prosenttia Microsoft 365:n natiiveista yhteiskirjoittamisen ominaisuuksista - kommentit, maininnat, läsnäolotietoisuuden, työskentelyn Copilot kanssa - ei osittaisia toimintoja."

Näiden ominaisuuksien taustalla on Sharepoint Embedded, joka on vain API-rajapintaratkaisu, jonka avulla sovelluskehittäjät voivat hyödyntää Microsoft 365:n tiedostojen ja asiakirjojen tallennustoimintoja.

"Ratkaisu käyttää SharePointin keskeistä tallennustekniikkaa, vaatimustenmukaisuutta ja turvallisuusominaisuuksia, mutta ei käyttöliittymää", Story sanoo. "Käyttäjät ovat vuorovaikutuksessa vain M-Fileskäyttöliittymän kautta. Se on molempien maailmojen parhaat puolet."

Yhteiskirjoittaminen on alku Nivalan ja Storyn suunnittelemalle paljon syvemmälle menevälle yhteistyölle, ja yritysten jo tekemä kehitystyö avaa uusia innovaatioväyliä.

"Meillä on nyt tiivis integraatio M-Files ja Microsoft 365:n välillä, ja käytämme Microsoft 365:n tallennustilaa sisällön tallentamiseen", Nivala sanoo. "Se tuo mukanaan melko paljon mahdollisuuksia. M-Files sopii niin monet käyttötapaukset - yksinkertaisesta synkronoinnista ja jakamisesta aina huippuluokan asiakirjahallintaan. Kumppanuudessa on vain paljon järkeä."

Nivalalle uuden kumppanuuden todellinen arvo Microsoft asiakkaille tulee M-Files tarjoamasta kontekstisidonnaisesta tiedosta.

"Integroimme SAP ja Salesforcen kaltaisiin liiketoimintajärjestelmiin ja käytämme näitä liiketoimintaobjekteja asiakirjojen kontekstina", hän sanoo. "Kyse ei ole vain asiakirjojen hallinnasta. Asiakastiedoista laitos- ja laitetietoihin - kaiken voi yhdistää Microsoft 365:n metatietojen avulla. Se on aivan ainutlaatuista M-Files."

M-Files voivat nyt hyödyntää Sharepoint-ominaisuuksia M-Files kautta.

Tekoäly tuo Microsoft ja M-Files uuden mahdollisuuden tutkia.
" Copilot natiivin pääsyn mahdollistaminen sisältöön on jännittävä mahdollisuus", Nivala sanoo."" Kun M-Files oleva liiketoimintakonteksti ja asiakirjat paljastetaan Copilot Microsoft Graphin ohella, päästään todella oikeaan johtopäätökseen käyttäjän tarpeisiin."
Story voi myös ennakoida, että yritykset tekevät yhteistyötä kehittääkseen erikoistuneita tekoälyagentteja.

"Voin kuvitella, että vero- ja laskentatoimen, insinööritieteiden tai biotieteiden alalla on tulevaisuudessa edustajia", hän sanoo. " M-Files liiketoimintakohteiden konteksti ja Microsoft Teamsin ja Microsoft Graphin sähköpostin yhteistyötiedot ovat todella tehokas yhdistelmä."
Tietoturva ja vaatimustenmukaisuus ovat jatkossakin keskeisellä sijalla yhteistyössä.

"Hyvin käytännönläheinen esimerkki ovat herkkyysmerkinnät", Nivala sanoo. "Nyt integraation ansiosta voimme luoda herkkyysmerkintöjä automaattisesti metatietojen avulla. Jos asiakirja liittyy luottamukselliseen projektiin, metatiedot voivat käynnistää salauksen ja estää liiallisen jakamisen."

Tarinassa korostetaan, että asiakkaat hyötyvät sääntöjen noudattamisesta, kun he työskentelevät Microsoft 365:ssä M-Files kautta.

"On yksinkertaista tietää, että kaikki sisältö on yhdessä paikassa", hän sanoo. "Osa on Microsoft 365:ssä ja osa jossain muualla. Se on suojattu Microsoft Purview -ohjelmalla, jolla on FedRAMP-, SOC 2- ja HIPAA. Jos asiakkaat kysyvät, voivatko he käyttää Microsoft Defenderiä tai Advanced Threat Protectionia, vastaus on kyllä - se on aivan kuten mikä tahansa muu sisältö Microsoft 365:ssä. Se on rakennettu natiivisti Wordiin, Exceliin ja jopa Acrobatiaan. Ei lisäosia, ei ylimääräisiä työkaluja - se vain toimii."

Sekä Nivala että Story pitävät nykyisiä integraatioita vasta alkuna.

" Microsoft 365:n ja M-Files yhdistelmässä ei ole kyse vain tämänhetkisten ongelmien ratkaisemisesta, vaan myös perustan luomisesta sille, miten ihmiset tekevät yhteistyötä tulevaisuudessa", Story sanoo. "Tekoälyn, vaatimustenmukaisuuden ja saumattoman yhteiskirjoittamisen avulla autamme asiakkaita siirtymään kohti työpaikkaa, jossa sisältö on aina saatavilla, aina suojattu ja aina kontekstissa."

Nivala on samaa mieltä: Nivala: "Tämä on paljon suuremman matkan alku. Mitä enemmän älykkyyttä ja automaatiota tuomme päivittäiseen työnkulkuun, sitä lähemmäs pääsemme tekemään tiedonhallinnasta vaivatonta". Se on visio - ja olemme vasta alussa."