By: Ville Somppi, varatoimitusjohtaja, Professional Services Solutions, M-Files

M-Files tekemän uuden maailmanlaajuisen IT-tutkimuksen* mukaan lähes 70 prosenttia nykyisistä asiantuntijapalveluorganisaatioista käyttää asiakirjojen/sisällönhallintajärjestelmiä. Asiakirjahallintajärjestelmien avulla asiakirjoja on helppo löytää, hallita ja käyttää, mikä lisää tuottavuutta ja vähentää turhautumista.

Usein asiantuntijapalveluyritykset ovat kuitenkin liian tyytyväisiä oletusarvoiseen, valmiiksi ladattuun Microsoft -ratkaisuun, SharePointiin, ja unohtavat kysyä kysymyksen: Onko SharePoint todella oikea ratkaisu tarpeisiimme?

Tiedonhallinnan haasteet SharePointin avulla

Useimmat organisaatiot luottavat Microsoft 365 -pakettiin yksinkertaisesti siksi, että kun ostat perusohjelmat Microsoft Word-, Excel- ja PowerPoint-sovellukset, muut sovellukset on niputettu samaan tilaukseen. Ja Microsoft ratkaisut ovat suurimmaksi osaksi loistavia - työkaluja on helppo käyttää heti, eivätkä ne vaadi juurikaan käyttöönottoa tai koulutusta.

Kun nämä tuottavuustyökalut kuitenkin kehittyvät jatkuvasti ja niiden käyttö helpottuu entisestään, haaste tuloksena syntyvän tuotoksen tehokkaaseen hallintaan vain korostuu. Asiakirjojen rönsyilemisen, tiedon siiloutumisen ja vaatimustenmukaisuuden puutteiden riskit kasvavat, kun kuka tahansa organisaation jäsen voi luoda, monistaa ja jakaa sisältöä nopeasti.

Rajoitetut vaatimustenmukaisuusvalmiudet

Kun tähän lisätään suuri asiantuntijapalveluyritys, jolla on vielä vaativammat tarpeet, alkavat todelliset ongelmat. Esimerkiksi asiantuntijapalveluyritykset toimivat usein säännellyillä toimialoilla, joilla on tiukat tietojen luottamuksellisuutta ja säilyttämistä koskevat säännöt. Vaikka Microsoft voi tarjota premium-tilauksissaan ominaisuuksia, jotka tukevat joitakin näistä vaatimuksista, vain harvat yritykset osaavat ottaa nämä ominaisuudet käyttöön. Ja jos joku investoi esimerkiksi arkistonhallintaan, hän haluaa siihen tarkoitetun työkalun.

Asiakirjojen hallintajärjestelmän (DMS) edut

Toinen suuri haaste, joka liittyy Microsoft -sovellusten käyttöön tiedonhallinnassa, liittyy siihen, että Microsoft ei keskity tietojen järjestämiseen. Tieto Microsoft 365:ssä leviää hyvin helposti henkilökohtaisille OneDrive-tileille, Teamsiin ja kansioihin. Kun laaditaan uusia asiakirjoja ja tallennetaan ne Microsoft 365:een, ei ole helppo tietää, mihin kukin tieto kuuluu. Ja koska yleensä ei ole pakko määrätä, minne tiedot tallennetaan, tiedot katoavat usein, mikä johtaa päällekkäisyyksiin ja versionhallinnan painajaiseen. Kun tähän yhdistetään vanhat verkkolevyt ja muut yrityssovellukset, kuten CRM, jää jäljelle täysi tiedon kaaos.

Parannettu organisointi ja hakutoiminnallisuus

Tarinan opetus? Vaikka SharePoint on ilmainen, kun ostat Microsoft 365:n, se ei tarkoita, että se on paras ratkaisu asiakirjojen hallintaan. SharePoint ei todennäköisesti pysty mukautumaan muuttuviin liiketoimintatarpeisiisi ilman suuria investointeja kehittäjille, jotka muuttavat tai lisäävät niitä - tämä on kestämätön ratkaisu, joka johtaa tyytymättömyyteen.

Itse asiassa M-Files 2022 Global IT Survey -tutkimuksen tulokset osoittivat, että vain 35,6 prosenttia asiantuntijapalveluiden työntekijöistä oli erittäin tyytyväisiä asiakirjojen/sisällönhallintaratkaisuunsa.

Parannetut vaatimustenmukaisuus- ja turvallisuusominaisuudet

Tiedonhallintaan erikoistuneet ratkaisut, kuten M-Files, on suunniteltu erityisesti parantamaan tietotyöntekijöiden valtuuksia, lisäämään johdonmukaisuutta, vähentämään virheitä ja parantamaan henkilöstön kokemusta.

M-Files mahdollistaa tietojen saumattoman kategorisoinnin ja helpon merkitsemisen löytämistä varten, samalla kun varmistetaan liiketoimintasääntöjen ja tietoturvakäytäntöjen noudattaminen. Se hyödyntää metatietoja, jotta asiakirjojen organisointi, haku ja jakaminen tehostuu, ja oppii automaattisesti ja auttaa merkitsemään asiakirjoja, jolloin työntekijät voivat keskittyä varsinaiseen työhön.

Saumaton integraatio Microsoft 365:n kanssa

Ja mikä parasta: M-Files integroituu saumattomasti Microsoft 365 -pakettiin ja tarjoaa tehokkaamman tavan tallentaa tietoja eri arkistoissa. Asiakkaamme turvaavat tietoprosessinsa ja varmistavat vaatimustenmukaisuuden uhraamatta Microsoft 365 -investoinnin tuottavuushyötyjä.

M-Files: Täydellinen kumppanisi tietohallinnossa

Kolmekymmentäkolme prosenttia M-Files 2022 Global IT Survey -tutkimuksessa haastatelluista asiantuntijapalveluyrityksistä ilmoitti, että heidän organisaationsa tukeutuu järjestelmien välisiin integraatioihin. Tämä vahvistaa uudelleen sellaisten asiakirjahallinta-alustojen tarpeen, jotka on helppo integroida nykypäivän johtaviin digitaalisen työpaikan alustoihin, jolloin työntekijät voivat tehdä päivittäistä työtä haluamillaan sovelluksilla.

Tehokkuuden ja vaatimustenmukaisuuden vapauttaminen M-Files

Asiantuntijapalveluyritykset, jotka hyödyntävät M-Files sivustoa Microsoft 365 -paketin lisäksi:

• Ratkaisu siiloutuneiden tietojen ja versionhallinnan haasteeseen
• Automatisoida prosesseja, jotka kattavat koko asiakirjan elinkaaren - ottaen huomioon kehittyvät sidosryhmät - ilman sisällön päällekkäisyyksiä.
• ylläpitää tiedonhallintarakennetta, joka palvelee koko organisaatiota ja joka voi kehittyä muuttuvien vaatimusten mukaan.
• Varmistetaan indeksointia, koulutusta, säilyttämistä ja muita asiakirjojen hallintaa koskevien vaatimusten noudattaminen.
• Tietojen suojaaminen dynaamisilla asiakirjatason käyttöoikeuksilla, jotka mahdollistavat tilapäisen käytön tarkastettavissa ilman sisällön kopiointia.
• Vältä päällekkäisyyksiä ja "varjo-sisällönhallintaa" yhteistyövälineiden avulla.
• Integrointi Microsoft -ekosysteemin ulkopuolisten liiketoimintasovellusten kanssa asiakirjojen yhdistämiseksi ja rikastamiseksi tietokantaan (esim. as-built-dokumentaatio asiaankuuluvilla ERP-tunnisteilla).

Oletko valmis tehostamaan asiakirjahallintaa ja varmistamaan vaatimustenmukaisuuden? Varaa ilmainen esittely tai aloita ilmainen kokeilujakso jo tänään!

*Vuoden 2022 M-Files Global IT Survey -kyselyyn vastattiin Pohjois-Amerikassa, Länsi-Euroopassa ja Aasian ja Tyynenmeren alueella muun muassa tieteellis-teknisestä konsultoinnista, rahoituspalveluista, sijoituspalveluista ja varallisuudenhoidosta, liikkeenjohdon konsultoinnista ja kirjanpidosta.